Edmund C. Berkeley
Berkeley Enterprises, Inc.
815 Washington St.
Newtonville, Mass. 02160
"Bana göre, bilgisayar tarafından üretilen çekler için hatasız bir sistem şu şekilde yapılabilir: ..."
17 Aralık 1979 Salı günü, sabah postamızda 11.940,00 dolarlık bir çek aldık. Tarih 7 Aralık’tı. Lehtar Berkeley Enterprises idi. Fatura numarası 30903’tü. Çek bilgisayar tarafından hazırlanmış ve iki kişinin iki imzasıyla imzalanmıştı. Muhtemelen her ikisi de ödemeden memnundu. Çek, Houston, Texas’taki Electronic Systems Div., Geosource Inc.’den gelmişti; daha önce hiç duymadığım bir şirketten.
Tek sorun, bunun bizim paramız olmamasıydı. Hiç kimseye, hiçbir zaman bu tutarda bir ödeme için fatura kesmemiştik!
Bu tür bir “sıcak para” ile ne yapılır—hemen geri gönderip yanlış kişiye verme riskini mi almak? Açıkçası, (1) hırsızlık olasılığından, (2) kayıp olasılığından, (3) üzerimize alabileceğimiz her türlü yükümlülükten vb. kaçınmamız gerekiyordu ve muhtemelen yapılacak en iyi şey, çeki bankamıza yatırmak ve sonra ne olacağını beklemekti.
18 Aralık öğleden sonra, bir trene yetişmek üzere ofisimden çıkmak üzereyken, Texas’taki Geosource’dan bir memur beni telefonla aradı. Sesi telaşlı geliyordu. Çeki almış mıydım? Yanlışlıkla gönderildiği için lütfen geri yollar mıydım? “Yapamam,” dedim. “Bankaya yatırıldı.” Geosource’dan çeki geri isteme talebinin yazılı olarak gelmesi gerektiğini söyledim. Bunun ne mümkün ne de gerekli olduğunu kesin bir dille ifade etti. Telefonu kapattım.
Birkaç dakika sonra, amiri telefon etti ve çeki geri istedi. Çekin yatırıldığını söyledim. Bunun üzerine derhal bizim çekimizi istedi. Yine, Geosource’dan yazılı bir talep almamız gerektiğini söyledim. Bana bunu gönderemeyeceğini söyledi. Nedenini sordum, ancak zamanımın dolduğunu; bir trene yetişmem gerektiğini ve Geosource ile Cuma günü tekrar konuşabileceğimi ekledim.
20 Aralık Cuma günü, çeki imzalayan kişilerden biri olan Bay John Synnott telefon etti. Ona, “Neden çek için ödeme durdurma talimatı vermiyorsunuz?” diye sordum. Çok geç olduğunu; çekin zaten tahsil edildiğini söyledi. Yükümlülüklerimiz ışığında, Geosource’dan, yanlışlıkla Berkeley Enterprises’a gönderilen 11.940 doların iadesi için bir fatura gibi yazılı bir talebe ihtiyacım olduğunu söyledim.
Talebimin kısmi bir karşılığı olarak, Houston’daki bankalarından (First National Bank of Chicago’nun bir şubesi) çekin tahsil edildiğini belirten bir telgraf almamı sağladı (bkz. Şekil 2). Telgraf Pazartesi günü (Noel arifesi) geldi. Aldığımı bildirmek için kendisini aradım, ancak Geosource dört günlük bir tatil nedeniyle kapalıydı.
26 Aralık Çarşamba günü, John Synnott beni tekrar aradı ve bize “Yanlışlıkla Berkeley Enterprises’a gönderilen 11.940 doların iadesi” için faturalandırma yapılmasına ilişkin Geosource fatura numarasını verdi. Tüm bu kanıtlar, bankamızın bir yatırımı hesabımıza alacak kaydetmeden önce istediği 10 iş gününü beklemeden, derhal çekimizi göndermem için beni ikna etti. 26 Aralık Çarşamba günü Geosource’a 11.940 dolarlık çekimizi gönderdik.
28 Aralık Cuma günü, First National Bank of Chicago’nun genel merkezi Chicago’dan beni aradı. Houston ofislerinden bir “ödeme durdurma” talimatı aldıklarını ve ödemeyi durdurduklarını; çekin tahsil edildiğini söyleyerek özür dilediklerini, oysa çekin tahsil edilmediğini belirttiler. Kısa süre sonra John Synnott da aradı ve o da özür diledi. Çekimizi geri göndermesini istedim. 2 Ocak’ta, ek bir özürle birlikte geri geldi.
Bu hatalar komedisinden hangi sonuçlar çıkarılmalıdır?
- Lehdar kodları, en azından kısmen lehdarın adıyla ilişkilendirilen karakterler içermelidir.
- Düzenlenen bir çek, lehdarın aynı olduğundan ve fatura numarasının aynı olduğundan emin olmak için asıl fatura ile karşılaştırılmalıdır.
- İki kişinin de hatalı bir çeki imzalaması akıllıca değildir.
- Lehdar dosyası oluşturulurken, her bir lehdar için muhtemelen fatura keseceği azami tutarın girilmesi yararlıdır. (Bizim durumumuzda, herhangi bir abonelik için faturalandırabileceğimiz neredeyse en yüksek tutar yaklaşık 60 $’dır.)
- Hata sonucu alınan bir çek, alıcı üzerinde yükümlülükler doğurur ve alıcının dikkatli olması gerekir.
- Bir şube banka ödemenin gerçekleştiğini söylese bile, genel merkez ödemeyi durdurabilir.
- Geri ödeme için tüm gerekçelerin güvence altına alınması açısından, gerekli olmasa bile, 7 iş gününden fazla bir süre son derece arzu edilir.
Üzerinde düşünüldüğünde, faturaların ödenmesi için bilgisayar tarafından üretilen çeklerden oluşan bir sistemin aşağıdaki şekilde hatasız hale getirilebileceği bana öyle geliyor:
- Fatura alındığında, tedarikçi adı ve fatura numarası, borç hesapları prosedürünün bir parçası olarak girilir.
- Çek hazırlandığında, tedarikçi adı ve fatura numarası çek üzerine girilir.
- Tedarikçi adı ve fatura numarası bilgisayar tarafından karşılaştırılır. Aynıysa sorun yoktur. Aynı değilse, HATA: çek postalanmadan önce bulunmalı ve giderilmelidir.