Bruce Bambrough, Başkan
Compuscan, Inc.
900 Huyler St.
Teterboro, NJ 07608
"Her iki ucunda ya da uçlardan en az birinde bir kişi ve kâğıt üzerindeki bir mesajın yer aldığı her türlü iletişim, bir optik karakter okuyucu ile daha kolay hâle getirilebilir."
Geleneksel Ofis Savunmasızdır
Zanaat becerilerinin hâlâ istihdam edildiği son alanlardan biri olan geleneksel ofis, bilgisayar endüstrisinin her kesimi tarafından baskı altındadır. İş yapmanın tüm geleneksel yöntemleri eşit derecede savunmasızdır. Dosya memurundan şirket başkanına kadar ofiste çalışan herkes, verimlilik adına, çalışma yöntemlerini ve alışkanlıklarını değiştirmeye; yeni ekipmanlara, yeni iş kategorilerine ve hatta yeni organizasyon şemalarına uyum sağlamaya davet edilmektedir.
Ofisin işlevleri bile değişime tabidir. Son otuz yıl içinde bu işlevlerin birçoğu giderek veri işleme merkezi tarafından üstlenilmiştir. Kayıt tutmanın büyük bölümü, dosya yönetiminin büyük bölümü ve veri analizinin büyük bölümü artık veri işleme merkezinde yapılmaktadır. “Ofis” (yönetici katı hariç) büyük ölçüde bilgisayarı beslemek ve onun çıktısını kabul etmek için varlığını sürdürmektedir.
Ancak Bazı Ters Eğilimler Ortaya Çıkmaktadır
Günümüzde ise, boyutları büyük ölçüde küçülmüş ve yeni bir ekipman dizisine entegre edilmiş bilgisayarın, işlevlerini çalmak yerine ofisin içine girmesiyle bazı ters eğilimler görmekteyiz. Ofis personeli; kelime işlemciler, haberleşme terminalleri, zaman paylaşımlı terminaller, küçük işletme bilgisayarları vb. kullanarak, ofis tarafından neredeyse unutulmuş birçok işlevi yerine getirebilmektedir.
Ancak tüm bu yeni ekipmanlar kendi taleplerini de beraberinde getirmektedir. İnsanların işleri yeni yollarla yapmasını, daha düzenli ve disiplinli olmasını, daha yapılandırılmış prosedürleri izlemesini ve verimlilik ile denetim alanında kazanımlar elde etmek için birçok rahat alışkanlıktan vazgeçmesini gerektirir. Ofis personeli, veri işleme ekipmanının gerektirdiği yüksek derecede yapılandırılmış biçime daha fazla prosedürü sığdırmayı öğrenecek mi? Yoksa elektronik, insanların hâlihazırda çalıştığı karmaşık biçime giderek daha fazla uyum mu sağlayacak? Kuşkusuz, her ikisi de belli ölçülerde gerçekleşecektir.
Bu makalede, gelişmekte olan yeni teknolojilerden biri olan Optik Karakter Okuyucuların (OCR), bilgisayarların insanlara daha az kesintiye yol açarak hizmet etmesini nasıl sağlayabileceğini; OCR’nin, bilgisayar verimliliğinin faydalarını kazanırken ofis çalışmalarının geleneksel yöntemlerini büyük ölçüde korumanın yollarını nasıl sunabileceğini ele alacağım.
Bu tartışmanın amaçları doğrultusunda, ofiste yapılan işler bazı geniş kategorilere ayrılabilir.
Ofis Çalışmasının Geniş Kategorileri
Belge Hazırlama
Kısa ve gayriresmî notlardan iş mektuplarına ve hatta tam kitap yayınlarına kadar uzanan belgeler, giderek artan biçimde bilgisayar tabanlı ekipmanlar üzerinde hazırlanmaktadır. OCR, bu tür faaliyetlerde günümüzde önemli bir rol oynamakta ve oynamaya devam edecektir. Buna daha sonra değinilecektir.
Dosya Yönetimi
Bir ofiste üzerinde çalışılan neredeyse her şey bir dosyadan çıkar ya da bir dosyaya girer. Dosyalar, belirsiz konu başlıkları altında düzenlenmiş, el yazısı notlardan gazete kupürlerine kadar her şeyi içeren son derece düzensiz kâğıt dosyalardan, büyük bilgisayar disklerinde tutulan yüksek derecede yapılandırılmış veri dosyalarına kadar uzanır. Dosya girdilerinin neredeyse tamamı OCR aracılığıyla yapılabilir ve çoğu zaman da bu şekilde yapılmaktadır.
İletişim
Her iki ucunda ya da uçlardan en az birinde bir kişi ve kâğıt üzerindeki bir mesajın yer aldığı her türlü iletişim, bir optik karakter okuyucu ile daha kolay hâle getirilebilir. Bu durum, ister gayriresmî notların kurum içi dağıtımını, ister ulusal ya da uluslararası posta hizmetini, Telex veya TWX gibi telgraf iletişimlerini ya da insan-bilgisayar arayüzlerini içersin, geçerlidir.
Optik Karakter Okuma Teknolojisi
Şimdi yakın gelecek için OCR teknolojisini kısaca tanımlamak istiyorum. Yakın gelecekten kastım, ya hâlihazırda var olan ve uygulaması yürütülen aygıtlar ya da tasarımı mevcut olup yalnızca pratiğe dökülmesi gerekenlerdir.
OCR Sayfa Okuyucu, bilgisayar tabanlı bir iş istasyonunun nispeten göze batmayan bir parçası olacaktır. İş istasyonu bir kelime işlemci, bir haberleşme terminali ya da küçük bir işletme bilgisayarı olabilir. Hatta gerçekte bu üçünün aynı anda hepsi olabilir. Kullanıcı, yalnızca bir sayfayı yerleştirebileceği bir yuva ve sayfanın çıktığı bir yuva görecektir. Alternatif olarak, giriş için çok sayfalı bir besleyicinin tepsisi bulunabilir. Ancak her durumda OCR, iş istasyonuna veri girmenin birkaç yolundan yalnızca biridir.
OCR genellikle bir masa çekmecesinde bulunur ve manyetik kart ya da disketin kullanıldığı şekilde giriş amacıyla kullanılır.
OCR okuyucu, çok sayıda daktilo ve baskı yazı tipini yüksek doğrulukla okur. El yazısı verileri ve işaretleri okur. Karbon ve kserografik kopyaları, sıradan kumaş şeritli sıradan daktilolarla sıradan kâğıda yazılmış sayfaları okur. Her türlü formu okur; form üzerindeki önceden basılmış verileri göz ardı ederken, alanlara yerleştirilmiş değişken verilere akıllıca yanıt verir. Form üzerindeki verilere akıllı yanıt, okunamayan metnin düzenlenmesine yönelik araçları içerebilir. Ayrıca, her alanın programlanabilir herhangi bir ölçüte göre doğrulanmasını ve iş istasyonunun klavyesi ile ekranı kullanılarak çevrim içi etkileşimli düzenleme yapılmasını da içerebilir.
Bir OCR Sayfa Okuyucu, görevi sayfanın elektronik bir görüntüsünü üretmek olan bir tarayıcıdan ve bunu izleyen, önceden belirlenmiş karakterleri tanıyan elektronik donanımdan oluşur. Tarayıcı, prensipte, tanıma donanımı olmaksızın tek başına kullanılarak görüntüyü doğrudan girmek ya da iletmek için de kullanılabilir. Dolayısıyla, telefon arayüzüyle donatılmış bir OCR Okuyucu aynı zamanda bir faks vericisidir. İş istasyonunun bir parçası olan yüksek çözünürlüklü matris yazıcılar, kserografik ya da faks alıcıları döngüyü tamamlar ve sayfa metin görüntülerinin ya da her ikisinin birleşiminin alınmasına olanak tanır.
Kâğıdın Kullanışlılığı
Evrak işlerinin azaltılması gereği, elektronik fon transferi yoluyla çeksiz toplumun ortaya çıkışı, elektronik ekranlarda “yumuşak” kopya yoluyla kâğıdın ortadan kalkması gibi konularda çok şey söylenmiştir. Manyetik ortamda ya da mikrofilmde dosya saklama çok yaygındır ve kullanım kolaylığı, erişim hızı ve bilgisayarla uyumluluk açısından birçok avantaj sunar. Peki, kâğıt ortadan kalkacak mı?
Biz, öngörülebilir gelecekte kâğıdın ortadan kalkmayacağına inanıyoruz. Kâğıdın kullanışlılığı o kadar büyüktür, insan çalışma alışkanlıklarına uyumu o kadar yakındır ki, mevcut ya da öngörülebilir hiçbir alternatif onun yerini alamaz. Kâğıt inanılmaz derecede ucuzdur. Kopyalanabilir, üzerine yazılabilir, katlanabilir ve postalanabilir. Son derece kalıcıdır, ancak aynı zamanda çok kolay yok edilebilir. Herkes tarafından imzalanabilir ve üzerindeki bir imza onu yasal bir belge hâline getirir. Tek bir kâğıt sayfası, yüksek kontrast ve tanımlılıkla kolayca 20.000 karakter barındırabilir. Bir kişi, yorgunluk hissetmeden saatlerce kâğıt sayfalar okuyabilir.
Elektronik Ekranların Dezavantajları
Buna karşılık, en pahalıları dahi elektronik ekranlar yalnızca birkaç bin karakter gösterebilir ve bunu çok daha düşük kontrast ve tanımlılıkla yapar. Kimse onları sürekli olarak okuyamaz ve her iş istasyonu için yalnızca bir ekranlık görüntü mümkündür. Ortalama bir ofis çalışanının etkili olabilmesi için aynı anda düzinelerce sayfa metne ihtiyacı vardır. Kâğıt kitaplar ve dizinler, öngörülebilir gelecekte bilgisayar dosyaları tarafından geride bırakılmayacaktır. Milyonlarca girdisi olan, birkaç saniye içinde herhangi biri tarafından ek bir donanım olmaksızın erişilebilen ve yüz binlerce adet hâlinde her biri birkaç dolara üretilebilen bir telefon rehberiyle kıyaslanabilecek hiçbir şey bilgisayar donanımı tarafından tehdit edilmeyecektir.
Yöneticiler, birkaç klasörü, bir iki raporu ve bir ya da iki kitabı evrak çantalarına koyup ek çalışma yapmak üzere eve götürmeye devam edeceklerdir. Hayır, kâğıt ortadan kalkmayacaktır. Başka araçlarla desteklenecektir, ancak kalıcıdır.
“Kablosuz Giriş Terminali Kümesi” Kavramı
Otomatik ofiste OCR’nin bazı büyük ölçekli özel uygulamalarını tartışmadan önce, OCR’nin mümkün kıldığı iş akışı yapısının mimari niteliğini açıklamak yararlı olacaktır. Buna Kablosuz Giriş Terminali Kümesi adını veriyoruz.
Bir OCR, birçok iş istasyonundan gelen çalışmaların aktığı bir giriş kapısıdır. Bu iş istasyonları genellikle OCR’den zaman ve mekân bakımından ayrılmış daktilolardır. Zamansal ayrılık, çalışmanın geçmişte herhangi bir zamanda hazırlanmış olabileceği anlamına gelir. Mekânsal ayrılık ise iş istasyonlarının işlemcinin yakınında olmak zorunda olmadan dünyanın herhangi bir yerinde bulunabilmesi demektir. Kablosuzluk önemli bir ayrımdır; çünkü iş istasyonu ile OCR arasında doğrudan bir bağlantı gerekmez. Bir kümeden söz ederiz, çünkü birçok iş istasyonu tek bir OCR’yi besleyebilir.
Bununla birlikte, tüm görünen gayri resmîliğine ve esnekliğine karşın, OCR aracılığıyla gerçekleştirilebilen Kablosuz Giriş Terminali Kümesi, kablolu Terminal Kümesi ile yakından benzeşiktir. Her iki sistemde de her bir tuş vuruşu, ek bir dikkat gerektirmeksizin işlemciye bir karakter girişiyle sonuçlanır. Çevrimdışı kümede, önceden basılmış formların kullanımı yoluyla, operatör bir veri giriş görevinde çevrimiçi bir terminale benzer biçimde yönlendirilebilir. Kâğıt üzerinde tamponlanan çalışma, bu arada insanlar tarafından okunabilir durumdadır. Son olarak, modern OCR sistemlerinin aşağı akış doğrulama ve düzenleme özellikleri sayesinde hatalar saptanır ve düzeltilir.
Genel sonuç, kablolu veri giriş kümelerinin birçok özelliğine sahip, ancak kurulumu çok daha kolay olan; verimli, son derece esnek fakat yapılandırılmış bir veri giriş sistemidir. Genellikle OCR’nin kendisinden başka bir şeye gerek yoktur.
Özgün Belgelerin Hazırlanması
OCR, mevcut ofis daktilolarının özgün belgelerin girişi için doğrudan kelime işlemcilerle konuşabilmesini sağlamak amacıyla yaygın olarak kullanılır. Bu kullanımın gerekçesi basittir. Çoğu durumda, özgün metnin hazırlanmasına harcanan sürenin yaklaşık üçte ikisi kompozisyon için, yalnızca üçte biri düzenleme için gereklidir. Daktilolar, kompozisyon için elektronik klavyeler kadar kullanışlıdır. Öyleyse neden girdi için daktilolar kullanılmasın ve kelime işlemciler yalnızca düzenleme için kullanılmasın? Bu iş bölümü, bir kelime işlemcinin üç tanesinin işini yapmasına olanak verir ve kuruluştaki her daktilonun kelime işlemciye Kablosuz Giriş Terminali hâline gelmesini sağlar.
Mevcut Çalışma Yöntemleri
Tipik bir durumda bir ofis, günümüzde fiyatı yaklaşık 15.000 $ olan üç adet tek istasyonlu ekranlı kelime işlemci kurmuştur ve bunların son derece verimli olduğunu görmüştür. Çok sayfalı ve birçok revizyon gerektiren belgelerde hızla vazgeçilmez hâle gelirler; ancak tek sayfalık mektuplar için bile çok etkilidirler. Dolayısıyla kuruluşta her sekreter ve daktilocu bunları kullanmak için yarışır ve sırasını bekler. Daha fazla birimin gerekli olduğu açıkça ortaya çıkar.
Böyle bir durumda, ofis yöneticisi, özelliklerine bağlı olarak yaklaşık 20.000 $ fiyatla bunun yerine bir OCR makinesi kurmayı tercih edebilir. Artık mevcut kelime işlemciler yalnızca düzenleme için kullanılır ve bu da onları üç kat daha üretken kılar. Sekreterler diğer görevleri için masalarında kalır. Ve 20.000 $’lık tek bir OCR makinesi, maliyeti 90.000 $ olacak altı ek kelime işlemci kadar üretkenliği artırmıştır.
Bu, etkileyici bir yatırım geri dönüşüdür. Tek bir OCR makinesinin, yalnızca düzenleme için en az on kelime işlemciyi meşgul edecek kadar üretken olduğu fark edildiğinde bu daha da etkileyici hâle gelir. Ancak yalnızca tek bir kelime işlemci mevcut olsa bile, 30.000 $’a iki kelime işlemci daha kurmaktansa 20.000 $’a bir OCR kurmak daha iyidir.
Belki de aynı derecede önemli olan, OCR’nin, üretkenliği artıran elektronik yardımcıların tam kullanımına izin verirken mevcut organizasyonun yapı ve çalışma yöntemlerini korumaya yardımcı olmasıdır.
Elektronik Mesajlar
Elektronik postanın birçok farklı türde yolda olduğuna kuşku yoktur. Amerika Birleşik Devletleri Posta Servisi tarafından, ortak taşıyıcılar tarafından ya da yeni uydu tabanlı veri iletişim hizmetleri tarafından sağlansın, geniş ölçekli basılı kopya mesajların elektronik iletimi kaçınılmazdır. Nedenler iyi bilinmektedir. İletişim teknolojisindeki patlayıcı ilerleme elektronik iletimi giderek daha ekonomik kılarken, aynı zamanda iletişim hacmi hızla büyür ve fiziksel dağıtım daha pahalı ve daha yavaş hâle gelir.
Elektronik kanalın kime ait olduğuna bakılmaksızın, ister U.S.P.S. ister Bell Sistemi ister başkaları tarafından sağlansın, iletilecek mesajlar diğer tüm belgelerle tamamen aynı biçimde hazırlanmalı ve düzenlenmelidir. Mesaj dosyalarının dosya yönetimi, toplu iletim için sıralama ve dağıtım için ayıklama, diğer belgelerdeki benzer işlemlerden farklı değildir. Mesaj hazırlamanın çeşitli aşamalarında ve nihai alıcı tarafından alım noktasında basılı kopyaya duyulan gereksinim, diğer belgeler için olduğu gibidir.
Dolayısıyla, terminal donanımı ve yazılımı söz konusu olduğunda, iletişim kuran bir terminal aygıtı ile iletişim kurmayan bir terminal aygıtı arasında neredeyse hiçbir büyük fark yoktur. Aynı giriş değerlendirmeleri, tamponlama, sıralama ve geri getirme için aynı yerel depolama ve aynı düzenleme ile doğrulama yöntemleri geçerlidir.
Elektronik Mesajların Anahtarlanması
Böyle bir sistemin bir elektronik posta uygulamasında nasıl çalışabileceğine daha yakından bakalım.
Varsayımsal ağımız, Bell çevirmeli telefon ağının anahtarlama yeteneğine dayanmaktadır. Her terminal, kendisine özgü bir telefon numarasıyla tanımlanır ve bu numara, adreslenmesinin tek yolunu sağlar. Ağa bir terminal eklemek için, onu herhangi bir çevirmeli telefona bağlamak yeterlidir.
Mesajları iletmenin ve almanın yanı sıra, terminaller bazı yararlı depolama ve sıralama işlevlerini de yerine getirebilir. Mesajlar bir süre boyunca biriktirilebilir, hedefe göre sıralanabilir ve toplu olarak iletilebilir. Gelen mesajlar, bireysel alıcılar tarafından talep üzerine sunulmak üzere saklanabilir. Bireysel alıcılar, yalnızca üç ya da dört haneli bir telefon dahili numarasıyla kolayca tanımlanabilir.
Bunun gibi ağlar şu anda iletişim kurabilen kelime işlemciler aracılığıyla uygulanmaktadır. Ancak bu ağlar, aynı baud hızlarına, aynı iletişim protokolüne vb. sahip benzer terminallerden kuruludur.
Geniş ölçekli basılı kopya elektronik posta, farklı üreticilerden gelen ve çok farklı miktar ve türlerde trafik için yapılandırılmış birçok farklı terminalin birbirine bağlanabilme yeteneğini gerektirecektir.
Elbette, tüm üreticilerin uyduğu bir endüstri standardı yararlıdır. Ancak bu kesinlikle gerekli değildir ve yokluğu bu tür ağların büyümesini engellemeyecek, hatta büyük ölçüde yavaşlatmayacaktır.
Mikroişlemciler aracılığıyla dağıtılmış zekânın inanılmaz yayılımı, benzer olmayan terminallerin birçok farklı protokol kullanarak iletişim kurmasına olanak verecektir. Bugün bile, benzer olmayan terminallerin iletişim kurmasına izin vermek için ucuz çevirici aygıtlar sunulmaktadır.
Optik Karakter Tanımanın Uyumu
Bir OCR yeteneği bu tabloya nasıl uyar?
Bir kipte, OCR bir iletişim terminaline giriş olarak kullanılır. Bu durumda, terminalin yoğunlaştırıcı olduğu Kablosuz Kümemizin uygulanmasına olanak verir. Binadaki her daktilo bir giriş terminali hâline gelir ve herkes mesajları, diğer belgeleri hazırladığı gibi iletim için hazırlayabilir. Bu kipte, özgün belge hazırlama için daha önce açıklanan tüm ekonomik ve iş akışı değerlendirmeleri doğrudan geçerlidir.
Daha basit, daha doğrudan bir kipte, bir OCR doğrudan iletişim için kullanılabilir ve kendisi iletişim terminalidir. OCR tarafından taranan metnin doğru olduğu ve düzenleme gerektirmediği, belki de başlangıçta bir kelime işlemcide üretilmiş olduğu varsayılır.
Tek Başına Faksimile İletimi
OCR aracılığıyla kullanılabilen ve anmaya değer bir başka yetenek daha vardır; bu da bir faksimile vericisi olarak hizmet edebilmesidir.
Faksimile iletimi, önemli dezavantajlarına rağmen son yıllarda kayda değer bir başarı elde etmiştir. Başarısının nedenleri iki yönlüdür. Birincisi, neredeyse her türlü girdiyi kabul edebilme yeteneğidir. El yazısı notlar, fotoğraflar, gazete kupürleri vb., daktiloyla yazılmış sayfalarla birlikte kabul edilebilir. İkincisi ise kurulumun büyük basitliğidir. Gereken tek şey bir telefondur.
FAX’ın büyük bir dezavantajı çok yavaş hızıdır. Çoğu FAX donanımı sayfa başına dört dakika gerektirir. Daha yakın zamanda, şu özelliklere sahip FAX donanımı
(lütfen 26. sayfaya bakınız)
OCR ile FAX birleştirildiğinde, her iki sistemin de tüm avantajları elde edilebilir. OCR ile okunabilir metin, FAX’e kıyasla çok daha hızlı iletilebilir; ancak okunamayan malzemeler de yine iletilebilir. Mesaj anahtarlama, depolama ve sıralamanın tüm avantajları, FAX’in sadeliği ve evrenselliğiyle birlikte sunulur.
Böyle bir elektronik posta sisteminin belki de en azımsanamayacak avantajlarından biri, ağın ve mesaj anahtarlama araçlarının zaten mevcut olmasıdır. Birbirine bağlamak için kimsenin iznine gerek yoktur. Herkesin terminaline ulaşılabilir. Gerekli tüm teknoloji mevcuttur.
Ofisin Diğer İş Yerleriyle Karşılaştırılması
Amerikan toplumundaki ofis ile diğer iş yerleri arasında bazı genel paralellikler çizmek mümkündür. General Electric Company, Fairfield, Connecticut’ta Kurumsal Teknoloji Kıdemli Başkan Yardımcısı olan Dr. Charles E. Reed’e göre, ofis çalışanı başına 2.000 doların altında bir sermaye yatırımı vardır. Buna karşılık, çiftlik işçisi başına 35.000 doların üzerinde ve üretim işçisi başına 24.000 dolar yatırım bulunmaktadır.
Quantum Science Corporation’dan Peter J. Schuyten tarafından yapılan bir tahmine göre, 1982’ye gelindiğinde—yani yalnızca üç yıl sonra—doğrudan ofis ortamına giden ekipman harcamaları yıllık 15 milyar dolar olacaktır.
OCR’nin bu ofis devriminde büyük bir rol oynayacağını düşünüyoruz. OCR, herkesin masasından, her yerde ve her zaman bilgisayara ulaşabilmesini sağlayacak araçları sunacaktır.