Toplam Sistemler Kavramı ve Buna Göre Nasıl Örgütlenilir
James M. Ewell
Başkan Yardımcısı, Üretim ve Çalışan İlişkileri
Procter & Gamble
(7 Haziran 1961’de New Orleans, Louisiana’da American Petroleum Institute’a verilen bir konuşmaya dayanmaktadır)
Şirketimdeki veri işleme uzmanlarının karşılaştığı sorunlardan biri, neden ünvanı üretim ve çalışan ilişkileriyle ilgili olan bir şirket yöneticisine bağlı olarak çalıştıklarını başkalarına açıklamaktır. Siz de kendinize şu soruyu soruyor olabilirsiniz: Böyle bir ünvanı olan bir kişinin “Toplam Sistemler Kavramı ve Buna Göre Nasıl Örgütlenilir” konulu bir konuşma yapmasının ne ilgisi var? Bugün konuyu geliştirirken, anlamsal yönleri size hâlâ biraz sorunlu gelse bile, bunun için bazı gerekçeler bulunduğu ortaya çıkabilir.
Şimdilik şunu söylemek yeterlidir ki, Procter & Gamble’daki sorumluluklarım danışma niteliğindedir ve Veri İşleme Sistemleri Departmanımız da dahil olmak üzere, kurumsal sorumluluğa sahip bir dizi destek bölümünün yönetimini kapsamaktadır.
Toplam Sistemler Kavramı Büyük İlgi Görüyor
Toplam sistemler konusu günümüzde olağanüstü derecede ilgi görmektedir. American Management Association gibi kuruluşlar tarafından düzenlenen hemen her konferans ya da seminer bu konuya önemli ölçüde zaman ayırmaktadır. Yönetim veya veri işleme ile ilgili her dergide, başlıklarında “toplam sistemler” sözcüklerini içeren çok sayıda makale yer almakta ve bugün itibarıyla bu konuda pek çok konuşma yapılmaktadır.
“Toplam sistemler” sözcükleri, farklı insanlar için farklı anlamlar taşımaktadır. Örneğin, Bell Helicopter’ın, mevcut bölüm sınırlarını aşan tek bir sistem tasarlayarak ve tüm ana işletim sistemlerini tek bir işlevsel organizasyon içinde bir araya getirerek, şirketin veri işleme gereksinimlerine toplam sistemler kavramı yaklaşımıyla ele aldığı bildirilmektedir. Yeni mühendislik tasarımı gerektirmeyen helikopter siparişlerinin işlenmesinde Bell’in yapması gereken tek şey, temel sipariş bilgilerini delikli kart biçiminde belirtmektir. Bundan sonra bilgisayar, satın alma, kabul, depolama, üretim planlama, sevk ve kontrol, gönderim, faturalama ve muhasebe gibi birbiriyle ilişkili işlevleri yerine getirmek için gerekli tüm verileri oluşturur. İsteğe bağlı yönetim kararları, insan tarafından yapılan düzenlemeye dayanarak, yukarıda belirtilen tüm işlevleri yerine getirecek temel veri işleme çalışmaları tamamlandıktan sonra girilir.
Shell Oil Company, tesis düzeyinde petrol ürünlerinin satış noktasından başlayarak New York’taki Shell veri işleme merkezi tarafından rakamların nihai mali konsolidasyonuna kadar uzanan, tamamen bütünleşik bir yönetim bilgi sisteminin eşiğinde olduğunu bildirmektedir.
COMPUTERS and AUTOMATION, Eylül 1961
Toplam sistemler konusunda belki de en “uç” ifadelerden biri, Western Union’dan Bay Lach tarafından yakın tarihli bir makalede dile getirilmiştir:
Görüntüleme aygıtları, yönetimsel karar alma odaları olarak adlandırabileceğimiz alanlarda kullanılacaktır. Satış müdürlerimizi, muhasebe denetçilerini, saymanları, satın alma görevlilerini, üretim planlama yöneticilerini ve kalite kontrol yöneticilerini ayrı ofislere ve ayrı bölümlere yerleştirme şeklindeki mevcut örgütsel uygulama köklü biçimde değiştirilecektir. Toplam sistemler kavramı, bu çalışanların bir ekip olarak, birlikte çalışmasını; şirketin üretim çabalarını, bunun stoklar üzerindeki etkisini, şirketin satış çabalarını ve bunların stoklar ile sermaye yatırımı üzerindeki ilişkili etkilerini birlikte analiz etmesini gerektirir. Aynı kurallar bütününe göre oynayan ve bireysel üyelerin eylemlerinin etkilediği toplam sonucu gösteren bir skor tahtasıyla gerçek ekip performansını sağladığımızda, toplam sistemler kavramına ulaşmış olacağız.
Bu örneklerden, toplam sistemler kavramının, incelendiği özel iş ortamından ve tanımı yapan kişinin geçmişinden büyük ölçüde etkilendiğini görüyoruz. Bazı şirketlerde toplam sistemler, örneğin bir sipariş–sevkiyat–faturalama sistemi olarak tanımlanabilir. Diğerleri bunu üretim ve stok kontrolünü de kapsayacak şekilde daha da ileri götürür. Bay Lach’ın yaptığı gibi, bazıları ise bunu fiilen bir işletmenin yönetim kurulundan başlayarak tüm faaliyetleri olarak görselleştirir. Muhtemelen en uç nokta, bir işletmedeki tüm verilerin tek bir eğri halinde bütünleştirilmesi ve başkanın masasının ortasına yerleştirilmiş bir katot ışın tüpü üzerinde yansıtılması olurdu. Açıkçası, bunun bu kadar ileri gideceğine ya da günümüz iş organizasyonunun tamamının hurdaya çıkacağına inanmıyorum. Bugün somut olarak konuşabileceğim bir noktaya gelebilmek için, kendi şirketime dönmem ve açıklamalarımı üzerine inşa ettiğimiz felsefeye dayandırmam gerekir.
Toplam Sistemlerin Tanımı
P&G’de bizim için toplam sistem, Procter & Gamble işletmesinin tamamıdır. Bu “toplam sistem”, ana şirketi ve dünyanın dört bir yanına yayılmış çok sayıda hat ve destek bölümünden oluşan bağlı ortaklıklarını kapsar.
Bunun yeterince ileri gitmediği kolaylıkla savunulabilir; çünkü şirketimiz ile diğer şirketler arasında çok sayıda karşılıklı ilişki bulunmaktadır. Eylemlerimiz, hammadde ya da ambalaj malzemesi tedarikçilerimizi ve demiryolu ile kamyon taşımacılığı sektörlerinin dağıtım faaliyetlerini doğrudan etkiler. Diğer taraftan, çok sayıda müşterimizle de karşılıklı ilişkiler vardır. Daha da ötesinde, bugün federal, eyalet ve yerel olmak üzere devletin her üç düzeyiyle giderek artan bir etkileşim söz konusudur. Ancak, P&G’yi, tedarikçilerini, müşterilerini ve devleti kapsayan her şeyi içine alan bir sistem, yalnızca etkin biçimde ele alınamayacak kadar büyük olmakla kalmaz, aynı zamanda P&G olarak bizler henüz böyle bir sistemi inceleyecek — bırakın kurmayı — kadar bilgiye sahip değiliz.
Sistemimizi yalnızca kendi şirketimizin faaliyetlerine indirgemek bile, birbiriyle kilitlenmiş sayısız veri ve bilgi akışı düzeni ortaya koyar. Böylesine karmaşık bir bütünü tek bir varlık olarak kavramak mümkün değildir; bu nedenle toplam sistemimizi ana sistemlere, bunları da alt sistemlere ayırmamız gerekir.
Burada kısa bir parantez açarak şunu belirtmek isterim ki, gördüğümüz pek çok sistem tasarımı yaklaşımı, belirli uygulamalara gereğinden fazla, sistemler arası ilişkilere ise yetersiz vurgu yapmaktadır. Belirli bir işi belirli bir donanım parçasıyla yapmaya aşırı önem verilirken, temel bilgi gereksinimlerinin analiz edilmesi; böylece gereksiz veri ve raporlamanın manuel bir sistemden mekanize bir sisteme varsayılan olarak taşınmadığından emin olunması çoğu zaman ihmal edilmektedir.
Sistemlerin kurulmasında somut ilerleme kaydedebilmek ve bitmek bilmeyen karmaşıklıklar karşısında ezilmemek için, doğrudan alt sistemler üzerinde çalışmamız gerektiği gerçeğini kabul ettik. Buna rağmen, her zaman gözümüzü bu alt sistemlerin toplam iş yapısı içindeki birbirleriyle olan ilişkilerine odaklı tuttuk.
Temel Yaklaşım Gerekçelendirmeyi Vurgular
Elektronik veri işlemenin kullanımına yaklaşımımızda son derece gerçekçi ve pratik olmaya çalıştık. Bu alanlarda faaliyet göstermek için gereken donanımın maliyeti yalnızca oldukça yüksek olmakla kalmamakta, anlamlı uygulamalar elde etmek için gereken zaman ve insan kaynağı yatırımı daha da yüksek olmaktadır. Bu nedenle, başlangıçta veri işleme alanına yalnızca kesin bir geri dönüş sağlayan alanlarda girmeye karar verdik. Bu, ilk iş olarak en büyük getiriyi vaat eden çalışmayı mutlaka seçtiğimiz anlamına gelmez. Aksine, hangi genel alanların en verimli olacağını belirlemek için çok kapsamlı incelemeler yaptık ve ardından bu alanlar içinde, tüm sistemin üzerine inşa edilebileceği temel yapı taşları olacak alt sistemlerin hangileri olduğunu saptadık. Bugün uygulamalarımızın ortalama olarak son derece tatmin edici net tasarruflar sağladığını görmekteyiz.
Bizim için en başarılı olduğunu kanıtlamış üç aşamalı bir yaklaşım geliştirdik.
Aşama I: Tarafsız İnceleme
İlk aşama, doğal olarak, incelemeyi içerir. Bu ilk adımın sorumluluğunun destek kadrosunda olması gerektiğine güçlü biçimde inanıyoruz. Hat organizasyonunun çok erken aşamalarda sürece dahil edilmesinin, çalışmayı çarpıttığına — hatta tamamen baltaladığına — dair sayısız örnek gördük. Geleneklerden tamamen arındırılmış, temel iş gereksinimlerinin tamamen tarafsız ve nesnel bir analizi gereklidir. Sistemin ana hatlarıyla tasarımını ortaya koyacak ve yeteneklerini öngörecek kapsamlı bir inceleme, yeni bir sistemin başlatılmasına yönelik gerçek öneriden önce gelmelidir. Söylemeye gerek yok ki, destek inceleme grubunun, kapsamlı bir araştırmayı güvence altına alacak kapıları açabilmesi için üst düzey yönetim desteğine sahip olması şarttır.
Aşama II: Kurulum
Tamamen tarafsız bir inceleme, bir alanın harcanacak çabayı haklı çıkaracak bir veri işleme uygulamasına elverişli olduğunu gösterdiğinde, ikinci adımın atılma zamanı gelmiş demektir; bu adım kurulum olarak adlandırılabilir. İkinci aşamada, inceleme sırasında geliştirilen genel çerçeve ayrıntılandırılır ve işletme personelinin düşünceleri sürece dahil edilir. Önyargıdan uzak bir yaklaşımı sürdürmek için, kurulum aşamasındaki proje liderimiz veri işleme biriminden bir kadro çalışanıdır. Fiilî işin büyük bölümünü yapmak üzere, çalışmadan etkilenecek işletme bölümleri kendi temsilcilerini onun kurulum ekibine atar. Bu noktada çoğu zaman önemli ölçüde eğitim gerekmesine rağmen, bunun harcanan zamana kesinlikle değdiğini görüyoruz. Daha önce bir veri işleme uygulamasına dahil olmamış bölümler, sistemin gerektirdiği ayrıntılara katkıda bulunurken aynı zamanda hatırı sayılır ölçüde eğitim alabilmektedir.
Aşama III: İşletim
Üçüncü aşamada tam işletim alanına gireriz. Burada, kurulum aşamasında tamamen geliştirilmiş, deneme çalışmaları yapılmış ve hataları giderilmiş olan sistem, artık düzenli operasyonların bir parçası hâline gelir. Kurulum ekibi dağılır ve işletme bölümlerinden gelen kişiler normal görevlerine döner. Hat bölümleri yeni sistemle yaşamayı öğrendikçe, kadro proje lideri giderek geri planda kalır. Kadro personeli zamanla, işletme bölümlerinin günlük sorularını veya ihtiyaçlarını ele alarak danışman rolünü üstlenir. Elbette, programların bakımı ve belirli programların donanım, teknikler veya iş ihtiyaçlarındaki değişikliklere uyarlanması konusunda kadronun sürekli bir sorumluluğu vardır.
Yukarıdakilerden, organizasyona ilişkin kendimize özgü felsefemizi sezebilirsiniz. Bu organizasyon biçimini benimsediğimizden beri, buna uzun insan-yılı yatırımları ve kelimenin tam anlamıyla milyonlarca dolar harcamış olmamıza rağmen son derece tatmin edici biçimde çalıştığını gördüğümüz için, bugünkü tartışmanın ikinci bölümü olarak—toplam sistemler için nasıl organize olunacağı konusu—bunu size önermemi mazur görmenizi rica ederim.
Toplam Sistemler İçin Organizasyon
Çoğu zaman, bir şirket için en uygun olduğu kanıtlanan organizasyon biçimi ve sorumluluk dağılımı, onun kendine özgü temel felsefelerine ve belirli kilit personelin yetenek ve kapasitelerine bağlıdır. Birçok şirket, veri işlemenin kontrolöre rapor vermesini yararlı bulmuştur. Biz de başlangıçta bu şekilde yola çıktık. Daha sonra, hem bilimsel hem de ticari veri işlemeden elde edilecek artan yararları fark ettikçe ve ticari sistemlerimize giderek daha fazla matematiksel teknik dahil etmeye başladıkça, veri işleme sorumluluğunu kaydırdık. Şimdi bu sorumluluk, tüm işletme bölümlerinin sınırlarını doğrudan kesen ve gerçekten kurumsal nitelik taşıyan bir dizi kadro faaliyetiyle birleştirilmiş durumdadır.
Birçok organizasyonda—ve bizimki de bunlardan biridir—oldukça gelişmiş endüstri mühendisliği faaliyetleri vardır. Endüstri mühendisliğinden kastım, alanın geleneksel kronometre kavramından çok daha fazlasıdır. Endüstri mühendisliğini, matematik ve istatistiğin iş durumlarına uygulanmasını içeren, yöneylem araştırması veya doğrusal programlamanın şirket faaliyetlerine uygulanmasını gören sofistike bir faaliyet olarak ele alıyorum. Bizim özel organizasyon biçimimiz, hem endüstri mühendisliği hem de veri işleme gruplarının ofisime rapor vermesini öngörmektedir. Bunun, sistemlerin tasarımında işin ihtiyaçlarını analiz etme ve çözüm önerme konusunda mümkün olan en geniş yaklaşımı sağlamakla kalmayıp, aynı zamanda iki grup ayrı ayrı rapor verdiğinde mevcut olmayan bir işletim kolaylığı ve derinlik getirdiğini gördük.
Doğru Yetki Belgesinin ve Raporlama Hatlarının Oluşturulması
Veri İşleme Sistemleri Departmanımızın, işin tamamını kapsayacak şekilde faaliyet göstermek üzere açıkça tanımlanmış bir yetki belgesi vardır. Tüm kadro departmanlarında olduğu gibi, varlık nedenimizin şirketin genel yararına hizmet etmek ve mümkün olan her yerde her hat operasyonu alanında en büyük faydayı sağlamak olduğu bilincindeyiz. Doğal olarak, yeni sistemler kurulurken bazen en uygun sistemi elde etmek için görev veya sorumlulukların bir hat departmanından diğerine aktarılması gerekebilir. Burada, eğitim ve tartışma yoluyla hat departmanlarının böyle bir adımın doğruluğunu fark etmelerine yardımcı olma görevimizi kabul ederiz. Kesinlikle zorlayıcı yöntemlerden kaçınırız.
P&G’de komitelere karşı bir mesafemiz vardır ve bu nedenle bizim için her zaman en iyi sonucu veren bir organizasyon biçimine yöneldik. Veri işleme sistemlerini ele alacak bir kadro organizasyonu kurarız; bunu belirli kadro alanlarında genel kurumsal sorumluluğu olan bir yöneticinin altına bağlarız; ve Veri İşleme Sistemleri Departmanının tam kurumsal sorumluluğunu tüm organizasyon için açıkça tanımlarız.
İşletim Ağı: Kurumsal Veri Merkezi
Sistemleri tasarlama ve hayata geçirme, donanımı inceleme ve önerme ve sistemler alanında temel politikaları belirlemenin yanı sıra, fiilî veri işleme ekipmanının işletimi de vardır. Mümkün olan en yüksek kapasiteyi sağlamak için, mümkün olduğunca fazla veri işlemenin, haklı gösterilebilecek en gelişmiş ekipmanla donatılabilecek bir merkezde toplanması gerektiği bize açıktı. Bu nedenle, Veri İşleme Sistemleri Departmanı tarafından işletilen ve kurumsal veri merkezi olarak adlandırdığımız bir yapımız vardır. Bu merkez, şirketteki en güncel ve en yüksek kapasiteli donanıma sahiptir ve her zaman da sahip olacaktır. Bu merkez, yalnızca tüm veri işleme sistemlerimizin kalbi olmakla kalmaz, aynı zamanda kurumsal sistemler ve donanım üzerine yapılan araştırmaların da yürütüldüğü yerdir.
İşletim Ağı: Bölgesel Veri Merkezleri
İşin ihtiyaçlarına en iyi şekilde hizmet etmek ve aşırı merkezileşmenin riskini azaltmak için, kurumsal merkezimizden uzakta bulunan diğer veri merkezlerini öngörüyoruz. Bu bölgesel veri merkezleri, her birinin haklı kıldığı donanıma bağlı olarak büyük veya küçük olabilir. Teleişlemenin hızını sağlamak ve birbirlerine yedek oluşturmak amacıyla, hepsi birbirine ve kurumsal veri merkezine hatlar aracılığıyla bağlanacaktır. Tüm ağ, Veri İşleme Sistemleri Departmanı tarafından işletilecektir. Bunun doğru olduğuna inanıyoruz; çünkü donanımın üzerinde çalıştığı sistemler, Satın Almadan Üretime, Satıştan Muhasebeye kadar tüm departmanlara dokunacaktır.
COMPUTERS and AUTOMATION, Eylül 1961
İşletim Ağı: Bölümsel Merkezler
Birçok bölüm içi uygulama vardır ki, bunlar bir hat veya kadro departmanı içinde yürütüldüğünde en yüksek faydayı sağlar. Örnekler arasında, rutin araştırma türü problemler için gereken küçük bilgisayarlar veya mühendislik problemlerinin ele alınmasında kullanılan bilgisayarlar sayılabilir. Reklam Departmanımızda, ürünlerimizin tanıtımında kullanılan milyonlarca kuponun işlenmesi için ekipmanımız bulunmaktadır.
Bu departman, bu kullanım için Y3 boyutlu delikli kartı geliştirmede öncülük etmiştir; bu sayede müşterilerimiz daha düşük maliyetli delikli kart ekipmanları kullanabilirken, biz kendi tarafımızda büyük hacimler için küçük katı hâl bilgisayarlarından yararlanabiliyoruz. Bu tür bölümsel merkezlerin, ilgili departmanın kontrolü altında olması gerektiğini düşünüyoruz. Kurumsal Veri İşleme Sistemleri Departmanından tavsiye, rehberlik ve danışmanlık alınabilir; ancak her bir hat departmanı kendi bölümsel merkezlerinin işletiminden tam sorumluluğa sahip olmalıdır.
Kurumsal Yaklaşımın Değeri
Son zamanlarda gördüğüm bilgiler, veri işleme faaliyetlerinin organizasyon yöntemi konusundaki düşüncelerimizin Amerika Birleşik Devletleri’ndeki daha ileri düzeydeki birçok şirketinkinden çok da farklı olmadığını göstermektedir. Kurumsal olmayan bir temelde yola çıkan ve şimdi veri işleme potansiyelinin tam gelişiminin önünün tıkandığını fark eden kişilere dair örnekleri sürekli duyuyoruz. Birer birer, çoğu zaman büyük iç sıkıntılarla, kurumsal yaklaşıma geçiyorlar.
Mümkünse, ilk denemede başarısızlığı kabul etmek ve organizasyondan ikinci bir denemede sabır istemek zorunda kalmak yerine bu şekilde başlamak ne kadar daha iyidir. Ayrıca, veri ve sistemler faaliyetinin organizasyonda üst düzeyde konumlanmış, tercihen bir yöneticiye rapor vermesi ve şirketin tüm üst yönetiminin desteğini açıkça göstermesi gerektiği yönünde giderek büyüyen bir görüş birliği olduğu da görülmektedir.
P&G’de Veri İşlemenin Büyümesi
İki yıllık ön çalışma ve dört yıllık fiilî işletim sonucunda, kurumsal veri merkezimizde bir IBM 705 III ve bir 1401’in çalıştığını bilmek ilginizi çekebilir. Bu, son dört yıl içinde 705 I’den 705 II’ye ve oradan 705 III’e uzanan bir evrim olmuştur. Hâlihazırda bir küçük bölgesel veri merkezimiz kurulmuş durumdadır ve ilk büyük bölgesel merkezin 1962’de faaliyete geçmesi planlanmaktadır.
Diğer bölgesel merkezler hızla takip edecektir; çünkü artık tüm Amerika Birleşik Devletleri’ni kapsayabilmemizi sağlayacak temel planı geliştirmiş ve test etmiş durumdayız. Birleşik Krallık ve Avrupa Ortak Pazarı bölgesi için benzer kurulumlara yönelik çalışmalar hâlen devam etmektedir.
Sözünü ettiğim ve bireysel hat veya kadro departmanları tarafından işletilen bölümsel merkezler, son yedi yılda 8’den 24’e yükselmiştir; bunların altısı yurtdışındadır. Genel olarak, makine kiralamamız son beş yılda %550 artmıştır.
Sipariş-sevkiyat-faturalamayı temel bir sistem yapı taşı olarak kullanarak, şu anda satın alma-ödeme ve maliyet dağıtım sistemine doğru ilerliyoruz; bu da daha sonra üretim planlama ve stok kontrolüyle ilgili üçüncü büyük sisteme yol açacaktır. Dördüncü büyük sistem olan bordro ve bu alanda yapılması gereken çok sayıdaki muhasebe işlemi, çalışanlara yönelik çok sayıdaki yan hak planı ve politikayla ilgili ana sisteme doğal olarak bağlanmaktadır. Hisse senedi transferi de bir başka önemli operasyonel sistemdir.
Ticari ve Bilimsel Veri İşlemenin Birleşmesi
Az önce bahsedilen başlıca kurumsal sistemlerin tümü, şirket faaliyetlerinin ticari alanı olarak adlandırılabilecek bölümüne girmektedir. Aynı zamanda, henüz kendi başlarına büyük sistemler oluşturacak şekilde birbirlerine bağlanmamış olsalar da, araştırma, mühendislik, matematik ve yöneylem araştırması alanlarında birçok uygulamamız bulunmaktadır.
Ticari sistemlerin birçoğu, taşımacılık problemi—doğrusal programlamanın bir biçimi—matris tersleme ve çoklu regresyona kadar uzanan matematiksel “paket programlar” kullanmaktadır. Matematiksel tekniklerin ve programlama alanındaki gelişmelerin, 705 III’ümüzün bilimsel türde işler için giderek daha fazla kullanılmasına olanak tanıdığını görüyoruz.
Gelecekte, bilgisayar donanımının hem ticari hem de bilimsel uygulamaları eşit kolaylık ve etkinlikle ele alacak şekilde tasarlanmasının giderek daha faydalı olacağına güçlü biçimde inanıyoruz.
Geçmişte, sektörde ticari ve bilimsel alanlar arasında oldukça keskin bir ayrım yapıldığını gördük. Ticari problemler, görece basit aritmetik işlemlerle işlenen ancak oldukça uzun mantık kurallarına tabi olan büyük veri hacimleriyle karakterize ediliyordu. Teknik problemler ise genellikle, uzun ve karmaşık aritmetik prosedürlerle işlenen görece küçük veri miktarlarıyla tanımlanıyordu.
Daha yakın zamanda ise, iki alanın karma problem sınıflarının bulunduğu bir alanda birleştiğini görüyoruz. Donanım açısından IBM ürün hattını örnek alırsak, 701 ve 702 temel özellikler bakımından oldukça farklıydı ve tasarım olarak kendi uygulama alanlarına yüksek derecede odaklanmıştı. Daha hızlı ve daha güçlü olan 704 ve 705, ticari ve bilimsel işlerin karışımını ele almak için daha uygun durumdaydı. Yeni 7080 ve 7090 ise birbirine daha da yakındır.
Hem bilimsel hem de ticari alanlardaki problemleri eşit derecede iyi ele alabilen makinelerde yeteneklerin nihai olarak birleşmesini büyük bir beklentiyle karşılıyoruz. Kurumsal veri merkezimizde her iki problem türünü de ele alma gereksinimini kabul ederek, bu iki alanı ayrı ayrı takip etmemiş olsaydık elde edemeyeceğimiz şekilde, daha düşük birim maliyetle sonuçlanan daha büyük ölçekli ekipman kullanabildik.
Gelecek Hakkında Ne Düşünüyoruz?
Procter & Gamble içindeki gelecek planlarımız, makul bir geri dönüş hesaplayabildiğimiz her durumda çeşitli merkezlerimizdeki donanım kapasitesini ve gelişmişliğini artırmaya devam etmektir. Örneğin, yalnızca bir yıldan biraz daha uzun süredir kurulu olan mevcut 705 III’ümüz, önümüzdeki bir ay kadar içinde yüksek hızlı bantların eklenmesiyle kapasite açısından genişletilecektir.
1962’nin ortalarına gelindiğinde, veri işleme gereksinimlerimize ayak uydurabilmek için yeni nesil büyük ölçekli bilgisayarları kurmamız gerektiğini şimdiden görebiliyoruz. Ayrıca, gerekli programları ve ekipmanları test edip kanıtladıkça, birbirine bağlı bölgesel veri merkezlerinden oluşan ulusal bir ağın kurulmasına başlayacağız. Bir kez daha vurgulamak isterim ki, her adım atılmadan önce ekonomik olarak gerekçelendirilmektedir.
Tesis veya süreç operasyonunun kontrolünde elektronik ekipman kullanımına dair çok şey söylenmektedir. Bazı dikkat çekici denemeler yapılmış olsa da—örneğin çok yakından izlediğimiz Texaco’nunki—mevcut teknolojik düzeyde kendi faaliyet türümüzde iyi bir geri dönüş bulacağımızdan hepimiz emin değiliz. Şüphesiz, zaman harcamamızın daha ödüllendirici olacağı başka alanlar olacaktır. Bu nedenle, süreç kontrolüne yönelik erken bir kapsamlı uygulama öngörmüyoruz.
Toplam Sistemlerin İnsan Boyutu
Toplam sistemler kavramı, veri işlemenin insanlar üzerindeki etkisini çok kolay gözden kaçırabilen oldukça iddialı düşüncelere yol açabilir. P&G’de yıllar boyunca, genel olarak sektör ortalamasından daha fazla zamanı ve düşünceyi insanlarımıza ayırmakla gurur duyduk. Bu da şirket içinde son derece iyi bir ilişki düzeyi ve birçok şirkette sıkça görülen kesintilerden uzak bir ortam sağlamıştır.
Organizasyon yeni sistemlere ve yöntemlere uyum sağlarken en az sarsıntıyı garanti edecek otomatik bir formül yoktur. Yeni prosedürlerin kendi maliyetlerini karşılayabilmesi için, özellikle ücret ve maaş alanlarında olmak üzere, maliyetlerin düşürülmesi açıkça gereklidir. 1900’den bu yana yaklaşık her on yılda bir iki katına çıkan sürekli büyüyen bir iş hacmine sahip olmamız bizim için bir şans olmuştur. Büyüme gereksinimlerimiz ve doğal personel kaybı sayesinde, insanların yer değiştirmesini büyük ölçüde azaltabildik.
Aynı doğrultuda, sektör genelinde açıkça görülen bir olguyu da gözlemliyoruz. İstihdam edilen toplam kişi sayısı, işin genel büyüme hızına yakın bir oranda artmamaktadır. İş operasyonlarının yeniden tasarlanmasına duyulan hayranlık, insan duygularına karşı duyarsızlığa yol açabileceğinden, veri işleme ve sistemlerin bu son derece önemli yönünün göz ardı edilmemesi için yalnızca bir ricada bulunuyorum.
Özet
Özetle, "toplam sistemler" teriminin tanımı, her şirkete ve onun kendine özgü gereksinimlerine uyacak şekilde oldukça esnek olmalıdır. Ancak bir sistemin kapsamı, birbirinden kopuk uygulamaların çeşitlilik gösteren bir koleksiyonu ile sonuçlanmayacak kadar geniş olmalıdır.
Toplam sistemlere doğru çalışmak için, işe uygulanabilir alt sistemleri programlayarak başlamalısınız; ancak her zaman bunların nihayetinde büyük kurumsal sistemlere entegrasyonunu hedeflemelisiniz. Toplam sistemlerin gelişimini, üst yönetimin açıkça ortaya konmuş coşkusu kadar hiçbir şey teşvik edemez—bu, üst yönetimin sistemlerin kurumsal olması ve bölümsel duvarlarla sınırlı kalmaması gerektiğine dair derin inancının açık bir ifadesidir.
Şirketin veri ve sistem düşüncesine öncülük edecek organizasyona kurumsal bir yetki belgesi verilmelidir. Olası sistemlere ilişkin ilk incelemeler ve bunların tasarımı tamamen önyargıdan arındırılmış olmalı ve tercihen kurumsal sorumluluğa sahip olan personel grubu tarafından yürütülmelidir.
Sistemlerin ayrıntılandırılmasında ve fiili uygulanmasında hat ve operasyon birimlerinin katılımı son derece yararlıdır ve memnuniyetle karşılanmalıdır; bunun nedeni yalnızca katılımlarının yazarlık gururuna yol açması değil, aynı zamanda sağlanan muazzam eğitim fırsatıdır.
Büyük sistemlerdeki kurumsal yaklaşım, hiçbir şekilde bireysel bölümlerin kendi grupları içindeki veri işleme konusundaki düşünme ve çalışma biçimlerini engellememelidir. Kurumsal veri departmanı tüm sistem çalışmalarını kendi tekelinde tutmaya çalışırsa, organizasyonun her bölümünde konu üzerine yoğunlaşmış düşünceden doğabilecek fayda ve birçok zihnin tüm potansiyeli geliştirilemez.
Bölümler arası bir yaklaşımla birlikte bölüm içi çabaların teşvik edilmesi, bir organizasyonun geleneksel, dar görüşlü bölüm düşüncesinden; günümüz iş dünyasının karmaşıklıklarının, işletmenin en büyük yararı için toplam sistemler yaklaşımını gerektirdiğinin fark edilmesine uzanan yararlı bir köprü sağlar.