What Is a Consultant

Danışman Nedir?

Bir yazılım danışmanı (ya da yazılım evi), yazılım tasarlama, yazma ve destekleme konusunda uzmanlaşmış bağımsız bir profesyoneldir. Doğrudan sizin için çalışır, bir donanım üreticisi için değil; ancak bir üreticiyle çalışmalarını yakından eşgüdümleyebilir.

Bağımsız Danışmanların Avantajları

Neredeyse her büyük bilgisayar üreticisinin müşterileri bağımsız yazılım danışmanları kullanır. Bunun birçok nedeni vardır:

Sorununuzun Bağımsız Analizi — Birçok şirket, sorunlarını gözden geçirmek ve prosedürler ile sistemler hakkında önerilerde bulunmak için bağımsız bir danışmanı tercih eder.
Uygulama Deneyimi — Danışmanlar belirli uygulamalarda kapsamlı deneyime sahip olabilir ve değerli yardım sağlayabilirler.
Çoklu Üreticiden Satın Alma — Entegre bir sistem için birçok farklı üreticiden ekipman satın alıyorsanız, uygulamanızda ve sistemlerin bütünleştirilmesinde uzman bir bağımsız danışman aramak yararlı olabilir.
Yazılım Seçme Özgürlüğünüz — İstediğiniz danışmanı seçebilme olanağı, özel gereksinimleriniz için en iyi yazılımı geliştirme fırsatı verir.

Kendi Gereksinimlerinizi Anlamak

İyi yönetim kararları almak için özel gereksinimleriniz hakkında hangi bilgilere ihtiyacınız olacak?

Başarının anahtarı, gereksinimlerinizi anlamak ve ifade edebilmektir. Yazılım danışmanınız ve/veya üreticinizin temsilcisi, sorununuzu analiz etmenize ve önerilerde bulunmanıza yardımcı olmak için sizinle görüşecektir. Ancak etkili yönetim kararları alabilmek için, bir bilgisayarın ve yazılımın sorununuzu nasıl çözebileceğine dair bir miktar içgörüye sahip olmalısınız.

En basit hâliyle, başlangıç bilginiz (girdi olarak adlandırılır) bilgisayara girilir; bilgi belleğinde saklanır; hesaplamalar yapılır; ve sonuçlar (çıktı olarak adlandırılır) yazdırılır. Tüm bu işlevler yazılım tarafından denetlenir.

Depolanması ve işlenmesi gereken bilginin miktarını ve ona tam olarak ne yapılması gerektiğini belirlemek önemlidir.

Bu sürecin ilk adımı, gerçekten ne istediğinizi bilmektir. Sorununuzu olabildiğince ayrıntılı biçimde tanımlamaya çalışın. Basitse, kısa bir açıklama yeterli olacaktır; ancak birçok ilişkili görevi içeren karmaşık bir durumdaysa, her birini ayrı ayrı listeleyin ve açıklayın. Sorununuzun nasıl çözüleceğine dair bir fikriniz varsa ya da benzer bir sorunu çözmüş birini biliyorsanız, bunu mutlaka danışmanınıza bildirin.

Yazılım danışmanınız ve/veya üreticinizin temsilcisi, ne yapmak istediğiniz ve bunu nasıl yapmak istediğiniz hakkında birçok soru soracaktır. Sorununuzu analiz etmeye ve gereksinimleriniz için en iyi donanım ve yazılım sistemini oluşturmaya çalışacaklardır. Boyut önemli bir husustur. Çok büyük bir sistem fazla pahalı olur. Çok küçük bir sistem ise işinizi verimli biçimde yapamaz.

Temel olarak şu konularla ilgileneceklerdir:

Girdi Bilgileri ve Kaynak Belgeler — Girilecek tüm verilerin bir listesini hazırlamak isteyeceklerdir. Ticari uygulamalarda, kaynak belgeler mevcutsa, sizden örnekler ya da taslak düzenler isteyeceklerdir.
Depolama Gereksinimleri — Depolanması gerekecek bilginin miktarını belirlemek önemlidir. Bilgilerinizin listesi, miktarı, açıklaması ve kullanım amacı gerekecektir.
Hesaplamalar — Tam olarak hangi hesaplamalara ve veri işlemlerine ihtiyaç duyduğunuzu belirlemek isteyeceklerdir.
Çıktı ve Sonuçlar — Hangi bilgiyi, hangi biçimde istiyorsunuz? Çıktınızın satır yazıcısı, daktilo, CRT, kaset bant ya da delikli bant üzerinde olması gerekip gerekmediğini belirtmelisiniz. Bir grafik ya da basılı tabloya ihtiyacınız varsa, taslak çizin ya da istediğinizin bir örneğini kullanın.

Çözümünüzü Gözden Geçirin

Ayrıntıları gözden kaçırmak çok kolaydır. Bu nedenle temsilcinizden ve danışmandan, önerilerini yönetime ana hatlarıyla sunmalarını isteyin. Ardından öneriler talep edin. Bu birçok amaca hizmet eder. Olası sorunlardan kaçınmanın yanı sıra, personelinizi ve yönetiminizi sürece dâhil etmeye yardımcı olur. Onların katkılarını isteyerek birçok korkuyu giderebilirsiniz.

Planınızı gözden geçirirken dikkat edilmesi gereken bazı maddelere ilişkin öneriler şunlardır:

Olası Genişleme — Olası büyümeyi tahmin edin. Mevcut sorununuz 2.000 kalemin girilmesini içeriyorsa, bu sayı 3.000’e ya da 5.000’e çıkacak mı?
Eksik Veriler — Başka bir rapora ya da bazı ek bilgilere sahip olmak yararlı mı?
Prosedürlerinizin Deneme Çalışmasını Yapın — Formlarınızı ve prosedürlerinizi kurduktan sonra, tüm süreci baştan sona çalıştırın. Mümkünse taslak formlar kullanın ve prosedürlerinizin ihtiyaç duyduğunuz her şeyi yapıp yapmadığını görün.

Bir Danışman Bulmak

Bir danışman kullanmak istiyorsanız, bulunduğunuz bölgede mevcut olan danışmanları araştırın. Ayrıca, iş ortaklarınızdan bazılarının önerebilecekleri danışmanlar tanıyıp tanımadıklarını sormak isteyebilirsiniz. Kendi meslek birliğiniz, danışmanlık yapan ya da danışmanlarla çalışmış kişilerin bir listesine sahip olabilir. Bazı bilgisayar dernekleri de bazı ipuçları sağlayabilir:

DPMA — Data Processing Managers' Association
ACM — Association of Computing Machinery

Bir diğer iyi kaynak telefon şirketinin Sarı Sayfalarıdır; aşağıdaki başlıklar altında bakın:

Veri Sistemleri — Danışmanlar ve Tasarımcılar
Otomasyon Danışmanları
Veri İşleme Hizmetleri
Mühendislik Danışmanları

Danışmanla yapılan ilk ziyaret, hem sizin hem de danışmanın birbirinizi daha iyi tanıması için bir zamandır. Muhtemelen bilmek isteyeceğiniz bazı bilgiler şunlardır:

Banka Referansı — Danışmandan bankasının adını ve adresini isteyin.
İş İstikrarı Hakkında Bilgiler — Danışmanın uzun vadeli yetkinlikleri nelerdir? Ne kadar süredir faaliyette olduğunu ve bölgede ne kadar süredir bulunduğunu sorun.

Nelere Bakılmalı

Danışmanın geçmişini ve deneyimini kontrol etmek basittir ve yalnızca az miktarda zaman gerektirmelidir. Gözden geçirmek isteyeceğiniz bazı noktalar şunlardır:

İstikrarlı ve Başarılı İşletme — İyi bir danışmanın iyi bir kredi referansına ve istikrarlı bir işletmeye sahip olması gerekir. Danışmanın banka referansını kendi bankanıza gönderin ve bir kredi referansı isteyin. Ayrıca Dun and Bradstreet, yerel bir kredi bürosu ya da Better Business Bureau ile kontrol edin.
Uygulamanızda Deneyim — Danışmanın probleminizi anlaması çok önemlidir.
Maliyet — Yazılım maliyetleri, toplam çözüm maliyetinizin önemli bir parçası olabilir. Mevcut yazılımlarda yapılacak küçük değişiklikler birkaç yüz dolara mal olabilir. Belirli modüller, donanım maliyetinin ortalama dörtte biri ile üçte biri arasındadır. Büyük bir sistem geliştirme, donanım kadar pahalı olabilir. Maliyetler için bir tahmin alın.
Referanslar — Danışmanın referansları, danışman hakkında bilgi toplamak için en iyi kaynaklardan biridir.
Danışmanın geliştirdiği yazılımın güçlü ve zayıf yönleri nelerdi?
Uzun vadeli destek istenmiş miydi? Eğer öyleyse, danışman iyi destek sağladı mı? Bu destek ek bir maliyetle mi sunuldu?
Danışman, teklifinde yer alan önceki şartnameleri ve diğer taahhütlerini yerine getirdi mi?
Yazılım zamanında teslim edildi mi? Değilse, neden edilmedi?
Geliştirme sırasında değişiklikler yapıldı mı? Ek ücretler nelerdi?
Ne tür kullanıcı eğitimi sağlandı ve bu ek ücrete tabi miydi? Yeterli miydi?
Maliyetler rekabetçi miydi?

Danışmanın yazılımını gerçekten çalışır durumda görmek için müşteri sahalarını ziyaret etmek mümkün mü?

Teklif Talep Etme

Potansiyel danışmanları değerlendirdikten sonra, tek bir danışman seçmek mi yoksa rekabetçi teklifler almak mı istediğinizi düşünün. Her iki durumda da bir teklif talebi (RFP) gönderin. RFP’niz, ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri belirtmelidir. Probleminizi kısaca tanımlayın ve istediğiniz çözümün ana hatlarını çizin. Danışmanı yazılı bir teklif sunmaya davet edin ve bir son teslim tarihi belirtin (iki haftadan bir aya kadar süre tanıyın). Aşağıdaki bilgilerin dahil edilmesini isteyin:

Yazılım Tanımı — Her modülün, genel işlev düzeyine kadar ayrıntılı açıklaması.
İnsan Gücü ve Personel — Geliştirme, eğitim ve destek için öngörülen insan gücü gereksinimleri. Sürece dahil olabilecek danışman personelin özgeçmişleri.
Maliyetler ve Ödeme Yöntemi — Geliştirme, geliştirme sırasında yapılan değişiklikler, eğitim ve uzun vadeli destek dahil tüm ücretler. Bunların her biri sabit maliyetle mi yoksa zaman ve malzeme esasına göre mi ücretlendirilecek?

Teklif ve Sözleşme Hususları

Ödeme Planı ~ Belirli bir plan.
Zaman Çizelgesi ~ Her modül için bir çizelge ve periyodik gözden geçirme toplantıları.
Dokümantasyon ~ Sağlanacak tüm dokümantasyon ve maliyetleri.
Garanti ~ Yazılımın kurulumu sonrasında programlama hatalarına karşı garanti edileceği sürenin uzunluğu.
Eğitim ~ Eğitim yeri, eğitim programı ve varsa maliyetler.
Kurulum Desteği ~ Kurulum sırasında sağlanacak tüm destek ve varsa maliyetler.
Uzun Vadeli Destek ~ Sahada olup olmadığı da dahil olmak üzere tüm uzun vadeli destek ve buna ilişkin ek maliyetler.
Yazılımın Mülkiyeti ~ Yazılımın satışı, kullanımı ve değiştirilmesine ilişkin olarak her iki tarafın mülkiyet ve hakları.

Danışmanın Teklifi

Genellikle danışmanın teklifi, sözleşmenizin temelini oluşturur.

Bir anlaşma imzalamadan önce, istediğiniz ek bilgileri danışmandan yazılı olarak sağlamasını isteyin. Daha sonraki bir tarihte yapılacak değişiklikler veya eklemeler ek ücretlere yol açabilir.

Teklifin bazı bölümleri yazılım danışmanlığı sektörüne özgü olabilir.

Maliyetler ve Ödeme Yöntemi ~ Danışmanlar ya belirli bir işi yapmak için sabit bir ücret alırlar ya da zaman ve malzeme üzerinden ücretlendirirler. Çoğu zaman danışmanlar yazılımın geliştirilmesi için sabit bir ücret, eğitim ve uzun vadeli destek için ise saatlik bir ücret talep ederler.
Ödeme Planı ~ Çoğu danışman, geliştirme süreci devam ederken yaptığı iş için ödeme almayı bekler. Bazı danışmanlar, teklifin kabulünden sonra tutarın bir kısmını, yazılımın tesliminden sonra bir bölümünü ve yazılımdan memnun kalmanızın ardından bakiyeyi talep edebilir. Bir diğer yaygın plan ise yazılım geliştirilirken toplam maliyetin bir kısmının aylık olarak faturalandırılmasıdır.
Yazılım Mülkiyeti ~ Birçok farklı seçenek vardır. Danışman yazılımın mülkiyetini elinde tutmak ve kullanımını size lisanslamak isteyebilir. Bu durumda yazılımı diğer kullanıcılara yeniden satma olanağına sahip olur. Yazılımı size satabilir ancak yeniden satma hakkını saklı tutabilir. Ya da tüm hakları ve mülkiyeti tamamen size devredebilir. Hangi seçeneğin seçileceği, yazılıma ve danışmanla yaptığınız müzakerelere bağlıdır.
Sözleşmenin İmzalanması ~ Anlaşma; sağlanacak yazılım ve hizmetlerin tam olarak neler olduğunu, olası tüm ek maliyetler dahil olmak üzere tüm maliyetleri, ödeme yöntemini, geliştirme programını ve zaman sınırlarını, teslim edilmeme ya da eksik geliştirme durumunda uygulanacak cezaları ve önemli gördüğünüz diğer tüm şartları açıkça belirtmelidir.
Tekliflerin Değerlendirilmesi ~ Teklifleri değerlendirirken en önemli faktörlerden biri maliyet olacaktır. Danışmanların maliyetleri teklif etme biçimleri nedeniyle, belirtilen maliyet gerçek maliyetin iyi bir tahmini olmayabilir. Aşağıdaki tablo, örneğin bir yıl gibi belirli bir dönem için makul giderleri tahmin ederek gerçek maliyeti belirlemede iyi bir tekniği göstermektedir.

(Lütfen 26. sayfaya bakınız.)