PLASTİK KILIFLAR KULLANILARAK OTOMATİK BELGE AYIRMA VE MUHASEBE
International Telephone & Telegraph Corp. (ITT)
67 Broad Street
New York 4, N.Y.
Bu şirket tarafından, Ulusal Perakende Tüccarları Birliği’nin yakın zamanda düzenlenen bir kongresinde, büyük mağazalar ve benzeri büyük perakende kuruluşları için otomatik bir belge ayırma ve muhasebe sistemi tanıtılmıştır.
Bu sistem, özgün belgeyi veya satış fişini tüm süreç boyunca taşıyan şeffaf bir plastik kılıf kullanan “kılıf kavramına” dayanmaktadır.
İşleme için gereken tüm bilgiler, kılıfa sabitlenmiş bir manyetik bant şeridi üzerine kodlanır.
Bir operatör şerit üzerindeki bilgileri kodladıktan sonra belge otomatik olarak kılıfa yerleştirilir ve sonraki tüm işlemler elle müdahale olmadan tamamlanır.
Bir sonraki işlem, kılıfın sınıflandırıcıda hesap numarasına göre sıralanmasıdır; bu işlem saniyede 10 birleştirme hızında çalışır ve saniyede 3 ya da 4 adet sıralama yapar.
Yine manyetik bant şeridine kaydedilmiş bilgileri tanıyan kılıf okuyucu, verileri saniyede 5 öğe hızında bir bilgisayara aktarır.
Veri işlemci:
- Döngüsel ve kontrol toplamlarını ve çeşitli vergileri hesaplar
- Alacak hesapları dosyasını günceller
- Vadesine göre ayrılmış alacak hesapları raporları üretir
- Müşteri ekstrelerini basar
- Alacak hesapları dosyasındaki değişiklikleri işler
- Yönetim raporları üretir
Ayrıca bordro, borç hesapları ve stok kontrolü için de kullanılabilir.
Kılıf üzerindeki bilgiler tamamen işlendiğinde, belge otomatik olarak plastik koruyucu zarfından çıkarılır ve daha sonra müşterilerin ekstresine eklenmek üzere sıralı şekilde istiflenir.
Intelex, yeni sistemin satış alanı prosedürlerinde hiçbir değişiklik gerektirmediğini, “Country Club” faturalama yöntemlerini koruduğunu, mevcut kâğıt satış fişini muhafaza ettiğini ve bireysel hesapların güncel kredi durumunu sağladığını belirtmektedir.
Bir diğer avantaj, özgün kaynak belgenin, başvuru ve denetim izi amaçları için ilgili elektronik kodlamasıyla birlikte tüm sistem boyunca hareket etmesidir.