Küçük Makineler için Düşük Maliyetli Muhasebe
Charles A. Bail
Başkan, A. S. C. Tabulating Corp.
Lake Bluff, Ill.
Chicago yakınlarındaki bir banliyöde bulunan bir veri işleme merkezi olan bu şirket, elektronik veri işlemeyi küçük üreticiden kasaba kasabına, fırıncıya ve köşe bakkalına kadar küçük işletme sahiplerine, ayda yalnızca 10 $ gibi düşük bir bedelle erişilebilir kılmaktadır.
Bu alanda bugüne kadar yapılan her şeyin daha büyük şirket için yapıldığı duygusuyla A. S. C., dışarıda bırakılmış olan kişiye kapılarını açtı. Atılım, A. S. C.’nin delikli kâğıt bant girişinden yararlanarak büyük hacimli verileri yüksek hızlarda işlemek üzere bir Bendix G-15 bilgisayarını programlamayı başarmasıyla geldi.
Delikli bant muhasebesinin yakın zamanda ortaya çıkışı, küçük işletmeler için iş makineleriyle veri işlemenin ilk adımı oldu; kayıtların elle işlenmesi ve matematiksel hesapların yapılması gereksinimini ortadan kaldırdı. Ancak A. S. C. mevcut yöntemlerin bir adım ötesine geçti: iş makinelerinin gerektirdiği şekilde güncel bilgileri banttan delikli kartlara aktarmak yerine, bandı doğrudan bilgisayara beslediler. Bu, daha fazla verinin daha hızlı işlenmesini sağlar. Böylece birey, düşük maliyetli elektronik ekipman üzerinde büyük hacimli işlem avantajlarından yararlanır.
Bir muhasebecinin elle tamamlaması sekiz saat süren — hata yapılmadığı varsayılarak — aylık bir mali rapor, mevcut delikli kart makinesi yöntemleriyle yaklaşık iki saatte işlenebilir. Ancak delikli kâğıt bant doğrudan bilgisayara beslendiğinde, aynı rapor yaklaşık 15 dakikada işlenip yazdırılabilir. Küçük bir hesap için aylık mali raporda yer alanlar gibi yaklaşık 300 muhasebe kaydı, elektronik olarak 10 dolarlık bir maliyetle işlenebilir. 1.000 kayıt için maliyet yaklaşık 35 dolar olur.
Bu yalnızca deneysel aşamada değildir; A. S. C., elektronik veri işlemenin küçük işletme sahibinin genel ve özel muhasebe gereksinimleri için hem pratik hem de ekonomik olduğunu yaklaşık bir yıldır aktif olarak kanıtlamaktadır.
A. S. C. tarafından elektronik olarak işlenen diğer delikli kâğıt bant uygulamaları (genel muhasebenin yanı sıra) arasında satış analizi, stok kontrolü, inşaat maliyet muhasebesi, serbest muhasebeciler ve hukuk firmaları için zaman muhasebesi ve sendikalar için muhasebe gibi özel muhasebe türleri yer alır. Küçük mağazalar işleten bireysel girişimciler için hizmet, muhasebecileri aracılığıyla sunulmaktadır. A. S. C. ayrıca şube muhasebesi de yapabilir; örneğin bir benzin istasyonları veya bakkal zincirinin işletilmesi için her konumdaki sonuçların ayrı ayrı dökümünü veren eksiksiz raporlar hazırlayabilir.
A. S. C. için bu muhasebe uygulamasında Bendix G-15 bilgisayarı aynı anda dört işlem gerçekleştirir:
- banttan güncel bilgileri okur;
- delikli kartlardan önceki işlemlere ilişkin bilgileri okur;
- sıralama ve hesaplamaları yapar;
- raporun basıldığı kartlar için güncellenmiş bilgileri delikli kartlara işler.