Eğitim Pazarlaması Müdürü
Sperry Computer Systems
P.O. Box 500
Blue Bell, PA 19424
Bölüm 1
"Ana planlamacılara, uygun süre (ve ücret) ile birlikte sistem edinimi gibi tek bir görev verilseydi, muhtemelen birkaç edinimin kusurları ortaya çıkarmasından sonra kendi gözden kaçırmalarını keşfederlerdi."
Mimarlar Yeni ve Pahalı Binaları Dikkatle Planlar
Yeni bir ofis binası için planlara ihtiyaç duyulduğunda ve inşaat başlamak üzereyken, herkes gözden kaçırmaları yakalamak ve bina gerçek tuğla ve harca dönüşmeden önce bunları düzeltmek için birlikte çalışır. Sarkık köşeleri, bayat havayı ve taşıyıcı kirişlere ilişkin eksik hesapları önlemek için mimarlar ve mühendisler görevlendirilir. Binaları inşa ederken “mazeret yok” yaklaşımı egemendir; çünkü bir kez dikildiklerinde, bu binalarla uzun süre yaşamak zorundayız.
Bilgisayar edinimleri çoğu zaman binalar kadar maliyetlidir, ancak daha az dikkatle planlanır. Çoğu durumda, bilgisayarları yarı zamanlı, hazırlıksız gönüllülerle edinmeye çalışırız. İlk bilgi sistemimizle ya da bilgisayar edinimimizle uğraşmadan önce hiçbirimiz profesyonel eğitim almayız. Sorumluluk ürkütücü olabilir.
Bilgisayar Sistemlerinin Mimarları Kimlerdir?
Kurumsal bilgisayar ve bilgi sistemlerimiz için mimarın karşılığı kimdir? Bilgisayar edinim sürecinde sarkık köşeleri, kısa kullanım ömürlerini ve maliyetli düzeltmeleri önlemekten yasal olarak sorumlu tek bir kişi var mıdır? Kurum, edinim zamanındaki yanlış yargılar sonucunda iflas ederse, kim suçlanacaktır?
Veri işleme direktörü ya da bilgi hizmetleri başkan yardımcısı, bu rolü çoğu zaman yarı zamanlı, ek bir sorumluluk olarak üstlenir. Fonlama penceresi açıkken görev bu kişilerin üzerine aniden bırakılır. Çalışmanın düşünülerek yapılması ve birçok kişinin plana katkıda bulunması gerekir; ancak fonlama penceresinin kapanmaması için, paranın 30 Haziran’a kadar harcanabilmesi ya da taahhüt edilebilmesi amacıyla çoğu zaman hızlı bir edinim ayarlanır. Diğer ayrıntıların, umulur ki, daha sonra çözülebileceği düşünülür.
Edinim Sürecinde Kaçınılması Gereken Gözden Kaçırmaların Kontrol Listesi
Tam zamanlı bilgi mimarlarının, en düşük uzun vadeli maliyetle kurumsal bilgisayar hizmetine yönelik toplam ihtiyaca en iyi çözümü bulmak gibi bir yönergesi olmadığı durumlarda, bu makale yarı zamanlı edinim yöneticilerinin peşini bırakmayabilecek bazı gözden kaçırmaları ana hatlarıyla sunmaktadır.
Ana planlamacılara, uygun süre (ve ücret) ile birlikte sistem edinimi gibi tek bir görev verilseydi, muhtemelen birkaç edinimin kusurları ortaya çıkarmasından sonra kendi gözden kaçırmalarını keşfederlerdi. İşte bu nedenle, deneyimli teklif yazarlarının yara izleri — ya da bilgeliği — olarak taşıyabileceği bir gözden kaçırma kontrol listesi burada sunulmaktadır. Edinim sürecinde hangi musallat meseleleri işaretleyip titizlikle incelemeliyiz?
Sorun 1: Tedarikçiler Sizi Gerçek Bir Aday Olarak Görecek mi?
Bir kurumun alıcı olarak nitelendirilebilmesi için, birkaç temel düzeyde işlerini yoluna koymuş olması gerekir. Vitrin gezmek başka bir şeydir; elbise denemek başka. Tedarikçileri ürünlerini göstermeleri için çağırmadan önce, bir kurum artan bilgisayar hizmeti ihtiyacını tartışmalı ve yeni harcamalar yapılması konusunda uzlaşmaya varmalıdır.
Kurum, bir bilgisayar ediniminin olası tesis değişikliklerini, gözden geçirilmiş elektrik gücü gereksinimlerini, klima değişikliklerini, artan aylık ödemeleri ve artan personel ihtiyacını beraberinde getirdiğinin farkında mı? Bu konular kurum içinde ele alındı mı? Tedarikçiler potansiyel alıcılara yaklaşırken, altıncı hisleri hazır olma belirtilerini arar. Kontrol listeleri şöyle görünebilir:
- Bir veri işleme direktörü var mı? Tek bir kişi sorumlu mu?
- Kurum veri işleme olanaklarıyla gurur duyuyor mu?
- Saha yeterince mi yoksa isteksizce mi iyileştirildi?
- Üst yöneticilere iletişim kanalları açık mı?
- Yönetimin veri işleme hizmetlerini genişletmeye hazır olduğuna dair yönetim kurulu raporlarında kanıt var mı?
- Bilgisayar hizmetleri için bir ana plan var mı?
- Kurum için bilgisayar olanaklarını yeterince ele alan bir ana plan var mı?
- Yeni bir bilgisayar için alan var mı?
- Daha önce "muhtemel satın alma" konusunda yanlış alarmlar çaldı mı?
- Bilgisayar merkezinin mali işleri profesyonelce yönetiliyor mu?
- Merkez uygun şekilde kadrolandırılmış mı?
- Bilgisayarın son kullanıcıları değişime hazır mı?
- Finansman süreci güvenilir ve kurum içinde denetimli mi?
İç tartışmalar daha fazla terminal, iletişim hatları, elektrik gücünün yeniden yönlendirilmesi, modemler, çoklayıcılar ve personel ihtiyacının maliyetini ortaya koyamamışsa, kurumsal bağlılık sağlam değildir. Bu ihtiyaçlar açığa çıkarılmış ve maliyetleri tahmin edilmişse, tedarikçiler gerçekten piyasada olduğunuzu düşünecektir. Alıcı olarak güvenilirlik yönetilebilir bir konudur. Satın alma süreci üzerindeki etkisini göz ardı etmeyin.
Sorun 2: Eski Prosedürler İçin Yeni Bilgisayarlar
Bazen "en iyi yeni sistem" ölçütlerimiz, eski sorunları çözmenin eski yollarını yaygınlaştırır. Örneğin, mevcut yazılım sistemlerinin geliştirilmesine rehberlik ettiyseniz, "en iyi"nin eski programları daha yeni donanımda daha hızlı çalıştırabilen yeni bir bilgisayar anlamına geldiği varsayımını aşamayabilirsiniz.
Bu önyargı, eski bilgisayarlar gibi davranan yeni bilgisayarları kayırır. RPG kullanan atölyeler COBOL’u asla düşünmek istemeyebilir. Standart dosyalar kullanan atölyeler gerçek veritabanı seçeneklerine bakmaya istekli olmayabilir. Veritabanlarında yetkin atölyeler ilişkisel yapılara bakmayı reddedebilir, vb. Etrafımıza biraz bakmak için bir fırsat yakaladığımızda bile bakmayı reddedebiliriz. Mevcut sistemlerimizin hapishanesi temiz havayı dışarıda tutar.
Hızlı yeni donanım, çoğu durumda on yıllık programları çalıştırabilecektir (ve bu, bir dönüşümden kaçınıyorsanız iyidir), ancak eski programlara olan sevgimiz cesur yeni çözümlere dürüstçe bakmamızı engelleyebilir. Bu bir açıklık meselesidir.
Muhasebe sistemlerinin, envanter sistemlerinin, personel sistemlerinin vb. geliştirilmesine Direktör James Jones rehberlik ettiyse, mevcut çözümlerden kökten farklı çözümleri memnuniyetle karşılayan bir ihale yazabilecek mi? Daha büyük kurumlar daha yeni çözümleri memnuniyetle karşılayabilir. Bir ana plan, mevcut sistemlerin yetersiz olduğu onlarca alanı ortaya koyabilir; ancak günlük, istikrarlı operasyon ve hizmetlerin savunucusu olan kişi, satın alma yöneticisi olarak, bu zayıflıkları açığa çıkaramayabilir. Çağdaş çözümler hoş karşılanmayabilir. Tab ekipmanları hâlâ bol miktarda bulunmaktadır.
Sonuç olarak, kurumlar daha geniş perspektifte en iyi olmayan sistemleri edinebilir. Bu koşullar altında, gerçekten iyileştirilmiş, ileri çözümler bu kurumlara işbirlikçi planlama yoluyla değil, daha çok (eninde sonunda) baskı ve ciddi şikâyetler yoluyla gelecektir.
Mimarlar, en son teknolojiyi entegre etmeye çalışırken yeni yapıların diğer antika binalardan farklı görünmesini sağlamaya çalışır. Tüm diğer eski binalara benzeyen büyük binaların sürdürülmesinde çıkarı olsaydı, muhtemelen işe alınmazlardı.
Sorun 3: Saniye Başına Milyon Talimat (MIPS) Kötü Yönetimi
Yeni otomobillerde bir cam etiketi fiyatı ve tahmini mil/galon değerini gösterir, ancak bilgisayar alıcılarının hiçbir performans cam etiketi yoktur.
Saniye başına milyon talimat, bilgisayarlar bir seferde tek iş çalıştırdığında ya da toplu işler küçük bellek bölümlerine düzgünce ayrıldığında bilgisayar gücünün meşru bir ölçüsü olabilirdi, ancak bugün değil.
Ne yazık ki birçok ihale yazarı hâlâ KOPS (saniye başına bin işlem) ve MIPS derecelerinin bilimsel bir temeli olduğunu varsaymakta ve bu nedenle ihalelerde şunu belirtmektedir: "3,2 MIPS altındaki makineler uygun sayılmayacaktır."
Nesnel bir bilgisayar çıktı göstergesi isteyebiliriz, ancak MIPS ve KOPS derecelerinin bilimde ya da atölye üretiminde bir temeli yoktur. ACM’i arayıp resmi MIPS derecelerini sormak sonuçsuz kalacaktır. Computerworld karşılaştırma çizelgelerinde "güç derecelendirmesi" sayıları yayımlar; ancak onları aradığımda, sayıların tahmin olduğunu, bilimsel olarak elde edilmediğini ve satın alma ölçümü ya da yeterlilik için kullanılmaması gerektiğini vurguladılar.
MIPS derecelerinin neden çıktı bilgisi sağlayamadığına dair bazı nedenler şunlardır:
A. MIPS işlemci hızlarını ölçer; oysa atölye çıktısı kanal bant genişliği, işletim sistemi verimliliği, iletişim ön uç işlemcileri, dosya organizasyonu, öncelik mantığı ve bellek yönetimi şemalarının bir fonksiyonudur.
B. MIPS ölçüm sürecinde standartları uygulayan bir denetim komitesi yoktur. MIPS hesaplamalarının temeli olan IBM iş karması numara beşteki çeşitli talimatların sayısını gerçekten bilen kimseyi bulamadım.
C. Bayt mimarisi ve kelime mimarisi makineleri, çeşitli talimatlarda kökten farklı hız dereceleri üretir.
D. Kıyaslama karşılaştırmaları sıklıkla benzer MIPS derecelerine sahip makineleri karşı karşıya getirir. Bunu yaptıklarında, çıktı bazen %200 oranında değişir.
E. Döngü çalan ya da talimat önden bakma seçenekleri kullanan makineler, donanıma göre optimize edilmiş gözden geçirilmiş program kodu gerektirir.
MIPS mitlerimizin diğer yönleri, "Tracking the Elusive KOPS" (Datamation, Kasım 1980, s. 99) başlıklı makalede tartışılmaktadır. Merak edenler için KOPS listeleri orada yer almaktadır.
Hangi alternatif vardır? Benzer türde işlerin rekabetçi donanım üzerinde yürütüldüğü referans hesapları isteyin. Bu seçenek daha sonra Sorun 7’de ele alınmaktadır.
Sorun 4: Yarının Büyüme Maliyeti
Yeni bilgisayar, basit yükseltmeler yoluyla çıktıda on, otuz ya da elli kat artış sağlayabilir mi? Şaşırtıcı biçimde, yalnızca birkaç üretici, yazılımda büyük bir dönüşüm olmadan on kattan büyük genişlemeleri destekler. Dönüşümler donanımdan çok daha pahalıdır; yine de yüzlerce ihale büyüme özelliklerini sormaz. Yalnızca bir satıcı elli katlık bir büyümeyi destekler.
Birkaç ay içinde, güç tükendiğinde bir duvara toslamak, yüksek sesli ve haklı eleştirilerle karşılanacaktır. Mevcut satıcı, yeni bir işletim sistemini karşılamak için başka bir modele yükseltme ve ayrıca bir yazılım dönüşümü gerektiriyorsa, bu tek gözden kaçırma milyonlarca dolarlık maliyetlere yol açabilir. İhale yazarları büyüme seçenekleri hakkında özel bilgi istemelidir. Bir başlangıç dönüşümü gerektiren, ardından arada dönüşüm vaadi olmaksızın otuz, kırk ya da elli büyüme faktörleri sunan bir sistem, yıllar boyunca düşük maliyetli hizmet sağlayacaktır; ancak en düşük donanım teklifi olarak gelmeyebilir. Bu önemli konu için pay bırakın. Öğrenmek için sorular sorun: Hangi yükseltme noktasında bir yazılım dönüşümü gerekecek?
Sorun 5: Yazılım Geliştirme Maliyetleri
İhale yazarları bazen yazılımın her bilgisayarda aynı maliyetle geliştirilebileceğini varsayar. Her bilgisayarda derleyiciler, düzenleyiciler ve etkileşimli hata ayıklama yardımcıları bulunduğundan, sağduyu bize belirli bir programın neredeyse her bilgisayarda standart bir maliyetle geliştirilebileceğini söyler.
Öyle değil. Anketler, bazı kullanıcıların satıcı değiştirdiklerinde yazılım geliştirme maliyetlerinde yarıya varan düşüşler yaşadığını göstermektedir. Bu tasarruflar, iyileştirilmiş programlama araçlarından, artık daha az deneyimli programcıların işi yapabilmesinden ya da son kullanıcıların uygulama görevlerinin bir kısmını üstlenmesinden kaynaklanabilir.
Her ihalede yazılım geliştirme maliyetlerinin analizi uygundur. Yerel programcılar, edinim için değerlendirilen her bilgisayarda birkaç program geliştirmekle görevlendirilebilir; böylece yazılım geliştirme maliyetleri karşılaştırılabilir.
Faktörlerin Puanlanması ve Ağırlıklandırılması
İhale yazarları sıklıkla değer verdikleri arzu edilen bilgisayar özelliklerini listeler ve ardından her birine beş, on ya da on beş puan atarlar. Puanlar, genel değerlendirmedeki göreli değeri gösterir. Teklifler geldiğinde, değerlendiriciler her satıcının uyumunu yargılayabilir ve bir hesap makinesiyle puanları toplayarak kimin en yüksek skoru aldığını görebilir.
Bu süreçte gözden kaçırmalar ve safsatalar yaygındır. Öğretmenlerin sınıf testlerinde notları sıkça eğriye oturtmaları gibi, tarafsız bir puanlama sistemi kılığındaki puan sistemi de istenen herhangi bir kazananı kayıracak şekilde çarpıtılabilir. Hatta ihale zamanında, "Endişelenmeyin, eğer X satıcısı yeterince puan alamazsa, puanları yeniden atar ya da ağırlıkları değiştiririz; böylece 'doğru' satıcı en üste çıkar" şeklindeki şakacı güvencelerden doğan yaygın bir mizah vardır.
Bir başka incelik sınıf benzetmesinde görülebilir. Öğretmenler öğrencilerin bir sonraki sınavda daha iyi performans göstermesini istediklerinde (son üç sınavda notlar çok düşükse), öğrencilerin doğru yapma olasılığının daha yüksek olduğu kolay sorular sorarlar. Kişisel isteğe uyacak şekilde eğriyi ayarlamanın bu yöntemi genellikle sorgulanmaz.
Benzer şekilde, bilgisayar değerlendirmelerinde faktörlerin ağırlıklandırılması bazen birilerinin istediği satıcıyı kayıracak şekilde belirlenir. O biri, Honeywell isteyen bir yönetim kurulu üyesi, Sperry isteyen bir başkan yardımcısı, IBM isteyen bir veri işleme direktörü, DEC isteyen bir bölüm başkanı vb. olabilir. Satıcı önceden seçilmişse, zaman ve maliyetten kaçınmak için tüm ihale süreci atlanmalıdır.
Bir başka sorun: puan sistemine uygun düşmeyen ve başarı ya da başarısızlığı belirleyebilen faktörler vardır. "Kullanım kolaylığı" ölçmesi zor bir konudur. "Geleceğe yönelik bağlılığı" nasıl puanlarsınız?
Puan sistemi içermeyen ihaleler yayımlamak mümkündür ve ihale yazarları, özelliklerin ağırlıklandırılmasının yalnızca bir maket, tarafsızlık görüntüsü olup olmadığını görmek için güdülerini incelemelidir. Öyleyse, puan sistemini bırakın ve belki de ihaleyi bırakmayı düşünün. Çok zaman ve emek tasarrufu sağlarsınız.
(bir sonraki sayıda devam edecek)