Humanized Computers The Need for Them and the Substantial Pay Off (1980)

İnsanileştirilmiş Bilgisayarlar: Gereksinim

ve Büyük Getiri

Tom Gilb
Bağımsız Danışman
Iver Halters vei 2
N-1410 Kolbotn
Norveç
(42) 80 16 97

“Kodlar, temsil ettikleri şeylerle ilişkili ve hatırlanması kolay kodlar yönünde tasarlansaydı, insanların bunları öğrenme, hatırlama ve doğru biçimde yeniden üretme yeteneklerinde belirgin bir iyileşme gösterdikleri ortaya kondu.”

Veri Kirliliği

Üst düzey yetkililer, kitlesel veri işleme sistemlerinin bir yan ürünü olan kimlik numaralarının, kamuoyunun gözünde bir “yük ve rahatsızlık” olduğunu açıkça kabul etmektedir. Posta Genel Müdürü William Bolger’ın 15 Eylül 1978’de şöyle dediği bildirilmiştir:

“Numaraların kamuoyu tarafından bir yük ve rahatsızlık olarak görüldüğünün farkında değil değiliz—sosyal güvenlik numaramız, banka hesap numaralarımız ve diğer her şey.”

Aynı nefeste, bu yöneticiler maliyetleri düşürme adına ek bir yükü üzüntüyle duyururlar.

Bir şekilde, bu savları daha önce de duyduğumuzu hissediyorum: endüstriyel kirlilik, aksi halde işsiz kalacak insanlar için çalışma alanları sağlamak adına gerekli bir kötülüktü.

Artık insan çevremizin fiziksel kirliliği konusunda bir öncelikler anlayışı oluşturduğumuza göre, belki de dikkatimizi yeni endüstriyel veri kirliliğine—yeni veri işleme endüstrisindeki artışın bir işlevine—yöneltmenin zamanı gelmiştir.

Artık esas olarak fiziksel sağlığımıza yönelik doğrudan tehditlerle ilgilenmiyoruz; ancak insan kullanım kolaylığı için yetersiz biçimde tasarlanmış bilgisayar sistemlerinin yarattığı hayal kırıklıkları, tabandaki insanların sık sık ortaya çıkan hata ve gecikmelerden kendilerini sorumlu hissetmeleri durumunda, kesinlikle ciddi psikolojik sıkıntılara yol açabilir. Bu sıkıntı, bazı kişilerde mutlaka fiziksel sağlık sorunlarına dönüşecektir. Bunun yalnızca varsayımsal bir soyutlamadan ibaret olmadığını, bilgisayar sistemleriyle bağlantılı iş durumları son derece sinir bozucu ve olumsuz olarak değerlendirilen, kişisel temasım olan çok sayıda acıklı vakadan söz ettiğimi vurgulamak isterim.

Bell Labs, İnsanileştirilmiş Kodların Getiri Sağladığını Buldu

Yaklaşık 1970 gibi erken bir tarihte, New Jersey’deki Bell Labs, Bell Corporation’daki (ABD’nin baskın telefon şirketi) çok sayıdaki çalışanının iş durumunun dar ama önemli bir yönü üzerine kapsamlı araştırmalar yürüttü. Farklı geçmişlere sahip 350 Bell System personelini kapsayan 40 deney yaptılar. Çalışanlara 60 kod sunuldu ve bunları zorluk derecesine göre değerlendirmeleri istendi; 1 en zor, 9 ise en kolaydı. Her deney, tipik çalışanlarının günlük olarak birçok kez raporlamak zorunda kaldıkları en yaygın kodları—öncelikle coğrafi konumlar ve telefon ekipmanı parçaları—ne kadar kolay kullanabildiklerine dair veriler elde etmek üzere tasarlanmıştı.

Tom Gilb Norveç’te bağımsız bir danışmandır ve 1958’den beri bilişim alanında çalışmaktadır; 1968’den bu yana ise yüksek derecede insanlaştırılmış sistemler konusunda uzmanlaşmıştır. Birçok ülkede düzenli olarak danışmanlık ve eğitim vermekte olup, çok sayıda kitabın yazarıdır.

Sonuçlar, her bakımdan, İkinci Dünya Savaşı’ndan önceki elektromekanik makinelere kadar uzanan erken veri işleme geleneklerinin bir sonucu olarak yaygın biçimde kullanılan tipik soyut sayısal kodların (001, 002), çalışan verimliliği için önemli bir engel oluşturduğunu göstermiştir. Anlamlı anımsatıcı (mnemonik) kodların üzerinde çalışılması en kolay kodlar olduğu değerlendirilirken, alfasayısal ve sayısal kodların daha zor olduğu saptanmıştır.

İnsanlaştırılmış Kodlar Öğrenmesi ve Doğru Hatırlaması Daha Kolaydır

Sonuçlar, kodlar temsil ettikleri şeyle ilişkili ve kolay hatırlanabilir olacak biçimde insan odaklı olarak tasarlandığında, insanların bu kodları öğrenme, hatırlama ve doğru biçimde yeniden üretme yeteneklerinde belirgin bir iyileşme gösterdiklerini ortaya koymuştur.

Bell’in Ortak Kodlama Politikası

Sonuçlar o kadar çarpıcıydı ve Bell kendi ünlü araştırma laboratuvarlarının çalışmalarına güvenebileceğini biliyordu ki, şirketin bilgisayar uzmanlarının tasarım yeteneklerine güvenmeye devam edemeyeceği açıkça ortaya çıktı. Bu uzmanlar, devasa ölçekteki çalışan verimliliği, müşteri hizmetleri ve doğruluk gibi çok daha büyük soruları yeterince dikkate almadan, kendi geleneklerine ve kişisel kolaylıklarına göre tasarlamayı sürdürüyorlardı.

Kurumsal bir politika 25 maddede formüle edilip uygulamaya kondu ve her bir madde, daha önce bahsedilen araştırma sonuçlarından en az biriyle desteklendi. Politikanın her bir maddesi, uygulandığında artan verimlilik ve doğruluk sağlayacak şekilde tasarlanmıştı.

Ardından, 1977 yazında New Jersey’de ziyaret ettiğim Ortak Kodlama Ofisi’nin kurulmasıyla politika yaptırım gücüne kavuşturuldu. O dönemde 60 kişiyle faaliyet gösteren bu ofis, çeşitli ABD Bell şirketlerine politika doğrultusunda insan odaklı sistemlerin nasıl yapılacağı konusunda danışmanlık veriyordu. Bu grup, sistemler zaten değiştirileceği zaman devreye giriyordu; her şeyin bir gecede değiştirilmesini dayatmıyorlardı. Ancak yıllar boyunca yapılan her değişikliğin, personelin kullandığı kodların daha yüksek düzeyde insan mühendisliğine doğru ilerlemesini sağladıklarından emin oluyorlardı.

Bell, çalışan emeğinin büyük bir bölümünün veri işleme ve bilgisayar sistemleriyle temasla ilgili olduğu herhangi bir şirket veya kurumdan muhtemelen farklı değildir. İnsanlar, Bell’de ya da başka bir yerde, soyut kodlar ve prosedürlerle ya da daha doğal insan iletişim sistemleriyle ilişki kurma yetenekleri açısından temelde aynıdır. Soyut sayılar insanlar için bu kadar iyi bir fikir olsaydı, konuşma biçimimizi de buna dönüştürmemiz gerekirdi. Oysa günümüzde saf soyut sayılar, esas olarak insanların mesajın anlamını öğrenmesini zorlaştırmak amacıyla kriptografik kodlar olarak kullanılmaktadır.

Hepimizin Bell’inkine benzer politikalara ve örgütsel danışmanlara ihtiyacı olduğunu öne sürüyorum. Ancak henüz hepimiz bunun farkında değiliz. Bu makalenin amacı, bu sorunun doğasına ilişkin olarak etkili konumlardaki kişilerin farkındalığını artırmak ve bazı çözümler önermektir.

Çalışmanın İnsan Unsurunun, Makine Unsuruna Kıyasla Maliyeti

Montgomery Phister, dikkat çekici derlemesi Data Processing Technology and Economics’te, veri işleme sistemlerinde insan ve makine unsurunun maliyetine ilişkin onlarca yıllık veriyi büyük bir titizlikle toplamış ve analiz etmiştir.

Onun verilerini bir çıkış noktası olarak kullanarak, 1980 yılına gelindiğinde ABD’de doğrudan veri işleme departmanı personel maliyetlerinin bilgisayar donanımı maliyetinin altı katından fazla olacağını tahmin ediyorum. Bu, bilgisayarların 30–35 yıl önceki çocukluk döneminden bu yana göreli maliyetlerde %300’lük bir artış anlamına gelmektedir. Açıkça görülmektedir ki, geçmiş yıllarda geliştirilen gelenekler ve öncelikler bu gerçeği yansıtacak şekilde değiştirilmelidir.

Birçok insan bilgisayarın büyük değişiklikler meydana getirdiği görüşünde olmasına rağmen, kodların, formların ve raporların tasarlanma biçiminde ve verilerin bilgisayarlara girilmesine yönelik prosedürlerde, İkinci Dünya Savaşı’ndan öncesine kıyasla son derece az değişiklik olduğunu gözlemledim. Örneğin, IBM Corporation’ın veri işleme kodlarının nasıl tasarlanacağına ilişkin 1936, 1956 ve yakın tarihlerde yazılmış metinlerini karşılaştırdım ve değişim derecesinin önemsiz olduğunu gördüm. Bu durum, dünyanın dört bir yanındaki çok sayıda ve çeşitli veri işleme sistemini gözlemlediğimde daha da belirginleşmektedir. Bilgisayarlara yönelik insan iletişimi yöntemleri, esasen onlarca yıl önce geliştirilen aynı ilkel yöntemlerdir. Bu gerçek, eski ve soyut kodların ve prosedürlerin elektronik çevrimiçi etkileşimli bilgisayar terminallerine aktarılmasıyla yalnızca yüzeysel olarak gizlenmektedir.

Yalnızca hızla artan insan maliyet bileşenini yeterince dikkate almamakla kalmadık, aynı zamanda günümüz bilgisayarlarında fiilen mevcut olan hız ve kapasiteden yararlanmayı da büyük ölçüde ihmal ettik. Hâlâ sınırlayıcı faktörün mekanik bir rölenin hızı olduğu varsayımıyla hareket ediyoruz. Veri işleme kodlarının ve prosedürlerinin insan mühendisliği yoluyla, mevcut ekipmandan daha tam yararlanma potansiyeli başka kaynaklarda ayrıntılı biçimde belgelenmiştir. Bunu kitapların tanıtımını yapmak için değil, bir eylem planına karar verdiğinizde bilgisayar uzmanlarınızla yüzleşebileceğiniz somut bir bilgi birikimine sahip olmanızı sağlamak için vurguluyorum. Çoğunun bu makalede ileri sürülecek iddiaların büyük bir bölümünü inkâr etmesini bekleyebilirsiniz; çünkü uzun süredir farklı bir şekilde eğitilmişlerdir ve bu kalıbın dışına çıkmaları için yeterli motivasyon verilmemiştir.

Artık insanlara sistemlere uyum sağlamayı öğretmektense sistemleri insanlar için tasarlamanın giderek daha fazla karşılık verdiği uzun vadeli maliyet öncelikleri tersine dönüşü, Phister’ın verilerine dayanan başka bir öngörüyle çarpıcı biçimde gösterilmektedir. Buna göre, 1980 yılına gelindiğinde veri işleme departmanı maliyetlerinin yaklaşık %70’i insan bileşeni olacak, bu oran 1955’te %40’tı.

Buna, bu maliyetlerin yalnızca veri işleme departmanının çok dar ekonomik çerçevesiyle ilgili olduğu önemli gerçeğini de eklemeliyiz. Birçok şirkette, veri işlemenin etkisine ilişkin asıl önemli ekonomi, şirketin diğer alanlarındadır ve veri işleme departmanı bütçesinin genellikle şirket bütçesinin %1 ila %5’i civarında olduğunu hatırladığımızda, bu alanlar kolaylıkla 20 ila 100 kat daha büyük olabilir.

Diğer bazı kurumlar ise hizmet verdikleri geniş kamu kitlesinin ekonomisini dikkate almak zorundadır; bu, ulusal, etik ya da piyasa gücüyle ilgili ekonomik nedenlerden kaynaklanabilir. Bunlar, toplam iç şirket veya kurum ekonomisinden bile çok daha ağır basabilir.

Son olarak, birçok insan mühendisliği durumunda kritik unsurun güvenlik, emniyet ya da kıt insan kaynaklarının (örneğin doktorlar veya mühendisler) kullanımı olduğunu ve bilgisayar sisteminin insan mühendisliğinin bu unsurlara da sıklıkla hayati bir katkı sağladığını göz ardı etmemeliyiz.

Gelecekteki Tehditler

Halihazırda, hem insanların yanlış kullanılmasını hem de bilgisayar otomasyonundaki fırsatların yeterince değerlendirilmemesini içeren bir yoldayız. Bu “kötü mimari”, veri Frankenstein’ları üreten kurumlar üzerindeki baskıyı artırmaktadır. Aşağıda ortaya çıkacak potansiyel olayların ve eğilimlerin bir listesi yer almaktadır. Nitekim, hepsi olmasa da çoğu şimdiden gerçekleşmektedir.

İş kaybı — Müşterileriniz ve kamuoyu, daha kullanışlı, hızlı ve güvenilir hizmet alabilecekleri rakiplerinize yönelecektir.

2. Hizmet Potansiyelinin Kaybı

Hükümetler ve yerel yönetimler, amaçlanan hizmetleri sunamaz hâle gelecektir. Ağır prosedürler, doldurulması gereken formlar, gecikmeler ve hatalar nedeniyle üretken kapasiteleri çok düşük olacaktır. Bu durum, örneğin yazarın ülkesinde doktorlar ve Ulusal Sağlık otoriteleri için şimdiden yaşanmıştır.

3. Ürünler İçin Pazar Kaybı

Birçok işletme, daha iyi bilgisayar mantığı kullanımı yoluyla kullanım kolaylığı ve güvenilirliği artırarak, ulusal ve uluslararası pazarda rekabet güçlerini önemli ölçüde yükseltebilecek ürünler geliştirmektedir. Yüksek derecede çekici insan arayüzlerini uygulamakta geç kalan şirketler, pazarda doğal olarak geride kalacaktır.

4. Çalışanların Daha Fazla Otomasyona Direnci

Birçok çalışan, öğrenme, kullanma ve sistemi etkin kılma yeteneklerinden başka öncelikleri olan bilgisayar sistemi uygulamalarından zaten ciddi biçimde zarar görmüştür. Bu çalışanlar, daha fazla otomasyon girişimine doğal olarak direnecektir. Uç bir örnekte, ABD’de bir çalışan yakalanmadan önce 18 ay boyunca sistemini bilinçli olarak onlarca kez sabote ettiği için hapse girmiştir.

Yönetim de, bilgisayar uzmanlarının basit ve kullanışlı sistemler sunma konusunda güvenilir olmadığını öğrendikçe, bu dirence önemli ölçüde katkıda bulunacaktır.

5. Abartılı Sendika Denetimi

Sendikalar, üyelerini hayal kırıklığı yaratan, güvensiz sistemlere ya da mevcut beceri ve geçmişlerinden yararlanamayan sistemlere karşı savunmak için doğal olarak harekete geçecektir. Üyelerinin mevcut yeteneklerine ve ilgi alanlarına uyumlu olmayan sistemlerin kârlılığını geciktirme ve yok etme gücüne ve motivasyonuna sahiptirler.

İnsanlaştırılmış Bilgisayarların Bir Sonucu Olarak Çevresel Fırsat

Bilgisayar sistemi geliştirmeye yönelik geleneksel yaklaşım, kamuoyunu, çalışanları ve sendikaları zaten yabancılaştırmıştır. Hatta üst ve orta kademe yönetimin, makul olmayan biçimde tasarlanmış bilgisayar sistemlerini genel olarak bilgisayar sistemleriyle özdeşleştirdikleri için, daha fazla bilgisayarlaştırmaya karşı çeşitli derecelerde şüpheyle davrandıklarını sıkça gördüm.

Bilgisayar sistemleri ve bunların sıklıkla ürettiği soyut kodlar, ayrıntılı formlar, okunaksız raporlar ve belgeler, açıkça bir tür çevresel kirliliktir.

Günlük yaşamda, can sıkıcı ve sinir bozucu biçimlerde, birçoğumuz için yaşam kalitesini düşürürler (005, 009, 012).

İnsanların görevlerini en az dikkat dağınıklığı ve en yüksek nezaket, hoşgörü ve yardımseverlikle yerine getirmelerine adanmış bilgisayar sistemleri, ortak çevremizin kalitesini artıracaktır. Bunu yapabiliriz; ancak üst yönetimin, çalışan temsilcileriyle birlikte hareket ederek ve basının gözetimi ve eleştirisi altında, değişimi sağlaması gerekir.

Veri ortamını erken dönemde kirletmiş olmamıza ve bu tarzı sürdürmeye yönelik her türlü girişime gülmeliyiz. Araçlarımızdan üstün nitelikte yardım beklediğimizi göstermeliyiz. Bilgisayarlar, onları nasıl tasarlarsak öyle araçlardır. Yaşamlarımızı kirletiyorlarsa, kabul ettiğimiz şeyi elde ediyoruz demektir.

Bilgisayarlaştırılmış Sistemlerin İnsan Mühendisliği İçin Ekonomik Fırsatlar

İnsan mühendisliği; güvenlik kaygıları, çalışan ilişkileri, halkla ilişkiler, verimlilik ya da saf ekonomik yatırım nedenleriyle motive edilebilir. Bu bölüm, bilgisayarlaştırılmış sistemlerin daha fazla insan mühendisliğiyle ele alınmasının etkilediği bazı ekonomik faktörlere bakmaktadır.

Genel Kamuoyunun Zaman ve Çabasından Tasarruf

Bu husus, kamuoyuyla etkileşimde bulunan devlet, kamu hizmetleri veya toplu taşıma gibi tüm büyük kuruluşlar tarafından dikkate alınmalıdır. Ulusal bir sağlık sigortasının sağlık personeliyle etkileşimi gibi bazı durumlarda da aynı değerlendirme geçerlidir.

Formları, kodları ve raporları, çok sayıda kullanıcının veriyi işlemek için gerekenden daha fazla çaba harcamasını zorunlu kılacak şekilde tasarlamak etik değildir—buna toplumsal veri kirliliği diyebiliriz.

Kullanıcı kitlesinin harcayacağı önemli ölçüde çabayı azaltmak için gereken tasarım, programlama ve bilgisayar makine zamanı maliyeti, bu çabanın, zamanın, maliyetin ve yeteneğin sağlayabileceği tasarrufun çoğu durumda binde birinden daha azdır.

Bir bilgisayar uzmanının bu “ulusal” ekonomiyi dikkate almasını beklemek gerçekçi olmadığından, bu hususa öncelik verilmesini sağlamak ve teknolojinin makul sınırlarına kadar uygulanmasını görmek üst yönetimin sorumluluğu hâline gelmektedir.

Genel kamu için yaklaşık otuz sekiz (38!) haneli BBC Radyo/TV lisans numarası, yönetim ipleri gerektiği gibi çekmediğinde teknologların ne kadar gülünç uçlara gidebildiğinin (ve bunu Times’ta savunabildiğinin!) başlıca bir örneğidir. Birçok sağlık çalışanının başka otoriteler için form doldururken taşıdığı yük, ancak yönetim ve etkilenen meslekler bu tür aşırılıkları durdurmaya karar verdiğinde önlenebilecek, kıt ve kritik insan emeğinin kabul edilemez bir biçimde kötüye kullanımına başka bir örnektir. Bugün bunlara yalnızca, mevcut ve gelecekteki ekonomi ve teknolojiyle büyük ölçüde gereksiz olduklarını çok az kişinin fark etmesi nedeniyle katlanılmaktadır.

Kendi Çalışanlarınızın Zaman ve Çabasından Tasarruf

Belirli veri işleme alanlarında insan mühendisliğinin derinlemesine uygulanması (yani insan mühendisliğinin tüm yöntemlerinin kullanılması), genel bir kural olarak, insan verimliliğini önemli ölçüde artırabilir. Bir pratik kural olarak, İnsanlaştırılmış Girdi ilkelerini kullanarak bir veri işleme uygulamasını yeniden tasarladığımızda, iş operasyonlarında üç ila on kat arasında kolayca ölçülebilir bir azalma bekleyebiliriz (003, 006).

Enflasyona ve Değişken İşgücü Arzına Karşı Koruma

Artan insan mühendisliği, artan otomasyonla aynı anlama gelir. Uzun yıllar boyunca tekrarlayıcı nitelikteki insan emeğinden tasarruf etmek için, bugün tasarım, programlama ve bilgisayar donanımına yatırım yaparız. İşgücümüzün daha büyük bir bölümü otomatikleşir ve ihtiyaç duyulduğunda, insani sonuçlar olmaksızın “işe alınıp çıkarılabilir”.

Bu durum, ekonomik canlanma dönemlerinde aşırı iyimser biçimde işe alım yapmanın ve sonrasında bunu azaltmak (ya da daha kötüsü, yedek sermaye tükenerek çekirdek çalışanların geçimini tehdit edecek noktaya gelene kadar sürdürmek) zorunda kalmanın insani, sendikal, toplumsal ve hukuki sorunlarını önler; yakın zamanda Norveç’teki Tandberg şirketinin çöküşünde bunu gördük.

Daha Rekabetçi Hizmetler veya Ürünler Sayesinde Artan Pazar Payı

Bilgisayarlaştırılmış sistemlerin derinlemesine insan mühendisliği şu anda o kadar nadirdir ki, bunu şimdi yapma fırsatını değerlendiren herhangi bir şirket, kendi endüstrisi ya da hizmet alanında doğal olarak lider konuma gelecektir. İnsanlara sağlanan kullanım kolaylığının, birçok alanda ürün satın alma ve tekrarlanan hizmetleri kullanmaya devam etme kararında önemli bir faktör olduğu bilinmektedir.

Bu alana yönelik başarılı bir girişimin artan pazar payıyla sonuçlanmasını beklemek için her türlü neden vardır; ancak uzun vadede rekabet edebilmek için herkesin buna katılması gerekeceğinden, bu durum yalnızca öncüler için geçerlidir. Örneğin bankalarımın ve sigorta şirketlerimin bunu göründüğünden çok daha iyi anlamasını isterdim. Açıkça bu yönde ilerliyorlar, ancak bu alandaki yönetim yönlendirmesinin eksikliği nedeniyle uzun yıllar boyunca pek çok mevcut fırsatı kaçırdılar.

Mayıs–Haziran 1980, COMPUTERS and PEOPLE

Bilgisayarlaştırılmış Sistemlerin İnsan Mühendisliği İçin Teknik Fırsatlar

Aşağıdaki liste, sistemle ilişkili insan verimliliğini artırmak amacıyla, çoğu önemsiz olmayan bilgisayar sistemi tasarımı tarafından gerçekçi biçimde dikkate alınabilecek belirli teknik olanakların kısmi bir örneğidir. Birçok durumda bu unsurlar, mevcut sistemlere uygun eklemeler yapılarak gerçekleştirilebilir. Destekleyici teknik ayrıntılar, özellikle (003) numaralı kaynak olmak üzere, referanslarda mevcuttur.

1. Doldurulması Gereken Formların Azaltılması veya Ortadan Kaldırılması

Birçok durumda bilgisayar girdi formu artık teknik olarak gerekli değildir. Bu, daha önceki ve daha sınırlı veri işleme teknolojilerinin veya ekonomik koşullarının bir kalıntısıdır. Çoğu zaman ek bir iş adımını temsil eder; gecikmelere, ilave çalışmaya ve ek hata olasılıklarına yol açar.

Çoğu durumda, verinin kaynağı ile bilgisayar arasında çok daha doğrudan bir yaklaşım mümkündür. Bilgisayar profesyonellerinin çoğu henüz bu tasarım problemini ele alacak şekilde eğitilmemiştir; ancak burada iyileştirmeler yapma motivasyonu kendilerine verildiğinde bunu başarmanın özellikle zor bir yanı yoktur.

2. Bilgisayarlarla İlişkili Olarak Hâlen Kullanılan Kodların Basitleştirilmesi

Kredi kartınızda veya banka hesabınızda bulunanlar gibi, günümüzde tercih edilen uzun sayısal kodların çoğu, gelecekte geçerli olmayan ya da olmayacak teknolojik sınırlamaların bir sonucudur. Bu kodlar esas olarak dar kapsamlı makineden makineye iletişim ihtiyaçlarına hizmet eder ve gelecekte makinelerin içinde belki sınırlı bir kullanım alanına sahip olabilir.

Ancak insanlar ile makineler arasındaki arayüzde, içerik ve doğruluk açısından değişken olsalar bile, adlar ve adresler gibi insanların doğal olarak tercih ettiği kodları kullanabiliriz. Bilgisayar dosyalarında doğru kaydı bulma işi makineye ya da insanlar ile makineler arasındaki bir diyaloğa bırakılabilir.

3. Kısmi Bilgilerin Değişik Sıralamalarla İşlenmesi

Erken dönem veri işleme teknolojilerinin teknik sınırlamaları nedeniyle, eksiksiz bir bilgi kümesinde ısrar edilmesi ("tüm formun doldurulması") ve bunun her zaman önceden belirlenmiş bir sırayla sisteme girmesinin sağlanması yönünde güçlü bir gelenek ortaya çıkmıştır.

Bu artık gerekli değildir; çünkü bilgisayarların mantıksal yetenekleri, bilgisayar veritabanı bilgilerine dayanarak eksik bilgileri geri getirme ya da çıkarımda bulunma yeteneğiyle birleştiğinde, insanların doğal olarak ortaya çıkan eksikliklerle iletişim kurmasına olanak tanır (çoğu zaman dışarıdan gelenler, bu bilginin zaten dosyalarımızda saklandığına haklı olarak inanırlar).

Bilgisayar, mevcut görevleri çözmek için gerçekten hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu belirleme konusunda tamamen yetkindir ve bilgi toplama sürecimizi gerekli asgari düzeyde tutmamıza yardımcı olacaktır.

4. Bilgisayar Çıktı Sayfası İçeriğinin Alıcıya Göre Uyarlanması

Yine, erken dönem bilgisayarların mantık ve metin depolama konusundaki sınırlamalarına dayanarak, bilgisayarlar tarafından yazdırılan formlarda yüksek derecede standartlaşmayı rutin olarak kabul etmiş bulunuyoruz. Bilgisayarın bu işi yapmasını önlemek için çoğu zaman fazla miktarda bilgi önceden basılır. Bu durum okuyucunun kafasını karıştırabilir.

Okuyucunun, umarız formun arka yüzünde basılı olan, ancak doğrudan açıkça yazılması daha iyi olacak kodları (örneğin bir faturada Katma Değer Vergisi anlamına gelen “65”) yorumlaması beklenir. Küçük işletme bilgisayarları, 1960’ların erken dönem bilgisayarlarının birçok sınırlamasına sahiptir ve bu da, 1980’lerin en küçük bilgisayarlarının bile günümüzde çoğu sistem tarafından uygulanandan çok daha yüksek bir insan mühendisliği düzeyine sahip olabilmesine rağmen, bu geleneklerin sürdürülmesi yönündeki cazibeyi artırır.

Kullanıcının parametrelerine (müşteri türü, coğrafi bölge, önceki satın alma geçmişi, belirli veri türleri için özel talepler) son derece yüksek derecede yönelim sağlayacak biçimde basılı materyali yeniden tasarlamak için bir fırsat vardır (011). Bu da alıcıyla sorunsuz ve hatasız bir bağlantı sağlanmasına büyük ölçüde katkıda bulunacaktır.

Daha yüksek derecede uyarlanmış programlara yapılacak gerekli yatırım, bu uyarlamanın yapılmamasının proje maliyetinin yüzde bir ila beşini geçmemelidir.

5. Bilgisayarın Normal Davranışı Gözlemlemesine ve Buna Uyum Sağlamasına İzin Vermek

Bilgisayarlardan önce, insanlar hizmet ettikleri çevrenin belirli örüntülerini doğal olarak gözlemler ve kaydederdi. Bunu yapmaktan kaçınamazlardı. Günümüzdeki bilgisayar programlarının çoğunda bu gözlem gücü programlanmamıştır; ya da veri toplansa bile sistem bunu kullanacak şekilde programlanmamıştır.

Yapılabilecek basit şeylere bir örnek olarak: Bir müşteri veya kullanıcı normalde fatura için birkaç ek kopya gibi özel bir hizmet talep etmişse ve bu müşteriden, bu hizmeti açıkça istemeden bir sipariş gelirse, bilgisayar muhtemelen bunu istediği gerekçesiyle yine de ona verecek şekilde programlanmış olabilirdi.

Hatta bir mesaj, bilgisayarın bunu istediğini tahmin ettiğini ve istemiyorsa bir dahaki sefere bunu söyleyebileceğini belirtebilir.

Bir başka örnek, bir finansal muhasebe sisteminde kaydedilen para tutarlarının normal örüntülerinin izlenmesidir; hem belirli hesaplara normalde yatırılan veya kaydedilen en yüksek tutarlar açısından, hem de tutarın niteliği açısından (çift sayılar, 5’e bölünebilen sayılar, son iki hanesi 95, 98 veya 99 olanlar). Bu örüntüler bireysel olarak kaydedilebilir ve gelecekteki tutarları kontrol etmek ve gereksinimlere bağlı olarak memurlara, profesyonellere veya denetçilere “şüpheli” uyarıları vermek için kullanılabilir.

Sistem Kullanıcısının Haklar Bildirgesi

Hem kendi çalışanlarınız hem de sisteminizden etkilenen dışarıdakiler — genel kamuoyu ile diğer kurum ve şirketlerin çalışanları — bilgisayar sistemlerinde makul bir insan mühendisliği standardı bekleme hakkına sahip olmalıdır.

Sistemin insanileştirilmesi normalde sistemi geliştiren kurumun yararınadır; bu nedenle haklar bildirgesinin temel işlevi, sistem mimarlarına yerine getirmeleri beklenen görevi hatırlatmak ve sistemleri insanileştirme konusunda onlara destek sağlamaktır. Bu “haklar bildirgesi”nin biçimi aşağıdaki gibidir:

Sistem formları, talimatları ve çıktıları, sistemi kullanmak zorunda olan tüm insanlar tarafından kolayca, hemen ve güvenilir biçimde anlaşılabilir olmalıdır.
Bilgisayarlaştırılmış bir sistemin kullanıcıları ya da doldurulması gereken bir form veya yazılması gereken kodlar gibi herhangi bir uzantısı, doğru eylemler konusunda tereddüt yaşadığında, mümkünse bilgisayarın kendisinden olmak üzere, anında danışmanlığa erişebilmelidir.
Bilgisayar sistemleri, yaygın olarak kullanılan veri biçimlerinin çoğunu anlayacak şekilde programlanmalıdır. İnsanların, bilgisayar programcısının uygun bulduğu kesin ve keyfi yöntemi öğrenmesi bir gereklilik olmamalıdır. Bilgisayarın, insanların kendilerini ifade ederken yaygın olarak uygun bulduğu biçimlerin çoğunu öğrenmesi gerekmelidir.
Bilgisayara veri veya talimat verme sırası, sistem kullanıcısının ortamına uyacak şekilde değiştirilebilir olmalıdır.
Sistem, insanlara, onların çevresine, alışkanlıklarına, geleneklerine ve insani hata eğilimlerine uyarlanmalıdır.
Kodlar, kod kullanıcılarının tercih ettiği kodlar olmalıdır; çünkü bunlar toplam sistem ekonomisi açısından en güvenilir ve en verimli kodlar olacaktır.
Sistemler, beklenen kullanıcı grubu içindeki en az yetkin kişiler tarafından başarılı biçimde kullanılabilecek şekilde tasarlanmalıdır.

Mayıs–Haziran 1980 için COMPUTERS and PEOPLE

Kullanıcılar bir sistemi kullanırken hata, işbirliği eksikliği, memnuniyetsizlik veya verimlilik düşüklüğü belirtileri gösterdiğinde, tüm taraflar bu başarısızlığın sorumluluğunu asla kullanıcılara değil, sistemin tasarımına yüklemeli ve sistem tasarımında tatmin edici değişikliklerin yapılmasını beklemelidir.
Makinenin insan zihninden veya omuzlarından bir yük alabildiği her yerde ve her zaman, bunun ciddi biçimde değerlendirilmesini bekleme hakkımız vardır.
Kullanıcı her zaman haklıdır.

İnsanileştirilmiş Bilgisayar Sistemleri için Yönetim Kılavuzları

Değerlendirmeniz için bazı olası eylem yolları aşağıda sunulmaktadır.

Mevcut bilgisayarlaştırılmış sistemlerde otomasyon derecesinin artırılma potansiyeline ilişkin bir çalışma yaptırın.

Kimler etkileniyor, ne ölçüde etkileniyorlar ve değişikliklerin maliyeti ne olur?

Hizmet verdiğiniz çalışanlara ve halka yönelik otomatik yardım derecesini, günümüzde pratik olan en ileri düzeye kadar artırmayı hedefleyen bir şirket politikası geliştirin.
Sunulan potansiyeli hissetmek için mevcut sistemlerde kısa vadeli ve küçük ölçekli bir değişiklik başlatın.

Verimlilik ve güvenilirlik artışını, ayrıca çalışanların veya kamunun bu değişikliğe ilişkin görüşlerini kaydedin.

Bu, personelinize deneyim ve güven kazandırmak için bir pilot çalışmadır.

Veri işleme yönetiminizden, tüm bilgisayar profesyonellerinin yeni insanileştirilmiş teknik tasarım yöntemlerine makul ölçüde aşina olmasını ve en az bir kişinin uzman olarak kapsamlı biçimde eğitilmesini sağlamasını isteyin.
Çalışan temsilcilerini sürece dâhil edin.

Onlardan, çalışma ortamlarını daha üretken, güvenilir ve rahat hâle getirecek değişiklikleri dile getirmelerini isteyin.

Tüm yeni projelerin, veri işleme sistemlerindeki insan verimliliği faktörlerine ilişkin özel ve ölçülebilir hedeflere sahip olmasında ısrar edin.

Bunlar iş üretimi, hatasızlık, eğitim düzeyi ve tatmin edici çalışma ortamına ilişkin kişisel görüşleri içerir.

Sistem tasarımını hayata geçirecek yönetim ve çalışan temsilcileri, bu alandaki ihtiyaçlarını ifade etme yöntemleri konusunda eğitilmelidir.

Tüm büyük ve uzun vadeli projelerin, gerekli değişim sinyallerinin yakalanıp harekete geçirilmesi için hem otomatik hem de örgütsel geri bildirim mekanizmalarını planladığından emin olun.

Bilgisayarlaştırılmış sistem, mevcut gerçek dünya olaylarına sürekli olarak evrilmeli ve uyum sağlamalıdır.

Mevcut sistemlerinizin dışa dönük ve kamusal yönlerini inceleyin.

Müşterileriniz ve genel kamuoyu üyeleri bilgisayar çıktılarınız ile doldurmak zorunda oldukları formlara nasıl tepki veriyor?

Eski sisteme yeni bir "arayüz" aracılığıyla önemli ölçüde iyileştirilebilecek en az bir alan belirleyin.

Bu türden en az bir değişiklik yapın ve değişikliğin etkilerini ölçün.

İnsan ve bilgisayar kaynaklarının en iyi şekilde kullanılmasına verdiğiniz önemi vurgulamak için yöneticilerinize sürekli sinyaller ve sorular iletmeye devam edin.

Şu anda geliştirilen sistemlerin uzun vadeli geleceğini göz önünde bulundurarak, bu fırsatları kaçırma riskini almaktansa insanileştirmeyi abartmaları yönünde onları teşvik edin.

Şu anda dinlediğiniz uzmanlar sizin dilinizi konuşamıyorsa: konuşabilenlerini bulun.

Ek

Kod Tasarım İlkeleri

Genel

Kodlar, beklenen kod kullanıcıları nüfusu içindeki en az yetkin çalışanlar için tasarlanmalıdır.
Kod kullanıcılarının tercihleri dikkate alınmalıdır.
Yeni bir sistemin hedeflenen kullanıcıları tarafından kullanılan tüm kod sistemleri kümesi dikkate alınmalıdır.
Her kod benzersiz olmalıdır.
Kod sisteminin türetileceği sözcük dağarcığının boyutu tanımlanırken, kod sisteminin öngörülen büyümesine yer bırakılmalıdır.
Basit görevler için tasarlanan kodlarda sayısal karakterlere öncelik verilmelidir.
Anlamı alfa karakterlerle iletmek sayısallara göre daha kolay olduğundan, kodun karmaşık içsel işlenmesini gerektiren görevlerde mümkün olduğunca alfa karakterler kullanılmalıdır.
Anlamlılık, hangi araçlarla olursa olsun ve mümkün olan en çok sayıda yolla kodlara yerleştirilmelidir.
Kod sistemi içindeki tüm kodlara eşit derecede anlam kazandırılamadığı durumlarda, kullanım sıklığı en yüksek olacak kodlara öncelik verilmelidir.
Belirli bir sistem için kod uzunluğu, kod kullanıcısının yetenekleri açısından en uygun hâle getirilmelidir.

Kod Uzunluğu

Kod tasarımcısı, uzun kod ifadelerini fiziksel olarak bölme veya birleştirme konusunda yaygın İngilizce kullanım uygulamalarından yararlanmalıdır.
Uzun kodları veya kod ifadelerini psikolojik olarak kısaltmaya yönelik tekniklerden mümkün olan her yerde yararlanılmalıdır.
Kodları ve kod ifadelerini yapay olarak uzatmanın maliyetlerine ilişkin ödünleşimler dikkatle değerlendirilmelidir.
Kodlar, çalışanın zaten repertuvarında bulunan karakterlerden oluşmalıdır.
Kod sisteminin türetildiği sözcük dağarcığı, benzersiz kodlama ve öngörülen büyümeyle uyumlu olacak şekilde mümkün olduğunca küçük tutulmalıdır.
Belirli bir kod sistemi için sözcük dağarcığı, mümkün olan en az sayıda karakter sınıfı içermelidir.
Herhangi bir sistem için kod tasarımına ilişkin kurallar açıkça tanımlanmalı ve tutarlı biçimde uygulanmalıdır.
Semboller, aynı anlam veya işlev için tutarlı biçimde kullanılmalıdır.
Sözcük dağarcığının boyutu elverdiği durumlarda, görsel veya işitsel olarak karıştırılması muhtemel karakterlerden kaçınılmalıdır.
Algısal olarak benzer karakterlerin ayırt edilmesine yardımcı olan özel teknikler tutarlı biçimde uygulanmalıdır.
Seçenekler mevcut olduğunda, karmaşık karakterler yerine basit karakterlere öncelik verilmelidir.
Seçenekler mevcut olduğunda, karakterlerin seri konumunun etkileri performansı artırmak için kullanılmalıdır.

Biçimlendirme

Kod öğeleri ve ifadeleri, kullanıcının bilgiye duyduğu ihtiyaç sırasına göre biçimlendirilmelidir.
İletileri biçimlendirme ya da bir ifade içindeki kodların düzenlenmesine ilişkin kararlar, sistem kullanıcıları arasında eşgüdüm içinde alınmalıdır.
Kodlanmış iletinin uzunluğu, potansiyel kullanıcıların gerektirdiği asgari bilgiyle sınırlı tutulmalıdır.
Kodlanmış iletilerin biçimlendirilmesi, doğruluk ve eksiksizlik açısından kolay taramayı destekleyecek şekilde olmalıdır.

(Kaynak: Bell Laboratories Record (007))

Kaynaklar

001
IBM
Kodların Hazırlanması ve Kullanımı El Kitabı, kod AM-5 Serisi, Muhasebenin Makine Yöntemleri (1936).

Bu yayının önemi, bilgisayar öncesi bu yöntemler kümesinin hâlen yaygın biçimde öğretiliyor ve kullanılıyor olmasıdır.

002
IBM
Modern Kodlama Yöntemleri, IBM Form 32-3793-6 (1956).

Benzersiz sayısal kodlar yöntemi — insanlar için değil, makineler için kodlar — 1936’dan büyük ölçüde değişmeden, öğretimlerde hâlen baskındır. 1980’lere girerken çoğu bilgisayarlaştırılmış sisteme egemen olan uygulamalar, büyük ölçüde bu teknikler kümesinden türetilmiştir.

003
Gilb T. ve Weinberg G. M.
İnsanileştirilmiş Girdi: Güvenilir Tuşlanmış Girdi için Teknikler. Winthrop Publishers Inc., Cambridge, MA. ISBN 0-87626-345-7 (1977).

Bu ders kitabı, bilgisayar sistemlerini insanlara uyarlamaya yönelik basit, ancak nadiren yazıya dökülmüş bir teknikler kümesini derler. Alfasayısal tuşlanmış veri teknikleriyle sınırlıdır. (Not: İskandinav yayınevi Studentlitteratur, Lund’dur.) Her bir giriş için açıklamalı kapsamlı bir bibliyografya içerir.

004
Gilb T.
Veri Mühendisliği. Studentlitteratur, Lund, İsveç. ISBN 91-44-12621-2 (1976).

İnsanileştirilmiş girdi tekniklerinin özet bir kapsamına ek olarak, bazı vaka çalışmaları sunulmakta ve kullanıcı motivasyonu ele alınmaktadır.

005
Sterling T. D.
Bilgisayarlaştırılmış Bilgi Sistemlerini İnsanileştirme için Kılavuzlar. CACM, s. 609–613 (Kasım 1974).

Konferans raporu önerileri. “Nezaket” ilginç önerilerden biridir.

006
Gilb T.
Veri İşlemede Yeni Nesil Girdi Teknolojisi (BK), Bölüm I (Haziran 1978) ve Bölüm II (Temmuz/Ağustos 1978).

İnsanileştirilmiş girdi teknolojisine ilişkin, veri işleme yönetim düzeyinde bir genel bakış.

007
Sonntag L.
İnsan Odaklı Kodların Tasarlanması. Bell Laboratories Record, ss. 43–49 (Şubat 1971).

Bu makalede değinilen Bell’deki araştırmaya ilişkin özgün rapor ve bundan geliştirilen kod tasarım ilkeleri.

008
Bell Laboratories Inc.
Ortak Dil Kodlama Kılavuzu. Bell Laboratories iç yayını (1970).

Bu yayın, yaklaşık 27 sayfa boyunca insanileştirilmiş kodların geliştirilmesine yönelik ayrıntılı kuralları ve prosedürleri açıklamaktadır. Bell Labs, Piscataway, NJ 08854, ABD adresindeki Ortak Dil Bölümü, Standart ve Kod Geliştirme Sorumlusu’ndan talep üzerine temin edilmiştir.

009
Sterling T. D. ve Laudon K.
Bilgi Sistemlerinin İnsanileştirilmesi. Datamation, ss. 53–59 (Aralık 1976).

“Yönetim bilgi sistemlerinin insanileştirilmesi için 25 Ölçüt”ü içermektedir.

010
Phister M.
Veri İşleme Teknolojisi ve Ekonomi. Santa Monica Publishing Co., P.O. Box 3543, Santa Monica, CA 90403, ABD. ISBN 0-917640-01-2 (1976).

Bu olağanüstü kitap, insanların ve bilgisayar teknolojisinin ekonomik ilişkisine dair iyi düzenlenmiş ve dizinlenmiş somut gerçekler içermektedir.

011
Feeney W. R. ve Hood J.
Uyarlanabilir İnsan/Bilgisayar Arayüzleri: Kullanıcı Stilini Dikkate Alan Bilgi Sistemleri.

ACM Computer Personnel SIGCPR içinde, Cilt 6, Sayı 3–4, San Diego State University, ss. 4–11 (Yaz 1977).

Bu ilk deneysel bulgular, bilgisayar veri sunumunun, alıcının psikolojik özelliklerine en uygun biçimde biçimlendirilip yapılandırıldığında daha etkili kullanılabildiğini göstermektedir.

012
Tomeski E. A.
Bilgisayar Uygulamalarına İnsan Faktörlerinin Dahil Edilmesi.

Management Datamatics, IFIP Adm. Group, Amsterdam, Cilt 4, Sayı 4, ss. 115–120 (1975).

Minnesota Üniversitesi’nden Prof. Tomeski’nin bu konuda çok sayıda makalesi ve kitabı bulunmaktadır.

(Lütfen 19. sayfaya bakınız)