Ethel Langtry
Direktör, Perakende Araştırma Enstitüsü, Ulusal Perakende Tüccarları Birliği
New York, N.Y.
(22 Mart 1961’de New York City, Savoy‑Plaza Hotel’de yapılan Metropolitan Controllers Association Toplantısı’ndaki bir konuşmaya dayanmaktadır)
Yıllar boyunca, perakende mağaza operasyonlarını otomatikleştirmek için birçok girişimde bulunulmuştur; bunlar geniş ölçüde kamuoyuna duyurulmuştur, ancak hepsinde ortak bir payda vardı—verilerimizin makine diline ekonomik, etkin ve doğru bir biçimde dönüştürülmesi gereksinimi.
Bu girişimler genellikle delikli kâğıt şerit üreten satış noktası ekipmanları aracılığıyla merkezi olmayan bir temelde yapılmıştır. Ancak bu tekniğin iki dezavantajı vardı:
- Bu yaklaşım, geri dönüşü belirsiz olan önemli bir sermaye yatırımı gerektiriyordu; ve
- Satış görevlilerinin üzerine ek bir yük bindiriyordu.
Birçok perakendeci, makine diline dönüştürme işleminin uygun yerinin, satış alanından uzakta, müşteri hizmetlerine herhangi bir müdahaleyi önleyecek şekilde “arka ofis” alanı olduğu görüşünde olmuştur. Ben de bu görüşe katıldım; ancak aynı zamanda, makine diline dönüştürme aracı olarak tuşlu veri girişi işleminin, operasyonu pratik kılmak için fazla maliyetli olduğunu düşündüm.
Optik Tarama
Bununla birlikte, bugün Optik Karakter Tanıma, insan tarafından okunabilir dili otomatik olarak makine diline dönüştürmeye veya çevirmeye olanak sağlaması bakımından dramatik bir atılımı temsil etmektedir.
Optik taramayı; satış fişleri, fatura koçanları, mal kabul raporları ve sipariş formları gibi birim‑medya belgelerindeki bilgileri makine diline dönüştürmek için kullanmayı umuyoruz. Ayrıca optik taramayı, sınıflandırma, satış denetimi ve bordro verilerinin makine diline dönüştürülmesi amacıyla yazar kasa bantlarını ve diğer benzer bantları okumak için de kullanmayı umuyoruz. Öngörülebilir gelecekte bir yerde, aşina olduğumuz boyutlardaki ürün etiketlerini işleyebilecek ve üzerlerinde bulunan bilgileri makine diline dönüştürebilecek taşıyıcı mekanizmalar geliştirilecektir.
Bu durumların her birinde, optik tarama kullanımıyla tuşlu veri girişini ortadan kaldırabiliriz; çünkü bugün bu bilgileri tuşlayarak girebiliyor olsaydık, tüm bu verileri yakalayabilirdik. Bu arada, belki de başlanacak yol budur; çünkü sistemlerin geliştirilmesi, raporların tasarlanması ve akış şemalarının hazırlanması, optik tarama ve/veya EDP ekipmanlarının başarıyla kullanılabilmesinden önce yapılmalıdır.
Kontrolörün Rolü
İşte bu noktada kontrolörün rolü özellikle önemli hâle gelmektedir. EDP’nin perakende sektörüne girişi ve prosedürlerimizin düzenli bir biçimde tanımlanması gerekliliği, çoğu durumda kontrolörün işi hâline gelmiştir. Kontrolör, bir yanda üreticileri temsil eden elektronik mühendisleri ile diğer yanda perakende yönetimi arasındaki iletişimden sorumludur. Sonuç olarak, kontrolörler, ekipmanların teknik özelliklerini işlerine uygulamadan önce değerlendirme sorumluluğunu üstlenmek zorundadır.
Bu durum alışılmadık değildir; çünkü geleneksel olarak kontrolörler ve muhasebeciler işletmenin teknisyenleri olmuşlardır ve muhtemelen gelecekte de olmaya devam edeceklerdir. Ancak gerekli olan teknik bilgi artık mühendislik alanını da kapsayacak şekilde genişlemiştir. Bu, her kontrolörün gelecekte işini yetkin bir şekilde yapabilmek için yoğun programından zaman ayırıp elektrik mühendisliği öğrenmesi gerektiği anlamına gelmez; ancak işletmesinin sorunlarını ve gereksinimlerini, EDP ekipmanlarının üretilmesi ve çalıştırılmasının teknik ayrıntılarından sorumlu mühendise aktarabilmeyi öğrenmesi gerektiği anlamına gelir. Bu işi doğru bir şekilde yapabilmesi için, en azından çeşitli ekipmanların işlevlerini ve avantajlarını anlaması gerekir.
Computers and Automation, Ağustos 1961
Hata İçin Çok Az Alan
Bu ifadeyi birçok kez duydunuz, ancak özellikle EDP alanında tekrar edilmesinde yarar vardır: Temelde, perakendeci kâr elde etmek için mal alır ve satar. Ancak işletmelerimizin doğası ve her zaman var olan yoğun rekabet, hata için çok az alan bırakan kâr marjlarıyla sonuçlanmaktadır. Bu nedenle, çoğu perakende kuruluşu elektroniği deneysel bir temelde karşılayamaz. Ekipman ya makul bir süre içinde kendini amorti etmeli ya da başa baş noktasına ulaşmalıdır; geçmişte muhasebe makinelerimiz, posta yerleştiricilerimiz ve diğer mekanik ekipmanlarımız için geçerli olan durum buydu.
Perakende kuruluşlarının çoğu, veri işleme ekipmanlarını, kuruluşlarımızın “ofis işlevi” olarak adlandıracağım alanında kullanmayı tercih etmiştir. Bunlara satış denetimi, alacak hesapları, borç hesapları ve bordro dahildir. Bu alanların tümü perakende kontrolörünün yetki alanı içindedir. Ancak, kullanmak zorunda olduğu özgün veriler, kendisine rapor veren kişiler tarafından toplanmamaktadır. Bildiğimiz gibi, satış görevlilerimiz, satış denetimi, alacak hesapları ve nihayetinde istatistiklerimizin derlenmesi için gerekli verilerin kaynağını oluşturmaktan sorumludur. Birçok durumda, muhasebe işlevi satış kadrosu tarafından gerekli bir kötülük—üretken olmayan bir işlev—olarak görülmektedir.
Bunu göz önünde bulundurduğumuzda, çalışabilir bir sistem aşağıdaki unsurları içermelidir:
- Personel veya işletme maliyetlerinde bir azalma yoluyla kendini finanse edebilen ya da ürün alanında, sisteme somut ve doğrudan atfedilebilecek artan işletme verimliliği sağlayan bir sistem olmalıdır.
- Özellikle bu ekipmanın hızla eskimesi göz önüne alındığında, sermaye yatırımı sağlam olmalıdır.
- Sistem, satış alanında çalıştırılabilecek kadar basit olmalı; böylece bir satış görevlisinin iş yükü artmamalı, tercihen azalmalıdır.
- Sistemin kendisi mümkün olduğunca hataya kapalı olmalıdır; çünkü otomatik bir sisteme doğrudan girilecek verileri üreten çok sayıda kişi olduğunda, hatalar mevcut manuel veya yarı mekanize operasyonlarımıza kıyasla kolayca artabilir.
Bazı Operasyonel Sonuç İstatistikleri
Şu ana kadar, otomatik veri işleme ekipmanlarının ofis alanlarında kullanımını vurguladım. Ancak bir an durup birkaç istatistiğe dikkat çekmek istiyorum.
1959 yılında Büyük Mağazalar ve Uzmanlık Mağazalarının Operasyonel Sonuçlarını kapsayan yakın tarihli Harvard Raporu, 1957–59 Gider Merkezi Eğilimlerini ele alan çizelgesinde, kontrol ve muhasebe gider merkezinin tamamının, 5 milyon dolar veya daha fazla satışa sahip bir büyük mağaza için satışların yüzde 0,95’ini temsil ettiğini ortaya koymaktadır. Bu rakam, bu arada, 1957’den bu yana sabit kalmıştır. Bunun içinde Satış Denetimi, satışların yalnızca yüzde 0,18’ini temsil etmektedir ki bu, 1957’den bu yana bir artıştan ziyade bir düşüştür.
COMPUTERS and AUTOMATION, Ağustos 1961
Alacak Hesapları ve Kredi yüzde 2,30’u temsil etmektedir. Ancak bunun büyük bölümü Krediyi kapsamaktadır. Alacak Hesapları ise üç yıl boyunca tutarlı bir şekilde satışların yalnızca yüzde 0,60’ını temsil etmiştir. Dolayısıyla, Alacak Hesapları dâhil kontrol ve muhasebe işlevlerinin toplamı satışların yüzde 1,55’ini temsil etmiştir. Elbette muhasebe alanımızdaki her şeyi ikame edebildiğimizi varsayarsak—ki bu elbette mümkün değildir—mağazalarımızın muhasebe alanında bilgisayarlarımızı ve çevre birimlerimizi gerekçelendirmek için elimizde olan tek pay budur.
Büyük olasılıkla, bazı müşteri temaslı işlevlerin maliyeti, EDP ekipmanlarının devreye alınmasıyla azalmak yerine artacaktır. Alacak hesaplarını otomatikleştirmiş olan mağazaların çoğu, en azından başlangıç aşamalarında, fatura düzeltme maliyetlerinin hızla yükseldiğini görmüştür. Belki de bu noktada, EDP’nin verimsiz bir operasyon için çözüm olmadığını söylemek uygundur. Önce kendi düzenimizi sağlamalıyız; ancak ondan sonra maliyetler ve potansiyel tasarruflar konusunda sağlıklı bir karşılaştırma yapabilecek durumda oluruz.
Ayrıca, EDP sistemlerimizde doğruluk için, manuel sistemlerimizde olduğu gibi bedel ödediğimizi de belirtmek isterim. EDP’de riskler daha da maliyetli olabilir; çünkü haftada 50 dolar kazanan bir memur ve bir hesap makinesiyle değil, çoğu durumda aylık 4.000 doların üzerinde kira bedeli olan bir bilgisayarla uğraşıyoruz.
Yeni Ekipmanın Teknikleri
Kontrolörlerin, bu ekipmanı en iyi şekilde kullanabilmeleri için tekniklerini öğrenmeleri gereklidir. Geleneği bir kenara bırakmaya ve veri işleme konusunda yeni ve radikal gibi görünen yaklaşımları kabul etmeye istekli olmalıdırlar; aksi takdirde bu işlev, bu ekipmana aşina teknisyenlere yönetim tarafından devredilecek ve perakende organizasyonu içinde ayrı bir piramit oluşacaktır.
Bilginizi çekebilir ki, imalat sektöründe böyle bir adım zaten atılmıştır; bazı kuruluşlarda KONTROLÖR unvanı tamamen kaldırılmış ve Bilgi Direktörü tarafından yönetilen başka bir piramitten sağlanan verilerin yorumlanmasıyla ilgilenen bir FİNANS işlevi tesis edilmiştir. Bir EDP sistemi aracılığıyla bu işlev, muhasebe dâhil olmak üzere satış ve pazarlama verileriyle birlikte organizasyondaki tüm verilerin hazırlanmasından sorumludur.
Ürün Yönetimi Bilgileri
Bu noktada, ofis alanlarının otomasyonundan, benim “Ürün Yönetimi Bilgileri” olarak adlandırmayı tercih ettiğim, satış bilgilerinin neredeyse keşfedilmemiş alanına geçmek istiyorum. Şu anda, alıcılarımız ve ürün sorumlularımız için hayati istatistikleri elde etmek amacıyla satışların yaklaşık onda dördü kadar bir yüzdesini harcıyoruz. Açıkça söylemek gerekirse, yalnızca yüzeyi kazımış durumdayız.
Satış ve eldeki stok için istisna esasına dayalı raporlar hazırlamak üzere neler yapılabilir?
Özellikle hazır giyim alanlarında, delikli etiketleri kullanan mağazaların sayısı kesinlikle artmaktadır. Ancak bu etiketlerden ne tür raporlar üretiyoruz? Neredeyse her durumda, satılan veya iade edilen her bir ürünü; renk, beden, stil, üretici bazında—ve bazı durumlarda şubeler söz konusu olduğunda mağaza bazında bile ayırt etmeksizin—uzun ve hantal raporlar hâline getiriyoruz. Kelimenin tam anlamıyla binlerce bireysel kalem içeren bu raporlar daha sonra, tek bir karar vermeden önce tüm bu verileri gözden geçirmek zorunda kalan alıcılara teslim ediliyor.
Buna karşılık, kontrolörlere, uygun bir özetleme veya çizginin dışına çıkan kalemlerin açıklaması olmaksızın, bir mali tabloda yer alan her bir girdinin eksiksiz bir listesi verilseydi, bu kadar verinin hiçbir anlam ifade etmediğini haykırırlardı. Beyler: Kâr ve Zarar tablosuna, bir Faaliyet Raporuna ya da bir Bordro Raporuna bakış biçiminizi inceleyelim. Göz gezdirirsiniz; planın üzerinde veya altında olan ya da önceki aylar veya geçen yılla uyumsuzluk işareti gösteren değişkenleri ararsınız—ve ardından bu kalemler üzerinde harekete geçer ya da en azından dalgalanmanın nedenini belirlemek için inceleme yaparsınız.
Ortada büyük bir gizem yoktur. Bu, alıcılarımızın izlediği tekniğin aynısıdır. Son derece iyi ya da kötü satan kalemleri bulmak için bu hacimli raporları gözden geçirmek zorundadırlar; ardından nedenini araştırır ve uygun önlemleri alırlar. Ancak şu anda, alıcılara ve ürün sorumlularına verdiğimiz tek şey ham veridir; bu verilerde eylem gerektiren kalemleri bulmak için kelimenin tam anlamıyla saatler harcamak zorunda kalırlar. Sonra da neden birçok ürün sorumlusunun bu raporları kullanmadığını merak ederiz.
İyi yetişmiş bir alıcının, uzun sayısal listeleri incelemek yerine stokuna hızlıca bakarak neyin satıp neyin satmadığını belirleyebileceği oldukça açıktır. Alıcılarımız, ancak onlara hangi kalemler üzerinde harekete geçmeleri gerektiğini gösteren raporlar geliştirdiğimiz aşamaya ulaştığımızda raporlarımızı kullanacaktır.
İstisna veya eylem raporlamasının bu alanının tamamı, artan diğer perakendecilik biçimlerinden kaynaklanan rekabet karşısında büyük mağazalar ve uzmanlık mağazalarının ayakta kalabilmesi ve pazar paylarını koruyabilmesi için perakendecilik açısından hayati öneme sahiptir. Söylemeye gerek yok ki, perakendecilik bugün bu pazarlama bilgilerinin hazırlanmasına yönelik kapsamlı bir programa başlasa bile, EDP tekniklerini pazarlama sorunlarına başarıyla uygulamakta olan diğer sektörlerin oldukça gerisinde kalmaya devam edeceğiz.
Örneğin, Pepsi Cola Co., distribütörleri için bilgisayar üzerinde; yalnızca mevcut satışlarını değil, aynı zamanda bölgeye ilişkin istatistiklere dayalı potansiyel satışlarını da ortaya koyan raporlar hazırlamaktadır. Bu istatistikler; restoran sayısı, okullar, kokteyl salonları ve benzeri unsurları içermektedir. Fortune, bu potansiyeli o kadar ilginç bulmuştur ki, yakın zamanda pazarlama sorunlarını çözmek için bilgisayar kullanımını üç ya da dört vaka çalışmasıyla hikâye biçiminde anlatan bir film tamamlamıştır. Bu arada, bu filmde ele alınan vaka çalışmalarından biri, alt komitelerimizden birinin çalışmalarıyla ilgilidir.
Bu alt komite, ayakkabı üretim endüstrisinin temsilcileriyle birlikte çalışarak, ayakkabı üreticilerinin ayakkabıları ürettikleri anda geliştirebilecekleri istatistikleri oluşturma çabası içindedir. Bu istatistikler, perakendeciler tarafından geri dönüş belgeleri kullanılarak kontrol amaçlı olarak kullanılabilir ve daha sonra üretici tarafından kendi satışlarını ve ürünlerinin pazar potansiyelini analiz etmek için yeniden kullanılabilir.
Elektronik Komitesi
Bu noktada, üyelerinin bir kısmı yaklaşık bir yıl önce size bir sunum yapmış olan Elektronik Komitemiz hakkında birkaç söz söylemek istiyorum. Bildiğiniz gibi, ülkenin büyük perakende kuruluşlarının çoğunun temsilcilerinden oluşmaktadır. Bu arada, bu kişiler ve temsil ettikleri kuruluşlar, EDP’yi ilk olarak hangi alanda kurarsanız kurun, nihai getirinin ürün alanında—daha hızlı, daha doğru ve daha seçici istatistikler yoluyla—elde edileceği konusunda neredeyse oybirliğiyle hemfikirdir.
Bence bu, kontrolörlerin yalnızca alıcılarla konuşmayı değil, onları anlamayı ve istatistiksel bilgi alanında gerçekten neye ihtiyaç duydukları da dâhil olmak üzere sorunlarını takdir etmeyi öğrenmeleri gerektiği anlamına gelmektedir.
Komite üyelerimiz arasında EDP’nin durumunu kısaca raporlamak uygun olabilir:
EDP Haberleri
City Stores
Birimlerinden biri olan Maison Blanche, şu anda Satış Denetimi ve Alacak Hesapları için bir IBM 650 bilgisayarı kullanmaktadır. Yakın gelecekte 650’nin yerini alacak bir 1401 sistemi sipariş etmişlerdir. Lit Bros. dâhil olmak üzere birkaç başka birim de alacak hesaplarını otomatikleştirmek için bilgisayar operasyonlarını incelemektedir. Ayrıca Lit Bros.’ta, ayakkabı bölümlerinde satış noktası cihazlarıyla birlikte delikli etiketler kullanılmakta ve böylece alıcılar için beden bazında satış raporları üretilmektedir. Bu arada, beden bazında analiz, bir yıl önce yapılan bir Elektronik Komitesi toplantısında ayakkabı alıcılarının indirimleri azaltmak için en önemli istatistik olarak gördükleri bir veriydi.
City Stores’un bir başka birimi olan Franklin Simon da (bir hizmet bürosu aracılığıyla) bir IBM 650 bilgisayarı üzerinde birim kontrolü ve ürün grubu raporlarını işlemektedir.
Allied Stores Corp.
Allied Stores Corp., Dey Bros. biriminde bir 305 RAMAC bilgisayarına sahiptir ve bu bilgisayar üzerinde, daha önce tartıştığım türden istisna raporlamasını ürün sorumluları için denemektedir. Ayrıca Gertz, Jamaica’daki ayakkabı departmanında, ayakkabı satışlarının ayrıntılı analizini elde etmek amacıyla satış noktası cihazları kullanmaktadırlar. Mağazalarında ayrıca bir dizi delikli etiket kurulumu da bulunmaktadır.
W. T. Grant & Co.
W. T. Grant & Co., Monroe Distribu-Tape Processor ile birlikte yaklaşık 150 adet Monroe satış noktası aygıtı kullanmaktadır. Buna ek olarak, depolarından birinde bir RAMAC 305 kullanmaktadırlar. Ayrıca Dayton mağazalarında optik tarama aygıtlarını test etmektedirler.
Woodward & Lothrop
Woodward & Lothrop, Alacak Hesapları’nı delikli kartlı satış fişleri kullanarak bir tab sistemine dönüştürmeyi yeni tamamlamıştır. Buna ek olarak, Haziran ayında teslim edilecek bir kart 1401 siparişi vermişlerdir; bunu yılın ilerleyen dönemlerinde bir bant 1401 sistemi izleyecektir. Ayrıca, istisna esasına göre ürettikleri bordro ve ürün istatistikleri için bir RAMAC kullanmaktadırlar.
F. & R. Lazarus
F. & R. Lazarus, sahada bulunan bir NCR 304 bilgisayara sahiptir ve şu anda bunu Satış Denetimi ve Alacak Hesapları işlevleri için programlamaktadırlar. Bu arada, ürüne ilişkin satış istatistikleri için kullanmaktadırlar.
J. C. Penney
J. C. Penney, Alacak Hesapları için bir dizi kart 1401 sistemi siparişi vermiştir.
Dayton Co.
Dayton Co., Alacak Hesapları için kullanacakları bir NCR 304’ün teslim edilmesini beklemektedir.
Strawbridge & Clothier
Strawbridge & Clothier, kısa süre önce bir RCA bilgisayar sistemi siparişi verdiklerini duyurmuş ve yine Alacak Hesapları alanında başlamayı planlamaktadır.
SEARS, ROEBUCK, EDP uygulamalarını incelemek için Louisville mağazasını bir pilot olarak kullanmaktadır. Komitemizin bir diğer üyesi olan Montgomery Ward, ürün kontrolü amacıyla Allen Park deposuna birkaç yıldır bir RAMAC kurmuş durumdadır. Woolworths, Kresge’s ve komitemizin diğer üyeleri ise ya fizibilite çalışmaları yürütmekte ya da yakın gelecekte ekipman siparişi vermeyi düşünmektedir.
Bu mağazalara ek olarak, hem AMIC grubunda hem de ATKINS grubunda yer alan ve Oram ile Joe Creighton aracılığıyla komitemizde temsil edilen birçok diğer mağaza da bilgisayar veya delikli kartlı satış fişi sistemleri kurmuş ya da kurmayı düşünmektedir; bunlar arasında Miller & Rhoads; Stix, Baer & Fuller; Bullock’s; Halle’s; ve D. H. Holmes bulunmaktadır.
Buna dayanarak, önemli sayıda mağazanın otomasyonun artık geleceğe ait bir şey olmadığı, etkili biçimde uygulamaya hazır ve muktedir olanlar için bugün burada olduğu sonucuna vardığı konusunda benimle hemfikir olacağınızdan eminim.
Giderlerin Azaltılması
Kapanışta, 1959 Harvard raporundan bir alıntıyı yeniden aktarmak istiyorum:
"1947’den bu yana herhangi bir yılın en iyi yıllık satış artışının (1959) elde edilmesiyle birlikte, büyük mağazalar 1959’da toplam gider yüzdesinde mütevazı bir azalma beklemekte haklı olabilirdi; ancak hayal kırıklığı yaratan sonuç, 1958’deki karşılaştırmalı %34,7’lik orana karşılık net satışların %34,8’i gibi tipik bir rakam olmuştur. Görünen o ki, yönetimin giderler üzerinde etkili kontrol kurma görevi henüz tamamlanmış olmaktan uzaktır.
Belki de bu 1959 deneyimi, zamanımızın toplumsal güçlerinin dağıtım maliyetine tehlikeli bir katılık getirme eğiliminde olduğu görüşüne bir inandırıcılık kazandırıyor olarak düşünülmelidir. Toplamda etkili biçimde ancak cesur yeniliklerle mücadele edilebilecek bir katılık; yerleşik işletmelerin yalnızca ortodoks, iyi yönetimiyle değil."
Bu ifade özellikle Kontrolör için geçerlidir. Veri işleme, yöneylem araştırması teknikleri ve uzun vadeli ürün bilgi planlama programlarının uygulanması da dahil olmak üzere cesur yenilikler tasarlamada liderliği üstlenmelidir. Kontrolör bu liderliği göstermezse, bu fırsatın elinden alınarak bunu üstlenmeye hazır ve istekli olanlara verileceğine yürekten inanıyorum. Perakendecilik, tüketici odaklı bu ekonomide yaratıcı düşünce ve planlama yoluyla bu ülkede tempoyu belirleme fırsatına sahiptir. Bundan yararlanalım.