Küçük İmalat Şirketleri için Bilgisayar Sistemlerinin Tasarımı ve Uygulanması (1980)

Dr. David J. Rhodes
Elektrik ve Elektronik Mühendisliği Bölümü
Nottingham Üniversitesi
University Park
Nottingham NG1 2RD
İngiltere

"Bu durumda, öncelikle eyleme neden olan bilgilere odaklandık ve sorumlulukların üstlenildiği noktaları inceledik."

İmalat Şirketleri

Mikrobilgisayarlar ofislerde ve ticari uygulamalarda giderek daha etkili ve ekonomik biçimde kullanılmaktadır; ancak daha zamanında ve iyileştirilmiş operasyonel bilgiden çok daha büyük faydalar sağlanabilecek imalat şirketlerinde bu durum daha az görülmektedir. Oysa rekabetçi ve temel ekonomik nedenlerle bu faydaların hayata geçirilmesi gerekir.

İmalat şirketleri, mikrobilgisayar pazarının yalnızca tali bir sektörü olarak görülemeyecek kadar önemlidir.

Bu makale, mikrobilgisayarların imalat operasyonlarına uygulanmasındaki sorunları ele almakta ve kullanım oranlarını artırarak rekabetçi ve ekonomik faydaları ortaya çıkaracak türde bir "satış paketi"ni açıklamaktadır.

Bazı Temel Gözlemler

Ana bilgisayarlar, bordro, personel ve finans gibi merkezi görevleri olan büyük şirketlerde, çoğunlukla onları destekleyen servis ya da bilgisayar bölümlerinin yardımıyla başarılı olmuştur. İmalat sistemlerindeki operasyonel bilgi konusunda ise daha az başarı göstermişlerdir.

Mikrobilgisayarlar artık servis bölümleri olmayan daha küçük şirketlere ve esasen deneyimsiz müşterilerden oluşan yeni bir pazara gelmektedir. Bilgisayarlar daha ucuz ve daha esnek olabilir, böylece merkezi ana bilgisayarların bazı eksikliklerini aşabilir; ancak onları devreye alma sorunları özünde değişmemiştir.

Mikrobilgisayarlar ve yeni bir müşteri türüyle, birinci nesil ana bilgisayarların hatalarını tekrar etmeye hazır mıyız?

Finans ve muhtemelen stok kontrolü alanlarının aksine, herhangi bir imalat sisteminin bilgileri ve tarzı, bir başkasından önemli ayrıntılarda farklılık gösterme eğilimindedir; her bir sistemi analiz etmenin, bilgisayar için programlamanın ve nihayet tüm bilgileri güvenilir bir doğruluk düzeyine getirmenin maliyetleri, bilgisayarların kendilerinin maliyetlerine kıyasla yüksektir.

Ayakları Yere Basan, Pragmatik Tutumlar

Üretim personeli genel olarak, özellikle de birinci ve ikinci kademe yöneticiler, ayakları yere basan, pragmatik tutumları nedeniyle seçilir. Kanıt ve deneyim, kararlarının çoğunun temelini oluşturduğundan, gösterimlerle ikna edilmeleri gerekir ve belirli bir düzeyde şüphecilik, işlerinde arzu edilen bir beceridir.

Satın alma ve uygulama taahhüdü verilmeden önce, bir üretim yöneticisinin gereksinimlerini karşılayan ve makul bir değerlendirmeye olanak tanıyan terimlerle bir sistemi göstermek hem zor hem de pahalıdır.

Satış Girişimleri

Uygulamada, bu alanda satışlar şu temellere dayanarak denenir ve gerçekleştirilir:

(a) Gereksinimlere yakın görünen uygulama yazılım paketleri.

(b) Alıcının, paketin kendi durumunda çalıştırılabileceğine güvenmesi.

(d)

Bilgisayar maliyetlerinin, riske girilecek (ve kaybedilecek!) kadar küçük görünmesi.

Ancak Yöntem İyi Çalışmaz

Bu yöntem gerçekte pek iyi işlemez.

Uygulama paketleri mekanik olarak sağlam ve operasyonel olarak düzenli olma eğilimindedir; ancak paketleme nedeniyle ve uygulamanın doğası gereği bir dizi önemli zayıflığa sahiptirler:

(i)

Önceki manuel sistemlere kıyasla kullanıcılar bilgi üzerinde daha az kontrol sahibi olduklarını hissederler; çünkü tasarım sırasında kendilerine danışılmadığı için operasyonel esnekliğin daha az olduğu izlenimi vardır.

(ii)

Paketler belirli bir yöneticinin gereksinimlerine odaklanmaz ve karar destek faydaları ortaya çıkmaz.

(iii)

Uygulama için büyük bir çaba gereklidir ve geçiş sürecinin zorlukları önemlidir. Bilgisayar ve yazılım bütçesi bu maliyetleri içermez ve müşteri başlangıçta bunları muhtemelen fark etmeyecektir, ancak bu maliyetler mevcuttur. Operasyonlara müdahale ve insan-saatleri söz konusudur. Maliyetler çok büyük olabilir ve kesinlikle öngörülen "risk"i aşar.

(iv)

Güven unsuru herkes için adil değildir; çünkü başarı, donanım, yazılım, prosedürler ve insanlardan oluşan bir sistemin sentezine bağlıdır. Satıcı şirket, uygulamanın yapılacağı şirketteki yerel prosedürler ve insanlar hakkında çok az anlayışa sahip olabilir; alıcı da belirli donanım ve yazılım hakkında çok az bilgiye sahip olabilir.

(v)

Özellikle mikrobilgisayar şirketleri arasında itibarın değerlendirilmesi zordur; çünkü bu itibarlar, minimum aksama ve maliyetle uygulama yapabilme ve güvenilir satış sonrası destek sağlama yeteneğinden ziyade teknik yeterlilik, girişimcilik becerileri ve ciroya dayanmaktadır.

Mikrobilgisayarların Cazibesi

Mikrobilgisayar, iyi kullanıldığında cazip olmasına rağmen, yönetim bilgisi için neredeyse hiç kullanılmamış bir araçtır. İyi bir manuel sistemle karşılaştırıldığında, aşağıdaki alanlarda iyileşmeden kaynaklanan potansiyel faydalar vardır:

bilgiye erişim hızı
doğruluk
raporların zamanlılığı
tutarlılık
tarafsız makine nedeniyle basit prosedürler ve doğal bir disiplin için fırsatlar

Bu faydalar şu somut sonuçlara yol açmalıdır:

kaynakların daha iyi kullanımı
mevcut kaynaklarla daha yüksek verimlilik
daha fazla kontrol
daha öngörülebilir performans
daha az risk
yöneticiler için daha az stres
daha iyi müşteri hizmeti

Pazarlamayı Kapsamlı Biçimde Ele Almak Gerekir

Bu noktaları doğrulayacak (ya da çürütecek) yaygın deneyimin eksikliği, pazarlama ve uygulama boyutlarının aşağıdaki yollarla daha kapsamlı ele alınması gereğini vurgular:

Mevcut şirket sistemlerini bilgisayara aktarmanın maliyetlerini azaltmak için bilgiyi organize etmeye yönelik genellenebilir yöntemler (bkz. Kaynak 1).
İmalat sistemlerinin hangi ilkelerle yönetildiğine (kontrol edildiğine) dair daha geniş ve daha derin bir anlayış; böylece yazılım paketleri, tek bir sahada birden fazla bilgisayar tarafından bile yönetim işlevlerini tutarlı biçimde destekleyecek şekilde tasarlanabilir.
Bilgisayarların imalat bağlamına tanıtılmasında kullanılan yöntemlere ve satış yaklaşımına daha fazla dikkat.

Küçük İmalat Şirketinin İhtiyaçları

Bilgisayarların en fazla fayda sağlayabileceği şirketler çoğu zaman en kötü yönetilenlerdir; oysa desteğe en çok ihtiyaç duyanlar da daha zayıf yöneticilerdir. Küçük imalat şirketleri, özellikle temel mühendislik bileşenleri üretenler, ekonomik açıdan önemlidir. En fazla faydayı sağlayabilecek şirketler genellikle en dirençli olanlardır.

Başlangıçta, "istedikleri" ile "ihtiyaç duydukları" arasında önemli bir ayrım yapılmalıdır. İstedikleri; kârlılık gibi toplu, operasyonel faydalar ve itibar gibi kişisel faydalardır. İhtiyaç duydukları ise genellikle aşağıdakiler için tam ya da kısmi destektir:

Mevcut bilgi sistemlerinin incelenmesi.
Mevcut sistemin güçlü ve zayıf yönlerinin gözden geçirilmesi ve analiz edilmesi.
Gelecekte ne yapılacağına ilişkin (hem operasyonel hem de bilişimsel) gereksinimler ışığında tartışılacak ve revize edilecek, kendi terimleriyle hazırlanmış bir öneri.

Daha sonra, operasyonel bilginin ele alınmasında bilgisayar gelecekteki yöntem olarak düşünülürse, şunlara ihtiyaç duyarlar:

Üretime müdahale etmeyen bir fizibilite çalışması; böylece sistem, üretim ek yükleri (hatta doğrudan maliyetler!) getirilmeden değerlendirilebilir.
Prosedürleri, yönetim desteğini ve personel üzerindeki öngörülmeyen etkileri test etmek için bir deneme uygulaması.
Tam uygulama.

Hafife Alma, Atlamalar ve Yetersiz Destek Konusundaki Güncel Eğilimler

Güncel eğilim; (i)’yi hafife almak, (ii), (iii), (iv) ve (v)’yi atlamak ve (vi)’yı yetersiz desteklemektir; çünkü bu faaliyetler müşteri ve tedarikçi tarafından bilgisayarın üzerinde bir genel gider olarak görülür, kendi başına bir hizmet olarak değil. Bu durum dikkati bilgisayar ve programlama becerilerine yoğunlaştırma eğilimindedir. Oysa imalat yönetimi uzmanlığı daha arzu edilirken, sıklıkla bilgisayar personeli sürece dahil edilmektedir.

İhtiyaçları tanımlayarak ve nasıl karşılanabileceklerini belirterek, doğası gereği daha rasyonel bir yaklaşımı gerekçelendirmek ve böylece:

ara hedefleri olan tanımlanabilir aşamalarla ilerlemek
bilgisayar satın alımına mutlaka devam etmeyi gerektirmeyen hizmetler için aşamalı ödemeler almak
işe uygun personel sağlamak
müşterinin herhangi bir aşamadaki yükümlülüğünü azaltmak
müşterinin ihtiyaçlarını yansıtmak; bunun da güven ve itimat sağlaması

mümkün hale gelir.

Özünde, müşterinin ihtiyaçları ile bilgisayar tedarikçisinin genel giderleri bilgisayara değil doğrudan kendi nedenine tahsis etme isteği uzlaştırılabilir. Hizmetin niteliği açıktır ve iyi biçimde desteklenebilir.

Örnek Bir Vaka: Bir Elektrik Motoru Üreticisi

Aşağıdaki teknik son iki yıl içinde dört şirkette başarıyla uygulanmış ve her birinde tam uygulama sağlanmıştır. Yaklaşık 5 milyon £ ciroya ve 200 civarında çalışana sahip; ağırlıklı olarak makine mühendisliği, atölye ve montaj faaliyetleri bulunan belirli bir elektrik motoru üreticisi örneğiyle açıklanabilir.

Genel Müdür’e, her aşamanın hedeflerini, faaliyet düzeyini, şirketin katılımını ve olası çıktıları, muhtemel ihtiyaçlarını yansıtan başlıklar altında ortaya koyan dört aşamalı bir öneri sunulmuştur.

Aşamalar

Aşama 1: Tanımlama ve değerlendirme
Aşama 2: Değişim önerisi ve fizibilite
Aşama 3: Deneme
Aşama 4: Tam uygulama

Her aşamada maliyet oluşacağı net biçimde anlaşılmış, ancak bir aşamadan diğerine geçişin açık bir karar olacağı kabul edilmiştir. Maliyetlendirme, haftada bir kişinin zamanının bir kısmının projeye ayrılması ve ayda ortalama üç saha ziyareti yapan bir sorumlunun katkısına ilişkin önceki deneyimlere dayanmıştır. Ücret aylık sabit bir oran üzerinden belirlenmiştir. İlerleme doğal olarak onların özümseme ve karşılık verme yetenekleriyle belirlendiğinden, maliyetleri hem kendi çabalarıyla hem de bizimkilerle ilişkilendirmek önemliydi; örneğin, denememelerinin bedelini ödediler.

Aşama 1: Tanımlama ve Değerlendirme

İlk hedef, mevcut uygulamayı anlamaktı. "Şimdi" ne olduğunun açıkça tanımlanması ve yazıya dökülmesi mükemmel bir başlangıçtır:

insanlarla tanışmanın ve sistemi öğrenmenin masum ve etkili bir yöntemidir;
gelecekteki herhangi bir sistemin "en azından şu anda başardıklarını" başarması gerekecektir ve bu ilk tanımı asgari bir spesifikasyon olarak görmek gerekir.

Değerlendirme ve analizler, yalnızca bilgisayarlara değil, bilgi ve imalat sistemlerine dair sağlam bir anlayışa dayanan becerilerdir.

Gerekli Bilgiler

Bu durumda, öncelikle eyleme neden olan bilgilere odaklandık ve sorumlulukların üstlenildiği noktaları inceledik. Örneğin, müşterilerin ürünlerine ait satış sipariş defteri ve teslimat taahhütleri, şirketin müşterilere karşı sorumluluğunu temsil eder. Makine atölyesine verilen parça listesi ise, belirli bir zamanda şirket tarafından yapılan başlıca bir kaynak tahsisini temsil eder.

Doğru bilgileri bir araya getirmek için çeşitli bireyler ve prosedürler gerekliydi; bunlar kimlerdi ve nelerdi? Mevcut taahhütlere ilişkin sorumlulukların yanı sıra, yeni siparişler için teslimat taahhütleri; makine atölyesine ne zaman daha fazla parça verileceği; gelecek hafta neyin monte edileceği; daha fazla kapasiteye yatırım yapılıp yapılmayacağı gibi gelecekteki taahhütlere ilişkin sorumluluklar da vardı.

Bu örnekte, aşağıdakilerle ilgili bilgileri dikkate almak zorunda kaldık:

Olası küçük varyasyonlara sahip 40 temel ürün
12 aya kadar programları olan 600 mevcut sipariş
Ayda 80 sevkiyat
8.000 stok kalemi
300 ana makine atölyesi parçası
50 takım tezgâhı
5 montaj bölümü (rotor, stator, sarım atölyesi, tam montaj, test)
Bir döküm siparişinden nihai montaja kadar yaklaşık üç aylık bir üretim teslim süresi

Bu aşama, 4 ila 6 haftalık bir süre boyunca sahada yaklaşık dört gün ve saha dışında iki gün sürdü.

Aşama 2: Öneri ve Yapılabilirlik

Montaj ve makine atölyelerine işin verildiği noktanın daha ayrıntılı bir incelemesinin yapılması önerildi. Tanımlama ve değerlendirme, işin basitçe bir kuyruğa konulduğunu ve ustabaşılar ile operatörler tarafından önceki bir işi tamamladıklarında ele alındığını ortaya koydu. Yük planlaması yoktu; yalnızca tek, büyük bir kapasite havuzu vardı.

Bu, öngörülemez biçimde bir makineden diğerine taşınan darboğazlar ve gecikmelerle ayırt edilen tipik bir zayıf sistemdir. İlk çalışmamıza dayanarak bunu tam olarak anlayamadık. İlgili kişilerle uzun bir süre boyunca doğrudan etkileşim olmadan, kesin gereksinimlerin ve en iyi hareket tarzının belirlenmesi pek olası değildir.

İleri çalışma ve yapılabilirlik, saha dışı bir faaliyet olarak önerildi. Makine atölyesi için hazır olan işler, verilen ve tamamlanan işler için iş fişlerinin kopyalarını alarak, kademeli olarak makine atölyesi için parça-siparişlerinden oluşan bir sipariş defteri oluşturduk. Temel içerik ve çeşitli makinelerdeki yük değerlendirildi ve kendi çalışmamızı azaltmak ve fayda sağlayacağını düşündüğümüz türde bir sistem hazırlamak için bir bilgisayar kullandık.

Geçen süre dokuz takvim ayıydı (bizim açımızdan tam zamanlı değildi), ancak bilginin bir araya getirilme hızı üretim çevrim süreleriyle sınırlıydı. Bu süreç, veritabanını oluştururken motivasyonları sürekli yeniden gözden geçirmemizi ve anlayışımızı artırmamızı sağladı.

Aşama 3: Deneme

Üretim kontrol bilgilerinin saha dışı çoğaltılması, veritabanını sürdürmenin iş içeriğini değerlendirmek ve raporlarla denemeler yapmak için bize çalışan bir sistem sağlamıştı. Deneme aşaması, saha dışındaki bilgisayar sürümünü prosedürleri ve kişisel tepkileri test etmek üzere sahaya taşıdı ve öncesinde saha dışı tesiste bazı personel eğitimleri verildi.

Aşama 4: Uygulama

Aşama 4’e geçme ve bir bilgisayar satın alma kararı aslında Aşama 3’te alındı, ancak bu ayrım müşteri için önemliydi. Aşama 4, aslında çalışma için ödeme yapmanın yanı sıra bir bilgisayar satın alma kararıdır. Bu aşamadaki vurgu, yönetim raporlarının ayarlanması üzerindeydi. İlave 3 ila 6 aylık bir süre söz konusuydu.

Çalışmanın Maliyeti

Çalışmanın maliyeti ilerledikçe karşılandı. Çaba dağılımı ve ücretlendirmeler şirket için açıktı ve Genel Müdür, kendi çabalarıyla birlikte bizim çabalarımızdaki ilerlemeyi de izleyebildi. Saha dışı çoğaltma, makul ölçüde emin olana kadar operasyonlarına müdahaleyi azalttı. Ayrıca, güvenini kazanmamız gereken kişilerin önünde performans sergilemediğimiz için itibar kaybetmeden denemeler yapabildik.

Bilgisayar, Satılan Ürünün Yalnızca Bir Parçasıdır

Bir bilgisayar satmaya giden yol uzun görünebilir. Asıl nokta, bilgisayarın satılan “ürünün” yalnızca bir parçası olmasıdır.