Satış yapan ve yapmayan gruplar. Bize eksiksiz satış analizi ve stok kontrolü sağlar. Ayrıca aritmetikte hata olmadığını da doğrulayabiliriz.
“Sistem manuel olduğunda, genişletmede kaç hata yapıldığını kim bilebilir?”
İstikrarlı Bir Şekilde İlerlemek
İstikrarlı bir şekilde ilerleyen Award Service, şimdi bilgisayara bir görev daha veriyor. Sipariş sisteminin bir parçası olarak, bilgisayar depoya gidecek siparişler için etiketler de hazırlayacak.
Bunlar, müşterinin ürün fiyatını göstermek üzere, üzerinde mağazanın kendi adının basılı olduğu ve ürünlerin üzerine yapıştırılan; müşteri kodunu, tarihi ve fiyat kodunu gösteren küçük etiketlerdir.
Şu anda etiketler hâlâ manuel olarak üretilmektedir; ancak Cassese’nin söylediğine göre “yeni sistem, ek işi üstlenecek kadar esnektir.”
Ayrıca ufukta görünenler (lütfen sayfa 16’ya bakınız).
Yakın gelecekte, bilgisayarın görevlerine genel muhasebe defterinin işlenmesi de eklenecektir.
Bu işlem şu anda tam zamanlı bir muhasebeci tarafından elle yapılmaktadır.
Hızla artan gereksinimleri karşılamak için Cassese, mevcut dakikada 200 satır yazdırabilen birimin yerine başka bir terminal ve daha yüksek hızlı bir yazıcı satın almayı düşünmektedir.
Mevcut sistem, Irvine, California merkezli Basic/Four Corporation tarafından sağlanmıştır.
Steven Ludwig
Simon Public Relations, Inc.
11661 San Vicente, No. 903
Los Angeles, CA 90049
"Müşterilerin ihtiyaçlarını yakından takip edemiyorduk. Ve paranızı bankaya yatırmak ve stoklarınızı kontrol altında tutmak—her işte asıl mesele budur."
California, Mountain View’da bulunan toptan satış hizmeti şirketi Award Service, Inc.’in kontrolörü Robert Cassese, istenmediği zamanı anlayabilir.
Award Service’in alacak hesaplarını yönetmek için yerel bir bilgisayar hizmet bürosunun aylık ücretini istikrarlı biçimde artırmasını hüzünle izledi.
Aylık 300 dolardan başladı, 600 dolara çıktı. Ardından 1200 dolara ve daha sonra 3000 dolara ulaştı.
Mesajı aldı: büronun sahipliği değişmişti ve yeni sahipler, Award Service için yazılmış özel programları kullanmaktan hoşlanmıyordu.
Bir Haftalık Veri Gecikmesi
Yıllık satışları yaklaşık 6 milyon dolar olan Cassese, zaten bir hizmet bürosu kullanmaktan giderek daha fazla memnuniyetsizdi.
Büroya gönderilen veriler için bir haftalık geri dönüş gecikmesi vardı.
"Müşterilerin ihtiyaçlarını yakından takip edemiyorduk. Ve paranızı bankaya yatırmak ve stoklarınızı kontrol altında tutmak—her işte asıl mesele budur."
Artan ofis ve bilgisayar hizmet bürosu giderleri üzerindeki kontrolü yeniden kazanmak için, yalnızca alacak hesaplarını çok yüksek hızda yönetmekle kalmayıp aynı zamanda çeşitli başka görevleri de yerine getiren küçük bir işletme bilgisayarı satın aldı.
Daha önce manuel bir görev olan sipariş girişlerinin ve bunlara eşlik eden faturaların işlenmesi bilgisayara aktarılmıştır.
Bu, işlemleri hızlandırmış ve Award Service’in ürün hatlarını genişletmesini sağlamıştır.
Mini bilgisayar ayrıca günlük ve aylık satış analizleri üretmekte ve artık müşterilerin ürünlerine iliştirilecek fiyat etiketlerini de üretmektedir.
Ve bu yılın bir noktasında Cassese, genel muhasebe defterini de sisteme aktarmayı planlamaktadır.
Veri Hazırlama Elle Yapılıyor
On beş yıllık bir şirket olan Award Service, büyük eczane ve marketlere ürün dağıtımı ve hizmeti sunmaktadır.
Toptan satışını yaptığı ürünlerin yelpazesi; evcil hayvan mamaları, saç bakım ürünleri, dikiş aksesuarları, ayakkabı bakım ürünleri, boyalar, piller, mumlar, kâğıt ürünleri, parti süsleri, manikür setleri ve elektrik süpürgesi torbalarını kapsamaktadır.
Alacak hesapları bir hizmet bürosu tarafından işleniyor olmasına rağmen, giriş için veri hazırlamanın büyük kısmı elle yapılıyordu.
Satış elemanları karbonlu formlara yazıyor; memurlar bu bilgileri "genişletiyor", bir araya getiriyor ve diğer formlar için yeniden düzenliyor, ardından hizmet bürosuna gönderiyordu.
Bir hafta sonra, bilgisayar destekli raporlar ve faturalar geri geliyordu.
Cassese küçük bir işletme bilgisayarı satın aldı.
Sistem; iki disk sürücüsünden—iki sabit ve iki çıkarılabilir disk—iki video görüntü terminalinden ve yüksek hızlı bir yazıcıdan oluşmaktadır.
Ekipman Ekim 1974’te, öncelikle alacak hesapları işini yavaş ve giderek pahalı hale gelen hizmet bürosundan uzaklaştırmak amacıyla kurulmuştur.
Ancak alacakların işlenmesini hızlandırmanın yanı sıra, bilgisayarın yerinde sağladığı yetenekler kısa sürede firmanın mal evraklarını ele alış biçimini tamamen değiştirmiştir.
Daha önce satış elemanları, müşteri mağazalarını ziyaret ederken karbonlu sipariş giriş formlarını dolduruyordu.
Ürünler bir hafta sonra teslim ediliyordu, ancak bilgisayarlı faturalar çok daha sonra geliyordu; çünkü sipariş formlarının elle "genişletilmesi" ve ardından hizmet bürosunda alacak hesaplarının işlenmesi zaman alıyordu.
Faturalar Ürünlerle Birlikte Geliyor
Şimdi satış elemanı sahada siparişlerini hâlâ yazmaktadır.
Merkeze döndüklerinde, bunlar bilgisayar terminalinde kontrol edilmekte ve fatura eklenmiş olarak depoya ya da tesise gönderilmektedir.
Böylece iki gün sonra satış elemanı malları teslim ettiğinde, faturalar ürünlerle birlikte ulaşmaktadır.
Ayrıca süreç son derece esnektir.
Bazı hesaplar merkez için kopya talep eder ve dört adede kadar kopya üretmek sorun değildir.
Şirket ayrıca tüm ürünleri tek bir faturada, ürün gruplarına göre ya da ayrı ayrı faturalandırabilmektedir.
Ürün Hatları 3’ten 18’e Çıktı
Bu işlem hızlanması, şirketin dağıttığı ürün hatlarının sayısını üçten on sekize çıkarmasını mümkün kılmıştır.
Bu artış, satış elemanlarının siparişlerini faturalara ve diğer verilere "genişletmek" için tüm gün hesap makineleriyle çalışan sekiz ya da dokuz memur gerektirirdi.
Ancak mini bilgisayar terminallerinde çalışan iki memur, bu çok daha büyük işi tamamen karşılamaktadır.
"Manuel sistemi sürdürmemizin hiçbir yolu yoktu," diyor Cassese.
Buna ek olarak, bilgisayar iki tür satış analizi sağlamaktadır.
Her gece bir rapor üretmektedir.
(Lütfen sayfa 11’e bakınız.)