Marine Management Systems, Inc.

Systems Operations

300 Broad St.
Stamford, CT 06901

"Deniz taşımacılığı yönetiminin, gemi inşası kadar bir bilim olduğunu kabul etmek zorunludur."

Güncel dünya ekonomik koşullarıyla birlikte, tüm işletmeler üzerinde daha düşük maliyetlerle çalışmak ve varlıkların kullanımını ve verimliliğini artırmak yönünde artan baskılar bulunmaktadır. Dünya deniz taşımacılığı topluluğu, yakıt maliyetlerindeki artış ve düşen navlun oranları nedeniyle özellikle ağır biçimde etkilenmiştir. Yönetimden, sorunlarını çözmelerine yardımcı olacak yeni teknolojilere her zamankinden daha fazla bakması istenmektedir.

Denizcilik endüstrisi, daha düşük maliyetli taşımacılık için konteyner gemileri ve gaz taşıyıcıları geliştirmek gibi gemi teknolojisi tarafında büyük ilerlemelere önemli kaynaklar harcamıştır. Ancak yönetim tekniklerindeki ilerlemelere nispeten çok az harcama yapılmıştır. Gerçekte, denizcilik endüstrisine hizmet eden çeşitli eğitim kurumlarına bakıldığında, bunların tümünün teknik tarafta ileri düzey dersler sunduğu, ancak deniz taşımacılığı yönetimi tarafında çok az şey sunduğu görülür. Bunun nedeni belki de endüstrinin gelenekleri ve servetini zekâsı ve piyasayı alt etmesiyle kazanmış bağımsız gemi sahibinin doğasıdır. Ne yazık ki, günümüzün deniz taşımacılığı şirketlerinin çoğu bu şekilde faaliyet gösteremez.

Deniz taşımacılığı yönetiminin, gemi inşası kadar bir bilim olduğunu kabul etmek zorunludur. Yönetim bilimi ile teknik bilim arasındaki temel fark, yönetim biliminin ele almak zorunda olduğu değişkenlerin sayısı ve değişim hızıdır. Bir gemi, belirli bir hizmeti karşılamak üzere tasarlanır ve inşa edilir ve tasarım sınırları içinde çalışmak zorundadır. Ancak hizmet süresi boyunca, öngörülebilir bir hız ve yakıt tüketimi aralığında faaliyet gösterebilir. Çalışacağı fiziksel çevre de oldukça öngörülebilirdir.

Bugün bir deniz taşımacılığı şirketini yönetmek, sürekli değişen bir ortamda faaliyet göstermeyi içerir. Buna, bugün büyük ham petrol taşıyıcılarında görüldüğü gibi taşımacılık talebinde büyük değişimler, siyasi koşullardaki değişiklikler, toplumsal talepler, döviz kısıtlamaları, yaygın enflasyon, tarife yapıları vb. dahil olabilir. Yönetim, tüm bu etkenlere tepki vermek ve yalnızca hizmetleri sürdürmekle kalmayıp bunu kârlı biçimde yapmaya çalışmak zorundadır.

Kasım 1975’te Lima, Peru’da düzenlenen Dördüncü Pan-Amerikan Deniz Mühendisliği, Liman Mühendisliği ve Deniz Taşımacılığı Kongresi’nde sunulan bir bildiriden uyarlanmıştır.

Bir Yönetim Bilgi Sistemi

Yönetime bilimsel bir yaklaşım neleri kapsar?

Öncelikle yönetim bilgiyle uğraşmak zorundadır. Gemi sahibi aynı zamanda gemi kaptanı ve tüccar olduğunda, tüm sorunlarıyla doğrudan ilgilenebilirdi. Ancak bugün yönetici, esas olarak kendisine başkaları tarafından gönderilen bilgilere dayanmak zorundadır. Gerekli bu bilginin hacmi, onu geleneksel bir biçimde özümseyemeyeceği bir düzeye ulaşmıştır. Yöneticinin masası, okuması gereken tüm raporları alacak kadar büyük değildir; hepsini okumaya, hele hele sınıflandırıp analiz etmeye hiç zamanı yoktur.

Açıkça ihtiyaç duyulan şey, bilginin örgütlenmesidir; böylece yönetici onu kullanabileceği ve üzerine eylemde bulunabileceği bir biçimde alır. Modern, bilgisayar tabanlı yönetim bilgi sistemleri tam olarak bunu yapmak üzere tasarlanmıştır. Bu sistem ayrıca, özellikle uluslararası denizcilik endüstrisiyle ilişkili olabilecek veri iletişimi alanındaki yeni gelişmeleri de kullanmalıdır.

Bir yönetim bilgi sisteminin uygulanmasına yönelik çeşitli yaklaşımlar vardır. Bazı şirketler, büyük ve bütüncül sistemler tasarlamaya ve bunları nispeten kısa bir süre içinde uygulamaya çalışmıştır. Bu girişimlerin çoğu, bilgisayar bakış açısından sistemler kötü tasarlandığı için değil, insanların ya da son kullanıcıların buna hazır olmaması ya da daha da önemlisi, geliştirilme süreçlerinde kendilerine danışılmamış olması nedeniyle başarısız olmuştur.

Denizcilik endüstrisi içinde daha gerçekçi ve başarılı bir yaklaşım, bütüncül veri sistemleri tasarlamak, ancak çeşitli bölümleri adım adım uygulamak olmuştur; bir sonraki adıma, önceki adım kabul edilip başarıyla uygulandığında geçilmiştir.

Diğer bazı sistemler ise, uygulamada modüler adım adım yaklaşım benimsenmesine rağmen, tüm sistem tamamlandığında çeşitli modüllerin birbirine uymaması nedeniyle başarısız olmuştur. Bu durum, sistem planlaması, operasyon personelinden ya da muhasebe sistemi personelinden oldukça ayrı bir grup tarafından yapıldığında tipiktir.

Entegre Bir Denizcilik Veri Sistemi

Gerekli olan, bir deniz taşımacılığı operasyonunun işlevlerini yerine getirmek üzere özel olarak tasarlanmış Entegre bir Denizcilik Veri Sistemidir. Bu, öncelikle toplam bir denizcilik operasyonunu yürütmek için gereken işlevlerin tanımlanmasını ve ardından bu işlevleri yerine getirecek alt sistemlerin geliştirilmesini içerir. Entegre bir Denizcilik Veri Sistemini tanımlamaya yönelik yapılandırılmış bir yaklaşımın tanımı aşağıda verilmiştir.

Denizcilik İşlev Çizelgeleri

Denizcilik İşlev Çizelgeleri (lütfen Şekil 1’den 4’e bakınız), temel yönetim hedefleri ile bu hedefleri gerçekleştirmek için entegre bir veri sistemi arasındaki aşamalı ilişkiyi göstermektedir. Çizelgeler, bir denizcilik organizasyonu içindeki departman sorumluluklarının ve bilgi gereksinimlerinin bir dökümünü sunar ve son olarak bu sorumlulukları ve bilgi gereksinimlerini destekleyen Entegre Denizcilik Veri Sistemi öğelerinin bir listesini içerir.

İşlev Çizelgeleri, organizasyon içindeki işlevsel sorumluluklara göre dikey olarak bölünmüştür. (Bu çizelgelerin daha büyük puntolu kopyaları için lütfen yazara yazınız.)

Şekil 1: Yönetim İşlevleri

Temel Şirket Operasyonları

Planlama ve Mali Kontroller

Şirket mali durumunun izlenmesi
Gelecekteki iş ortamının değerlendirilmesi
Uzun vadeli kurumsal planlama
Bütçeler ve kontroller

Ticari Operasyonlar

Ticari faaliyetlerin izlenmesi
Mevcut piyasa koşullarının değerlendirilmesi
Günlük ticari işletme kararları
Ticari operasyon muhasebesi

Ekipman Operasyonları

Ekipman operasyonlarının izlenmesi
Mevcut işletme koşullarının değerlendirilmesi
Günlük ekipman işletme kararları
Operasyon muhasebesi

Şekil 2: Denizcilik Yönetimi İşlevleri

Planlama ve Mali Kontroller

İşletme ve denizcilik operasyonlarının mali yönlerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi; mali raporların özetlenmesiyle sonuçlanması
Şirketin kârlı bir temelde faaliyet gösterme yeteneğini etkileyen gelecekteki pazarların ve dünya ekonomik koşullarının değerlendirilmesi
Şirket işletme standartlarına dayalı olarak, sefer, filo ve şirket bakış açısından uzun vadeli yeni iş projeksiyonları; şirket operasyonlarının simülasyonu dahil
Departman ve şirket bütçelerinin belirlenmesi, gerçekleşen muhasebe verilerinin toplanması, gerçekleşen ile bütçe karşılaştırmasının analizi ve şirket mali tablolarının hazırlanması

Ticari Operasyonlar

Mevcut operasyonlar ve genel kârlılık açısından şirket performansının izlenmesi ve değerlendirilmesi; özet bir faaliyet raporuyla sonuçlanması
Mevcut piyasa koşullarının değerlendirilmesi ve kısa vadeli yönetim kararlarının ve bunların departman kârlılığı üzerindeki etkilerinin projeksiyonu
Satışlar, kiralamalar, yüklerin ve gemilerin rezervasyonu ve tahsisi gibi şirket işlerinin günlük yürütülmesi; şirket kârları üzerindeki etkinin belirlenmesi
Yük gelirleri, faturalama ve kiralama maliyetleriyle ilgili olarak departman muhasebe kayıtlarının tutulması

Denizcilik Operasyonları

Filonun ve belirli gemilerin işletiminin bütçeler ve standartlarla karşılaştırmalı olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi; özet bir durum raporuyla sonuçlanması
Mevcut işletme koşullarının değerlendirilmesi ve işletme politikalarının projeksiyonu; bunların gelecekteki işletme maliyetleri ve gemi verimliliği üzerindeki etkilerinin belirtilmesi
En düşük maliyet ve en yüksek verimlilik için gemilerin ve terminallerin günlük işletimi
Gemi ve terminal operasyonlarıyla ilgili muhasebe kayıtlarının tutulması

Şekil 3: Denizcilik Bilgi Gereksinimleri

Planlama ve Mali Kontroller

Genel Yönetim - Özet mali raporlar - Kâr ve zarar - Nakit akışı - Bütçe analizi - Sapma analizi

Planlama Departmanı - Endüstri bilgileri (gemiler, limanlar, sahipler, emtialar, gemi satışları vb.) - Şirket işletme standartları (gemiler, limanlar, rotalar, işletme maliyetleri) - Pazar tahmini - Sefer tahminleri - Taşıma maliyeti analizi - Nakit akışı ve kâr/zarar projeksiyonları - Filo projeksiyonları - Şirket mali modelleri - Yeni gemi değerlendirmesi

Muhasebe Kontrol Departmanı - Şirket kâr/zararı - Nakit akışı raporları - Vergi raporları - Bilanço - Borç hesapları - Alacak hesapları

Ticari Operasyonlar

Genel Yönetim - Piyasa özeti - Kiralama performans özeti - Filo durumu

Satış Departmanı - Güncel piyasa bilgileri - Zaman esaslı kiralama piyasası - Sefer esaslı kiralama navlun piyasası - Emtia piyasası - Liman sıkışıklığı bilgileri - Hasar/kaza bilgileri - Gemi uygunluğu - Gönderici/forwarder bilgileri - İç taşıyıcı bilgileri

Kiralama ve Trafik Departmanı - Gemi çizelgeleme - Filo performansı - Kiralama performansı - Gemi konumu - Yük gereksinimleri - Sözleşme performansı

Muhasebe Departmanı - Navlun faturalama - Charter muhasebesi - Sefer muhasebesi - Ofis genel gider hesapları

Denizcilik Operasyonları

Genel Yönetim - Gemi performans özeti - Liman performans özeti

Gemi Operasyonları Departmanı - Liman ve terminal bilgileri - Hava durumu bilgileri - Seyir tehlikeleri bilgileri - Yakıt ikmali bilgileri - Tersane durum bilgileri - Filo personel bilgileri - Gemi teknik değerlendirmesi - Yükleme ve boşaltma bilgileri - Mürettebat temini - Bakım ve onarım - Sigorta - Kumanya ve mağaza malzemeleri - Gemi performans raporları - Liman performans raporlaması - Gemi/kara iletişimleri - Envanter - Satın alma - Yük istifleme planlaması - Liman ve terminal operasyonları

Muhasebe Departmanı - Mürettebat maliyeti - Bakım ve onarım - Sigorta - Kumanya ve mağaza malzemeleri - Yakıt - Liman ücretleri - Terminal maliyetleri - Yükleme ve boşaltma maliyetleri

Şekil 4: Entegre Denizcilik Veri Sistemi

Planlama ve Finansal Kontroller

Genel Yönetim - Üst düzey özet - Bütçe - Sapma analizi - Finansal operasyonlar - Denizcilik bilgi gereksinimleri

Planlama Departmanı - Denizcilik bilgi sistemi - Standartların dosyalanması (gemiler, limanlar, rotalar, işletme maliyetleri) - Ekonomi ve planlama - Sefer analizi - Zaman charter analizi - Şirket simülasyon modeli - Kâr ve zarar

Kontrolör Departmanı - Genel muhasebe defteri - Alacak hesapları - Borç hesapları - Bütçeler - Finansal raporlar

İşletme Operasyonları

Genel Yönetim - Üst düzey özet - Charter performansı - Gemi programı - Sefer özeti - Denizcilik bilgileri - Yük istatistikleri

Satış Departmanı - Denizcilik bilgi sistemi - Charter piyasası - Taşıma sözleşmelerinin satış ve satın alınması - Gemi uygunluğu

Chartering ve Trafik Departmanı - Yük rezervasyonu - Konteyner kontrolü - Sefer tahminleyicisi - Sefer raporlayıcısı - Charter performansı - Pozisyon raporları

Muhasebe Departmanı - Yük navlun faturalaması - Charter muhasebesi - Sefer muhasebesi

Denizcilik Operasyonları

Genel Yönetim - Üst düzey özet - Gemi performansı - Filo performansı - Liman performansı - Filo personeli

Gemi Operasyonları Departmanı - Denizcilik veri merkezi bilgileri - Limanlar ve terminaller - Hava durumu - Seyir yardımcıları - Yakıt ikmali - Bakım ve onarım - Gemi/kara iletişimleri - Terminal kontrolü - Envanter kontrolü

Muhasebe Departmanı - Gemi adamları bordrosu - Gemi operasyonları muhasebesi

Fonksiyonel Tanımlar

Planlama ve Kontroller

Yatırım analizi, bütçe projeksiyonu, finansal kontroller ve piyasa tahmini dâhil olmak üzere şirketin uzun vadeli planlama fonksiyonu.

İşletme Operasyonları

Günlük iş rezervasyonu, yük dokümantasyonu, faturalama, gemi programlaması ve yük/gemi performansı ile kontrolü gibi genellikle merkez ofiste yürütülen işletme fonksiyonları.

Ekipman Operasyonları

Mürettebat temini, bakım ve onarım, gemi desteği, iletişimler ve fiilî performans izleme dâhil olmak üzere gemilerin ve terminallerin işletilmesi fonksiyonu.

Fonksiyon Çizelgeleri, yönetsel veya operasyonel faaliyetlere göre yatay olarak bölünmüştür.

Yönetim Bilgileri

Şirket performansını hem finansal hem de operasyonel açıdan gösteren, öncelikle üst yönetim ve bölüm yöneticileri tarafından kullanılan özet raporlar ve göstergeler.

Planlama

Hem uzun vadeli kurumsal finansal planlama hem de kısa vadeli günlük iş ve gemi operasyonlarının planlanmasına ilişkin fonksiyonlar ve sistemler.

Operasyonlar

Şirketin günlük faaliyetlerine uygulanan fonksiyonlar ve ilgili sistemler.

Muhasebe

Günlük işletme faaliyetlerinin kayıt altına alınması ve analiz edilmesiyle ilgili fonksiyonlar ve sistemler.

Dolayısıyla, sütunlar ve satırların kesişimiyle oluşan bloklar, denizcilik organizasyonu içindeki belirli departmanlar veya kilit yöneticilerle tanımlanır. Şekil 1, fonksiyon çizelgesinin çeşitli alanlarının temel amaçlarını genel hatlarıyla göstermektedir. Şekil 2, çeşitli fonksiyonel alanların amaçlarını daha ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Şekil 3, toplam bir sistemin departman bazındaki fonksiyonel alanlara göre bilgi gereksinimlerini göstermektedir. Şekil 4 ise Entegre Bir Denizcilik Veri Sistemini meydana getiren belirli unsurları veya programları ve sistemleri açıklamaktadır.

Aşağıda, bu tür uygulamaları temsil eden tipik denizcilik sistemlerinin kısa açıklamaları yer almaktadır.

Entegre Bir Denizcilik Veri Sisteminin Unsurları

Entegre bir Denizcilik Veri Sisteminin bileşenleri veya alt sistemleri, nasıl uygulandıklarına, yani amaçlarına göre sınıflandırılabilir. Gerçekte, bileşenlerin çoğu birbirleriyle o kadar ilişkilidir ki birden fazla amaca hizmet ederler. Entegre bir sistemin en önemli özelliği, tüm bileşenlerin beslendiği veri tabanının her şeyi kapsayan niteliğidir. Örneğin, genellikle tek bir dosyanın veya veri tabanının bir bölümünün güncellenmesinden bir bileşen sorumlu tutulur; ancak aynı veri tabanı bölümü herkes tarafından erişilebilir durumdadır ve gerçekte birçok bileşen tarafından kullanılır. Bu nedenle, entegre denizcilik sisteminin her bir bileşenini sınıflandırmanın daha anlamlı yolu, esas olarak ilişkilendirildiği denizcilik veri tabanı bölümüne göre değil, amacına göre sınıflandırmaktır. Bu uygulama sınıflandırmaları, Fonksiyon Çizelgesinde açıklanan dört kategoriye ayrılır.

1. Yönetim Sistemleri

Bu bileşenler veya alt sistemler, bir denizcilik yöneticisine sorumluluğunda bulunan denizcilik ve genel işletme faaliyetlerinin operasyonel ve ekonomik durumuna ve performansına ilişkin bütünleşik bilgiler sağlar. Bu bileşenlerin amacı, denizcilik işletmesinin kapasitesini ve etkinliğini ölçmek için araçlar sağlamak ve organizasyonun yönetim kararlarına verdiği tepkiyi değerlendirmektir.

2. Planlama Sistemleri

Bu bileşenler, denizcilik sektöründeki yönetim ve planlama kadrolarına, bir işletme veya operasyonel karar almak için mevcut seçenekleri ayıklamak ya da alternatif kararların etkisini test etmek üzere araçlar sağlar. Planlama sistemi ayrıca şirketin faaliyet gösterdiği iş ortamına ilişkin bilgileri ve şirket gemileri ile işletme verilerine ilişkin standartları da tutar. Ayrıca, yönetim eğitiminde araç olarak kullanılan eğitim ve simülasyon sistemleri de bu kapsama dahildir. Planlama sistemleriyle yakından ilişkili olan eğitim ve simülasyon sistemleri, denizcilik işletmesinin modelleri veya simülasyonları olarak hizmet eder ve yönetici adaylarının, eğitim personeli tarafından ortaya konan çeşitli durumlara tepki verebilmelerini sağlar.

3. Denizcilik Operasyonel Bilgi Sistemi

Bu bileşenler, denizcilik işletmesinin temel operasyonel bilgilerini toplar, sunar ve kontrol eder. Amaçları, operasyonel personele bilgi araçları sağlamak ve filonun ve diğer denizcilik operasyonlarının durumuna ilişkin güncel ve ayrıntılı verileri sunmaktır.

4. Muhasebe Sistemleri

Bu bileşenler, denizcilik odaklı firmaların kayıt tutma gereksinimlerini karşılamak için temel işletme verilerini toplar, muhafaza eder ve kullanır. Bu sistemlerin amacı, temel günlük işletme fonksiyonlarının yürütülmesine olanak tanıyacak gerekli kayıtları tutmak ve gerçekleşen ile planlanan veya bütçelenen değerlerin analizine yönelik bilgi sağlamaktır.

Entegre Bir Denizcilik Veri Sistemini Oluşturan Fiilî Sistemler

A. Yönetim Sistemleri

1. Üst Düzey Özet İzleyicisi

Bu, tüm ana işletim sistemi dosyalarına erişimi olan bir programdır. Üst yönetime, şirket faaliyetlerinin çeşitli kritik yönlerine ilişkin özet raporları "çevrim içi" olarak görüntüleme veya yazdırma olanağı sağlar. Sistem kendi başına herhangi bir veri dosyasını girdi olarak almaz veya muhafaza etmez; diğer sistem unsurları tarafından sağlanan verileri kullanır. Aşağıda, üst düzey özet izleyicisi aracılığıyla elde edilebilecek raporlara örnekler verilmiştir.

2. Finansal Raporlama

Bu raporlama sistemi, aslında denizcilik muhasebe sistemiyle ilişkili bir dizi özet rapordan oluşsa da, denizcilik sektörü yönetimine özet finansal bilgi sağlama temel gerekçesini vurgulamak amacıyla burada sınıflandırılmıştır. Böylece yönetim, mevcut finansal durumu tahmin edebilir, şirketlerinin performansını ölçebilir ve sağlıklı işletme kararları alabilir. Bu raporlar; normal kâr ve zarar tabloları ile bilançolara ek olarak yıllık gelir eğilim analizleri, gelir ve maliyet tahminlerinin fiilî performansla karşılaştırmaları, nakit kontrol analizi, kâr merkezi analizi, bütçe projeksiyonu ve sapma analizlerini vb. içerir.

3. Yük İstatistikleri

Bu raporlama sistemi, denizcilik şirketi yönetiminin şirketin başlıca yük gelir kaynaklarındaki eğilimleri analiz etmesine olanak tanır. Bu sistem için girdi kaynakları, yük rezervasyonu ve yük dokümantasyonu/faturalama sistemleri tarafından oluşturulan veri tabanlarıdır. Sistem, yük eğilimlerini; gönderici, alıcı, satış acentesi, emtia, yükleme limanı ve tahliye limanı gibi çeşitli sınıf kombinasyonlarına göre ayrıştırarak raporlar.

4. Liman Analizi

Bu uygulama sistemi, sefer raporlama ve gemi performans raporlama sistemiyle de yakından ilişkilidir. Gelir eğilimleri, maliyetler, operasyonlar ve hizmet kalitesi açısından liman performansını raporlar. Bu sistem için kaynak girdiler; liman tesislerine ilişkin doğrudan veri toplama yoluyla, gelir verileri için yük dokümantasyonu ve rezervasyon sistemlerinden, maliyetler için denizcilik muhasebe sisteminden ve operasyonel performans verileri için gemi performans raporlama sisteminden sağlanır.

B. Planlama Sistemleri

1. Denizcilik Bilgi Sistemi

Bu sistem, şirket dışı kaynaklardan elde edilen endüstriyel ve ekonomik verileri toplar ve geri çağırır. Bu veriler aşağıdaki alanlarda mevcuttur.

a) Sektör Planlama Bilgi Sistemi

Bu sistem, dünyadaki tüm gemilerin özelliklerine, liman ve rota bilgilerine, standart işletme maliyetlerine ve yeni gemi sipariş defterine ve fiyatlarına ilişkin sektör verilerini toplar ve muhafaza eder. Etkili uzun vadeli planlama yürütmek için gerekli bilgileri sağlar.

b) İşletme Faaliyet Bilgileri

Bu veri sistemleri; günlük charter piyasası, navlun piyasası, armatör faaliyetleri, gemi satış ve alımları, emtia hareketleri, gemilere göre bildirilen kazalar vb. bilgileri içerir. Hem kısa hem de uzun vadeli işletme planlaması için yararlıdır.

c) Gemi Operasyon Bilgileri

Bu veri grubu; hava durumu koşulları, liman tesisleri ve koşulları, tersane uygunluğu, yakıt bulunabilirliği, seyir tehlikeleri, tıbbi ve sağlık bilgileri vb. bilgileri içerir. Kısa vadeli operasyonel karar planlaması için yararlıdır.

2. Ekonomi ve Planlama

Bu sistem, tanker, dökme yük gemisi ve tramp işletmeleriyle ilgilenen denizcilik sektörü planlamacıları için en yararlı olanıdır. Taşıma maliyetini değerlendirmelerine, tipik seferlerin ekonomisini analiz etmelerine ve inceledikleri çeşitli planlama seçeneklerinin yatırım getirisini tahmin etmelerine yardımcı olur.

3. Sefer Pro Forma / Filo Simülasyonu

Bu sistem, denizcilik şirketi yönetimine tek bir yük hattı seferinde veya bir dizi seferde ya da şirketin tamamı için çeşitli alternatif hareket tarzlarının kârlılığını projekte etme yeteneği sağlar. Tipik seçenekler, tek bir sefer veya ticaret rotasında bir limanın eklenmesi ya da çıkarılması yönündeki kararları veya aşırı rezervasyonlu bir seferde yüklenecek yük karışımına ilişkin kararları içerebilir. Bu sefer pro forma analizi, öngörülen bir seferin herhangi bir aşamasında gerçekleştirilebilir; yani seferden çok önce, sefer öncesinde ancak rezervasyonların kapanmasından sonra, seferden sonra veya hatta sefer tamamlandıktan kısa bir süre sonra. Bu sistem için girdi veri kaynakları, planlamacı tarafından doğrudan girilen gelir ve maliyet standartlarından veya yük dokümantasyonu ve denizcilik muhasebe sistemleri tarafından yakalanan fiilî gelir ve maliyet verilerinden türetilir. Bu değerlendirme yaklaşımı, benzer alternatifleri filo genelinde incelemek üzere genişletilir.

4. Eğitim ve Simülasyon Sistemleri

Bu uygulama sistemleri, sefer raporlama, gemi performansı, sefer pro forma ve ekonomi ve planlama sistemlerinin eğitsel uyarlamalarıdır. Amaçları, denizcilik sektörü yönetici adaylarının, denizcilik şirketlerinin kendileri üzerinde değil, denizcilik şirketi işletme süreçlerinin simülasyonları üzerinde hatalarından öğrenerek filo bilgilerini test etmelerine olanak tanımaktır.

C. Operasyon Sistemleri

1. Yük Rezervasyonu

Bu uygulama, rezervasyon fonksiyonuyla ilişkili süreci temsil eden bir operasyonel bilgi sistemidir. Rezervasyon acenteleri, yük kabul memurları ve diğer iskele personeli için büyük değer taşır. Bir yük rezervasyon sistemi; rezervasyonların girilmesi, değiştirilmesi, silinmesi ve aktarılması özelliklerini içerir ve rezervasyon önceliklerinin atanmasını ve yük "kapatma" prosedürlerini uygulayabilir. Yükleme limanı, varış limanı, liman çiftleri, gönderici ve alıcıya göre rezervasyonları listeleyebilen durum raporları ve rezervasyon listeleri sağlar. İyi tasarlanmış bir yük rezervasyon sisteminin bir diğer amacı da sefer pro forma ve yük dokümantasyonu sistemleri için kaynak veri sağlamaktır.

2. Konteyner Kontrolü

Bu uygulama sistemi, yük rezervasyonuyla yakından ilişkilidir ve bir konteynerin hem fiziksel hem de gelir açısından hareketinin izlenmesi görevine düzen getirir. Sistem, bir konum belirleyici olarak ve konteyner raporlaması için kullanılır; böylece konteyner kontrol memurlarına mevcut üniteler hakkında güncel bilgi sağlar ve günlük kira ücretleri ile intermodal kiralama maliyetlerinin hesaplanması için bir araç sunar. Sistem ayrıca konteyner kullanım oranı, darboğazlar ve diğer istisna raporlamalarına ilişkin raporlar üreterek yönetim bilgi hizmetleri de sağlayabilir.

3. Gemi Programlama / Sefer Raporlama

Bu kapsamlı uygulama sistemi, esas olarak bir operasyonel bilgi aracı olmakla birlikte, aynı zamanda planlama ve yönetim bilgi sistemi niteliklerine de sahiptir. Planlama yeteneği, programlayıcının önce gemileri programlamaya yönelik geçici kararlar alabilmesi ve ardından bunun genel filo operasyonları üzerindeki etkisini inceleyebilmesiyle kullanılır. Bu sistemle filo programlama personeli yeni seferler tanımlayabilir, hâlen devam eden veya programlanmış seferlerde değişiklikleri kaydedebilir ve sistemin, değişen olayları kronolojik olarak izleyen program bölümlerini otomatik olarak ayarlamasına olanak tanır. Bu sistemden, denizcilik şirketi yönetimi mevcut filo durumu ve pozisyonu, gemi programı ve sefer operasyonel performansı ile kârlılığına ilişkin güncel raporlar elde eder.

4. Gemi Performans Raporlama Sistemi

Deniz veri sisteminin gemi kaynaklı başlıca veri alma modülü olma rolüne ek olarak, filo operasyonlarının çoğu yönü hakkında denizcilik endüstrisi yönetimine birleştirilmiş raporlar sağlar. Sistem, denizdeki gemilerin fiilî performansını izler ve istisnaya dayalı yönetim yaklaşımıyla anormal işletimi raporlar. Ayrıca geminin günlük pozisyonunu, tahmini varış zamanını (ETA), yük ve yakıt durumunu ve bunun yanı sıra işletme departmanı tarafından önemli olarak belirlenen makine durumu ve performans bilgileri gibi diğer operasyonel verileri sağlar. Gemi üzerindeki verilerin yakalanması, genel sistem tasarımının gelişmişlik düzeyinin bir fonksiyonudur; seferlerin tamamlanmasının ardından gemi jurnallerinin yazıya geçirilmesinden, uydu haberleşmesi yoluyla günlük veri toplamaya kadar uzanır.

5. Bakım Zamanlama Sistemi

Bu uygulama sistemi, hem gemi üzerindeki ekipman hem de kıyı tesisleri için önleyici bakım zaman çizelgelerinin üretilmesini ve izlenmesini uygular. Denizcilik şirketlerinin yönetimine, filolarının önleyici bakım programının durumu hakkında güncel bilgi sağlar.

6. Yük Dokümantasyonu / Faturalama

Tüm liner işletmelerde yaygın olan bu uygulama sistemi, rezervasyonları, konşimentoları ve yük listelerini uzlaştırarak gemi manifestolarını ve faturaları üretir ve böylece yük dokümantasyon döngüsünü tamamlar. Bu sistemin bir diğer amacı, deniz muhasebe sisteminin genel muhasebe defteri paketindeki yevmiye kaydı dosyasına ve alacak hesapları paketine otomatik kayıt oluşturmak ve ayrıca bir yük istatistikleri sistemine kaynak girdi sağlamaktır.

7. Gemi Adamları Personel Dosya Sistemi

Bu kayıt tutma sistemi, sektörde istihdam edilmeye uygun denizci personel havuzu ile hâlihazırda gemilerde görevli kadrolara atanmış olanlara ilişkin bilgilerin muhafaza edilmesi için kullanılır. Sistem ayrıca denize çıkmayan denizcilik endüstrisi personeline ilişkin personel kayıtlarını da destekleyebilir. Sistem, sıklıkla gerekli olan personel verilerine hızlı erişim sağlar; örneğin bir bireyin rütbesi, nitelikleri, sigorta kapsamı, bakmakla yükümlü olduğu kişiler, atama durumu vb. Sistem aynı zamanda, nitelik veya uygunluk durumuna bağlı olarak belirli bir görev için aday bulmaya yönelik bir arama aracı olarak da kullanılır.

D. Muhasebe Sistemleri

1. Deniz Muhasebe Sistemi

Deniz muhasebesi prosedürleri standart işletme muhasebesi uygulamalarına benzemekle birlikte, farklılıklar denizcilik endüstrisi için standart muhasebe paketlerini yalnızca sınırlı ölçüde faydalı kılacak kadar önemlidir. Bir denizcilik şirketinin genel muhasebe defterinin özel bir özelliği, birleştirilmiş tabloların ve yardımcı hesapların muhafaza edilme yöntemidir. Bununla kastedilen, muhasebe sisteminin denizcilik firmasının mali yapısını; önce birkaç işletme şirketinin tablolarının birleştirilmesi, sonra bireysel gemilerin, en sonunda ise (gelir açısından) tek tek gemi seferlerinin tabloları şeklinde görmesi gerektiğidir. Aynı zamanda, genel bir denizcilik şirketi tablosu, hesap planından türetilmiş olarak değerlendirilir; bu planın her bir hesabı, işletme şirketlerine, sonra gemiye, ardından da tekil sefere göre yardımcı hesaplara sahiptir.

2. Stok Kontrolü / Satın Alma ve Teslim Alma

Bu uygulama sistemi, uygulanacak gelişmişlik düzeyi açısından oldukça esnektir. Bir sürüm, stoklama ve çekme faaliyetlerinin girdi verisi olarak yakalandığı ve stok durumu, stok değerlemesi, özet stok çekme faaliyetleri ve yeniden sipariş gereksinimlerinin raporlandığı bir stok raporlama sistemi olabilir. Daha ayrıntılı sistemler, satın alma siparişi ve borç hesapları ile entegre edilir.

Genel muhasebe defteri paketine ek olarak, bir deniz muhasebe sistemi; alacak hesapları, borç hesapları ve bordro (hem normal hem de denizaşırı) paketlerini içerir.

Entegre Deniz Veri Sistemi, her bir bileşenin veya alt sistemin yönetimin bir veya daha fazla işlevsel görevi yerine getirmesine yardımcı olmaktan sorumlu olduğu, birbiriyle ilişkili bileşenler ya da alt sistemler açısından gösterilmiştir. Vurgulanan nokta, bireysel bileşenlerin modüler bir biçimde, teker teker uygulanabilmesidir. Başlangıçta entegre bir sistem kavramının benimsenmesi önemlidir; böylece başlangıçta hangi alt sistemler veya bileşenler uygulanırsa uygulansın, maliyetli revizyonlar ve değişiklikler olmaksızın genel entegre sisteme uyum sağlayabilirler. Başlangıçta tam bir denizcilik sisteminin nihai hedeflerine odaklanmak önemlidir ve bu nihai hedeflere ulaşmak için seçilecek yaklaşım, genel sistem modüler bir biçimde uygulanacak şekilde tasarlandığı sürece kabul edilebilir olacaktır.

Eğitim Amaçlı Entegre Deniz Veri Sisteminin Kullanımı

Yönetim sistemlerinin kullanımındaki sınırlamalardan biri, hatta belki de en büyüğü, işletimi ve kullanımıyla ilgili olacak çeşitli şirket personeli tarafından kabul edilmesidir. Bu durum, genel müdürden büro personeline kadar uzanır.

Bu yeni sistemlerin kullanımı, yönetimin karar verme sürecinde derhâl erişilebilir büyük miktardaki veriyi nasıl kullanacağı gibi yeni tekniklerin öğrenilmesini içerir. Geçmişte yönetici çoğu zaman kararlarını sezgiye veya geçmiş deneyime dayandırabiliyordu, ancak artık daha karmaşık bir sürece zorlanmaktadır. Nitekim anketler, yeterli bilgi almamaktan ziyade fazla bilgi almaktan duyulan bir korkunun var olduğunu ortaya koymuştur.

Operasyonel verilerin günlük olarak girilmesine yönelik zorunlu disiplin, daha önce bilgiyi ne zaman toplayıp dosyalayacaklarına kendileri karar verme seçeneğine sahip olan büro personeli tarafından sıklıkla dirençle karşılanmaktadır.

Bu yeni tekniklerin şirket içinde ek eğitim gerektireceği açıktır. Ne yazık ki çok az sayıda eğitim kurumu, günümüz öğrencisine bu alanda gerekli pratik altyapıyı sağlamaktadır. Gerek şirket içinde gerekse eğitim kurumlarında bu gerekli eğitimi sağlamak için yeni yöntemler geliştirilmelidir.

Bir denizcilik şirketi simülatörünün kullanımı, bu eğitim sorununa verilen yanıtlardan biridir. Bir denizcilik şirketi simülatörü, esasen daha önce tanımlanan bir Entegre Deniz Veri Sisteminin bire bir kopyasıdır. Bu sistemler çok kullanıcılı, zaman paylaşımlı sistemler olduğundan ve aynı anda birden fazla kişi bilgisayarla etkileşimde bulunduğundan, simülatör olarak kullanım ek donanım eklemek anlamına gelmez; yalnızca veri dosyalarının ayrılmasını gerektirir. Modüler sistem yaklaşımı, hem departman düzeyinde hem de şirket düzeyinde eğitime olanak tanır.

Nasıl kullanılabileceğine bir örnek olarak, veri dosyaları şirketin gemilerinin gerçek özelliklerini ve diğer görece sabit işletme verilerini içerebilir. Önerilen seferler ve yükler girilir ve öğrenci çeşitli hareket tarzlarını deneyebilir ve kârlılık veya nakit akışı üzerindeki anlık etkileri gözlemleyebilir. Bir ticaret için tipik işletme koşullarını temsil eden herhangi sayıda standart senaryo kurulabilir ve ardından işletme değişkenleri değiştirilerek karşılanması gereken olası karar durumları temsil edilebilir. Eğitmen standart bir program oluşturabilir ve ardından bir grev nedeniyle yükü iptal edebilir veya bir limanı kapatabilir. Öğrenci daha sonra gemileri, taşınan yükleri vb. yeniden planlayarak bu değişen koşullara tepki vermek zorundadır.

Şekil 5, böyle bir simülatörün basitleştirilmiş bir diyagramını vermektedir.

Sistem, fiilen şirketin gerçek işletme değişkenlerini temsil ettiğinden, gerekli görülen her türlü gelişmişlik düzeyinde kullanılabilir. Buna banka faiz oranlarındaki veya döviz kurlarındaki değişiklikler ya da belirli bir ticaret için yeni gemilerin satın alınması da dahildir.

Buradaki temel fark, bu alandaki geçmiş çalışmalara kıyasla, fiilî operasyondan oldukça ayrı biçimde geliştirilmiş şirket ekonomik planlama modelleri yerine gerçek işletme yönetim sistemleriyle ilgileniyor olmamızdır.

Bu tekniklerin gelecekte, denizcilik yönetiminin öğretilmesi amacıyla eğitim kurumlarında ve ayrıca yeni denizcilik şirketi girişimlerinin başlangıç aşamalarında, yönetim sisteminin fiilî faaliyetin başlamasından önce bir eğitim aracı olarak tasarlanıp kullanıldığı durumlarda kullanılacağı öngörülmektedir.

Çoğu denizcilik operasyonu uluslararası nitelikte olduğundan, bilginin hem yabancı ofislerden hem de gemilerin kendisinden hızlı ve etkili bir yöntemle toplanması gerekir. Bu alan, özellikle uydu haberleşmesi alanındaki yeni teknoloji nedeniyle çok hızlı bir şekilde değişmektedir.

Fiilî gemiler üzerinde uygulama yapmaya kıyasla bir denizcilik şirketi simülatörü üzerinde pratik yapmanın daha ekonomik olduğu açıktır.

Deniz Operasyonları Simülatörü

Şekil 5: Deniz Operasyonları Simülatörü, Veri Akış Diyagramı
Marine Management Systems, Inc.

Modüller

Deniz Standartları Modülü
Yük Atama Modülü
Raporlama ve Analiz Modülü
Yük Navlun Dosyası
Emtia Dosyası
Yükleme–Tahliye Maliyet Dosyası
Rota Dosyası
Gemi Dosyası

Programlar ve Dosyalar

Yük Atama Programı
Yük Atama Dosyası
Sefer Bazında Taşınan Yük
Yük Raporlama Programı
Net Yük Geliri Raporu
Gemi Uygunluk Durumu
Otomatik Simülatör Programı
Gemi Atama Programı
Gemi Kâr ve Zarar Raporu
Gemi Pozisyon Raporu
Raporlama ve Analiz Programı

Yönetim Bilgi Sistemi Maliyetleri

Açık bir soru, tanımlanan yönetim bilgi sistemlerinin bir denizcilik şirketi içinde ekonomik olarak uygulanıp uygulanamayacağıdır. Bu sistemleri uygulamanın hızlı ve kolay yolları yoktur; ancak günümüzde denizcilik operasyonlarında söz konusu olan para miktarları o kadar büyüktür ki, daha iyi yönetim kararları büyük getiriler sağlayabilir.

Bu soruya yanıt vermenin ilk adımı, maliyetlerin nelerden oluştuğuna dair bir dökümü incelemektir. Geçmişte yapılan yaygın bir hata, bilgisayar donanımını başlıca maliyet kalemi olarak görmekti. Bu bugün doğru değildir; çünkü bilgisayar maliyetleri istikrarlı bir şekilde düşerken, yetenekleri artmaktadır. Asıl büyük maliyet, bilgisayarda gerekli işlevleri yerine getirecek yazılımın (programların) tasarlanması ve geliştirilmesidir.

Denizcilik şirketi programlarını tamamen kendi bünyesinde geliştirmeyi seçerse, programlama maliyetinin bilgisayar donanımı maliyetine oranı yaklaşık beşe bir olacaktır. Şirket, önceden geliştirilmiş standartlaştırılmış programları kullanabilirse, bu oran önemli ölçüde azaltılabilir.

Endüstrinin ve organizasyonların sürekli değiştiği ve dolayısıyla bazı yönetim sistemi gereksinimlerinin de sürekli değiştiği kabul edilmelidir. Bir yönetim sistemi statik kalamaz ve bu değişiklikleri sisteme dâhil etmek için gereken destek maliyetleri toplam maliyet tahminlerine dâhil edilmelidir.

Bu unsurların tümü, bir sistemin uygulanmasına geçmeden önce gerçekçi bir biçimde dikkatle değerlendirilmelidir.

Story (18. Sayfadan Devam)

Mevcut muhasebe bilgisayarlarına doğrudan bağlı olmanın yanı sıra veri iletişim hatlarına da doğrudan bağlıdır.

Günümüzde çoğu modern bilgisayar sisteminin en büyük sınırlaması, bilgiyi bilgisayara alma ve bilgisayardan çıkarma yöntemidir.

Denizcilik işletme verilerinin büyük bir kısmı gemilerin kendilerinden alınmak zorunda olduğundan, gelecek yılın başında faaliyete geçecek yeni ticari Denizcilik Uydu Haberleşme Sistemleri (MARISAT) bu alanda önemli bir yetenek sağlayacaktır.

Uydu haberleşme terminalleriyle donatılmış gemiler, işletme verilerini anında analiz ve eylem için doğrudan kendi merkez ofislerindeki yönetim bilgisayar sistemlerine gönderme yeteneğine sahip olacaktır.

Telefon şirketi/uydu sistemlerini kullanan yeni veri iletişim teknikleri, yurtdışı ofisler ile yönetim bilgisayarı arasında doğrudan veri aktarımına olanak tanıyacaktır.

(Lütfen 27. sayfaya bakınız.)

Story (26. Sayfadan Devam)

Sonuç

Bu makale, modern yönetim bilgi sistemlerinin denizcilik işletme şirketlerine yönelik bazı uygulama alanlarını vurgulamayı amaçlamıştır.

Günümüz denizcilik endüstrisinin karmaşıklığı, taşımacılık şirketlerinin rekabetçi kalabilmesi için bu tekniklerin hâkimiyetini gerektirecektir.

Bu da, ortaya çıkan bilginin karar verme yeteneklerini etkileyecek olması nedeniyle, taşımacılık şirketlerinin üst yönetiminin bu sistemlerin geliştirilmesine dâhil olmasını gerektirecektir.

Bu görev veri işleme personeline devredilemez; çünkü bu öncelikle bir yönetim sorunudur, bir bilgisayar sorunu değil.

Teknoloji ve teknikler bugün burada, yöneticilerin onları uygulamasını beklemektedir.

Ne yazık ki, uygulamaya geçiş için kolay bir yol yoktur.

İlk adım, yönetimin böyle bir sistemin neleri içerdiği konusunda kendisini eğitmesidir.

Bunun teknik bir sorun değil, bir yönetim sorunu olduğu kabul edildiğinde, unsurlar hızla anlaşılabilir ve yönetici bu yeni tekniklere hâkim olma yolunda ilerleyecektir.