Küçük İşletmelerde Bilgisayar Hizmetlerinin Kullanılması
I. J. Seligsohn
Computer Services Division
C-E-I-R, Inc.
Arlington, Va.
(Small Business Administration, Washington 25, D.C. raporuna dayanmaktadır.)
Yalnızca çok büyük şirketler, maliyeti 2 milyon dolar veya daha fazla olan bir bilgisayar kurulumunu satın almayı karşılayabilir. Üstelik bu şirketler bile, başlangıçtaki ağır yatırımı makul bir sürede geri ödeyebilmek için bu kadar pahalı ekipmanı genellikle günde en az 16 saat sürekli olarak meşgul tutmak zorundadır.
Peki ya küçük iş sahibi—örneğin 250’den az çalışanı olan biri—ne yapacaktır? Bir bilgisayarın yardımına haftada ancak bir kez, belki de ayda yalnızca bir kez ihtiyaç duyar. Bu kişi, rekabet gücünü artırmak için zaman kazandıran, iş gücünden tasarruf sağlayan dev elektronik bilgisayarlardan herhangi bir avantaj elde edebilir mi? Çünkü bu makineler, belirli bir asgari işlem sayısı aşıldıktan sonra, gerçekleştirilen birim işlem başına en düşük maliyete sahiptir.
Yanıt kesinlikle evettir; küçük iş sahibi, mevcut bilgisayar hizmetleri kuruluşlarından yararlanırsa.
Bazı bilgisayar hizmeti firmaları, bilgisayar uzmanlarına ek olarak matematikçilerden, ekonomistlerden ve diğer bilim insanlarından oluşan tam kadrolara sahiptir. Bu kişilerden biri (ya da bir ekip), doğrudan küçük bir tesise gelebilir, bir sorunu analiz edebilir ve onu çözmek için gereken verileri toplayabilir.
Ancak bu, günlük mühendislik sorunları olan küçük bir üreticinin kendi mühendisleri olmadan yapabileceği anlamına gelmez. Bilgisayar hizmetleri uzmanları, zor sorunlarda danışman olarak kullanılmalıdır; işletme personeli olarak değil. Bu ayrımı fark edemeyen küçük işletme sahibi, ne kendisine ne de çalışabileceği herhangi bir bilgisayar hizmetine karşı adil davranmış olur.
Dikkate değer bir başka nokta daha vardır: Bir bilgisayar hizmetleri kuruluşuna girip tüm sorunlarınızın hazır çözümlerini raftan almayı bekleyemezsiniz. Halihazırda kullanımda olan pek çok önemli uygulama vardır; bundan şüphe yoktur. Ancak diğerlerinin çoğu daha çok gelecekteki olanaklar alanındadır; en büyük etkileri henüz hissedilmemiştir.
Buna rağmen, bilgisayar hizmetlerini araştırmayan küçük üretici, baltasını bilemeyecek kadar meşgul olduğunu düşünen ormancıya benzetilebilir.
Computers and Automation, Mayıs 1960
Tipik olarak bir bilgisayar hizmetleri firması, kendi tesislerinde bir ya da daha fazla büyük elektronik genel amaçlı dijital bilgisayar bulundurur.
Dijital bilgisayarların genel amaçlı yapısı, pek çok farklı işletmenin bu makineler üzerinde pek çok farklı türde sorunu çözebileceği anlamına gelir. Gerçekten de durum tam olarak budur. Bilgisayar hizmetleri kuruluşlarının, iş ve sanayinin hemen her alanında, çoğu küçük olmak üzere çok çeşitli müşterileri vardır.
Küçük bir iş sahibi olarak bir bilgisayar hizmetleri firmasına başvurursanız, sorununuzu çözmenize yardımcı olmak üzere size iki ana hizmet türü sunulacaktır: programlama hizmetleri ve hesaplama makinesi hizmetleri.
Programlama Hizmetleri
Öncelikle bir bilgisayar analisti sorununuzu dikkatle inceler ve bir bilgisayar çözümünün uygulanabilir ve ekonomik olup olmadığını size bildirir; sizin durumunuzda, sizi bilgisayar hizmetleri kuruluşuna getiren sorunun, bilgisayar çözümünü haklı çıkaracak kadar karmaşık ya da zor olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur. Analist çalışmasını tamamladığında, sorunu bilgisayar “programcılarına” devreder.
Yalnızca o belirli sorun için verilen programlama hizmetlerinin bedelini ödersiniz. Ara sıra ortaya çıkan bir sorunu çözmek için bir programlama kadrosu bulundurmanın genel giderleri size yüklenmez.
Hesaplama Makinesi Hizmetleri
Sorun bilgisayarda çalıştırılmaya hazır olduğunda, hem program hem de veriler makineye yüklenir. Bilgisayar daha sonra sorunu elektronik hızlarda çözer. Yanıtlar yüksek hızlı bir yazıcı ile kâğıda dökülebilir.
Bilgisayarın veri kümenizi işlemesi için geçen süre kadar ücretlendirilirsiniz. Bu ücretlendirme genellikle bilgisayarın saatlik kiralanmasına dayanır. Bilgisayar zamanını yoğun biçimde kullanacaksanız, ücretler çoğu zaman başka bir dönemsel temelde hesaplanır. Elbette çoğu küçük işletme, bilgisayarı saatlik olarak kiralar. Büyük genel giderler olmadan, hızlı ve doğru bilgisayar çözümlerinin sağladığı yararlardan faydalanmak isterler.
Bilgisayar hizmetleri firmasının elbette büyük genel giderleri vardır. Ancak bunlar birçok iş ve müşteri arasında paylaştırılır. Çoğu zaman bilgisayar hizmetleri kuruluşları, makinelerini günde iki vardiya, bazen de günün her saati çalışır durumda tutmayı planlar. Böylece sabit genel giderler çok sayıda müşteri üzerine ince bir şekilde yayıldığında, tekil iş maliyetleri düşürülebilir.
Ne Tür Sorunlar?
Büyük ölçekli, genel amaçlı dijital bilgisayarlar çok geniş bir yelpazede iş sorunlarını çözebilir. Aşağıdakiler temsilî örneklerdir.
Mühendislik Sorunları
Karmaşık mühendislik sorunları, belirli bir ürün üretilebilmeden önce sıklıkla çözülmek zorundadır. Bilgisayarlarla en iyi biçimde çözülebilen tipik mühendislik sorunları arasında gerilme analizi, ısı ve basınç hesaplamaları, titreşim analizi, motor ve mercek tasarımı yer alır. En önemlisi, küçük üreticiler artık bilgisayarların ortaya çıkışından önce kendilerine kapalı olan yeni alanlara girebilmektedir.
Örneğin, küçük bir üretici jet uçakları için durdurma donanımları üretmektedir. Yakın zamanda ürününü mühendislik açısından ele almak için ilk kez bir bilgisayar kullandı. Ardından coşkuyla şunu ilan etti:
“Bundan böyle, derin donduruculardan atom motorlarına kadar uzanan araştırma ve ürün geliştirme çalışmalarında, küçük şirket ilk kez somut bir katkı yapmayı umut edebilir.”
Uzun Süreli Veri İşleme Sorunları
Günümüz elektronik dijital bilgisayarlarının yüksek hızları, büyük miktarlardaki büro verilerinin hızla işlenmesini mümkün kılmaktadır. Bilgisayarlar, bordro işlemleri, faturalama, atölye iş emirlerinin yazılması ve satış analizi gibi işlevlere harcanan zaman ve maliyetleri büyük ölçüde azaltabilir. Elbette büyük şirketler bu sorunlara bilgisayar uygulayarak daha büyük tasarruflar sağlayabilir ve sağlamaktadır. Peki neden küçük işletmeler yapmasın?
Nitekim bazıları, veri işleme yardımı için bilgisayar hizmetleri firmalarına yönelmenin giderek daha kârlı olduğunu fark etmektedir. Bilgisayar hizmetlerinin yardımıyla, daha az sayıda büro personelinin daha kısa sürede ve daha düşük nihai maliyetle çok daha fazla işi üstlenebildiğini görmektedirler. Bu durum, özellikle iş hacmini artıran ancak henüz daha fazla büro personeli istihdam edemeyen ya da daha büyük bir mekâna taşınamayan küçük firmalar için geçerlidir.
Bilgisayar hizmetleri, küçük firmalara stok kontrolü, maliyet muhasebesi ve benzeri alanlarda kullanılmak üzere güncel kontrol bilgilerini de hızlı bir şekilde sağlayabilir. Bu bilgilerin güncelliği, çoğu zaman bir işletmenin başarısı için hayati öneme sahiptir.
İşte bir örnek: Küçük bir üretici artık haftada bir—hacim yüksek olduğunda bazen günde bir kez—eksiksiz bir satış ve stok analizi almaktadır. Bu durum, stokları düşük tutarken aynı zamanda tükenme riskine girmeden, aşırı üretimi ya da yetersiz üretimi önleyerek operasyonlarını dengelemesini sağlar.
Yüksek derecede mevsimsel ürünler için bilgisayarlar, bitmiş ürünler ve alt montajlar için sezon öncesi ve çalışma stoklarının gereksinimlerini makul güvenlik sınırları içinde tahmin edebilir. Bu da üretim eğrilerinin dengelenmesine, maliyetlerin düşürülmesine ve daha verimli bir işletme elde edilmesine yardımcı olur.
Bilgisayarlar kullanılmadan önce, bu üretici üretim kararlarını aylar öncesine ait bilgilerle vermek zorundaydı. Planları, doğru gerçekler yerine tahminlere ve örneklere dayanıyordu.
Elbette diğer iş türleri de anlık bilgilere ihtiyaç duyar; örneğin toptancılar, üretici temsilcileri, inşaat firmaları, küçük bankalar ve aracı kurumlar. Bir bilgisayar hizmetleri firması, kendi bilgisayarları olmayan bankalar için hızlı veri işleme konusunda uzmanlaşmıştır. Her gün saat 18.00’de, hesaplama firması çeşitli bankalardan muhasebe kayıt belgelerini, yeni hesap verilerini, tahsil edilen taksit ödemelerine ilişkin rakamları ve benzeri bilgileri alır. Ertesi gün saat 08.00’de bankalar günün eksiksiz işlem jurnalini alır ve her beş günde bir, yeni borçluların ödeme cüzdanlarını, gecikmiş hesap listelerini ve benzerlerini—tamamı bilgisayar tarafından hazırlanmış olarak—teslim alırlar.
Sonuç nedir? Bankalar, daha az personel ve daha düşük maliyetlerle, daha az gecikme ile müşterilerine mükemmel hizmet sunabilmektedir. Üreticilerin müşteri hesapları (tüccarların, temsilcilerin ve aracılarınkiler de dâhil) bilgisayarlar tarafından aynı kolaylıkla yönetilebilir.
Üretim Sorunları
Küçük üreticiler, aşağıdaki gibi karmaşık üretim sorunlarını çözmek için bilgisayar hizmetlerinden giderek daha fazla yararlanmaktadır:
- Makine atölyesi çizelgelemesi — gecikmeleri ve fazla mesaileri en aza indirmek ve teslim süresini kısaltmak için, bir makine atölyesindeki her istasyon tarafından üretilecek her bir kalemin miktarını belirlemek;
- Üretim çizelgelemesi — beklenen satışları karşılayacak çizelgeler tasarlamak ve bu çizelgeleri satış dalgalanmalarına göre değiştirmek;
- Harmanlama veya karıştırma sorunları — bileşenlerin ya da hammaddelerin en iyi kombinasyonlarını bulmak; ve
- Kırpıntı kayıplarının azaltılması — aynı anda atığı en aza indirirken, çeşitli boyutlar elde etmek üzere malzeme rulolarını ve levhalarını şekillendirmek, kesmek, şeritler hâlinde ayırmak ya da delmek.
Tipik bir küçük üretici, bu tür sorunlar için matematiksel olarak en hassas çözümü hesaplayacak bilgiye ya da personele nadiren sahiptir. Yakın zamana kadar yapabildiği en iyi şey, birçok alternatif arasından bilinçli bir tahminde bulunmaktı. Ve en ekonomik seçimi yapma olasılığı her zaman düşüktü.
Ancak artık bilgisayar hizmetlerinin kullanımı sayesinde, en iyi çözüm hızlı ve doğru bir şekilde bulunabilmektedir. Yüksek hızlı bir bilgisayar tüm etkenleri inceleyebilir, tüm olası seçenekleri araştırabilir ve en fazla kârı sağlayacak yanıtı ortaya koyabilir.
Taşımacılık ve Dağıtım Sorunları
Bu sorunlara örnek olarak bir kamyon filosu işleten bir işletme verilebilir. Yönetici, kamyonların izlemesi gereken en ekonomik güzergâhları bulmak istemiştir. Dikkate alınması gereken etkenler arasında, diğerlerinin yanı sıra, mesafeler, trafik sıkışıklığı, ücretli yollar ve yük kapasiteleri bulunmaktaydı. Birkaç saat içinde bir bilgisayar 10 milyon olası güzergâh kombinasyonunu analiz etmiş ve en iyilerini bulmuştur. Bilgisayar olmadan bu sorunun çözülmesinin 20 yıl süreceği tahmin edilmiştir. Açıkça görülmektedir ki, bu süre boyunca taşımacı, şu anda yaptığı gibi yılda birkaç bin dolar tasarruf edemeyecekti.
Benzer şekilde, bilgisayar hizmetleri üreticilere ürünlerini en düşük maliyetle nasıl sevk edeceklerini ve aynı zamanda pazarlama gereksinimlerini nasıl karşılayacaklarını bulmalarında yardımcı olabilir.
Yönetim Analizi Sorunları
Bilgisayar hizmetleri, yönetim analizi ve tahmin alanında da küçük iş sahiplerine yardımcı olmuştur. Aşağıdaki gibi sorunları çözmüşlerdir:
- Yeni bir tesisin veya şubenin nereye kurulacağına karar verme, beklenen müşteri talebi, taşımacılık, dağıtım ve maliyetler ile kârları etkileyen diğer birçok faktörü dikkate alarak;
- Bileşenlerin yapılıp yapılmayacağına ya da satın alınıp alınmayacağına karar verme — hangi kalemlerin veya parçaların üretileceği, hangilerinin satın alınacağı ve ne zaman;
- Tekliflerin değerlendirilmesi — fiyatlar, şartlar ve koşullar teklif verenler arasında değiştiğinde hangi teklifin en arzu edilir olduğuna karar verme; ve
- Satış ve talep tahmini — farklı ürünler için farklı coğrafi bölgelerde satış olasılıklarını belirleyerek pazar araştırması yapma.
Bu sorunları çözmek için kullanılan tekniklerin çoğu, bilimin yöntemlerini işletmenin operasyonel sorunlarına uygulayan, nispeten yeni bir alan olan yöneylem araştırması tarafından geliştirilmiştir. Bazı bilgisayar hizmetleri kuruluşlarının kadrolarında yöneylem araştırması uzmanları bulunmaktadır. Bu birleşim, kalıcı bir teknik uzman kadrosu istihdam etmeden karmaşık sorunları çözmek zorunda olan işletmeler için çoğu zaman büyük bir çekicilik taşır.
Maliyeti Nedir?
Bilgisayar hizmetlerinden yararlanmanın — probleminizin programlanması ve bir bilgisayarda çözümlenmesi — size maliyeti ne olacaktır?
Ölçeğin bir ucunda, birçok büyük bilgisayar üreticisi bilgisayar hizmetleri iştirakleri kurmuştur. Saat başına yaklaşık 650 ila 700 dolar arasında bilgisayar zamanı satarlar. Programlama zamanı saat başına ortalama 15 dolara mal olur.
Ölçeğin diğer ucunda ise, küçük bağımsız bilgisayar hizmetleri firmaları (büyük şirketlerin kullandığı ekipmanların aynı türleri üzerinde) saat başına yaklaşık 350 dolara bilgisayar zamanı satarlar. Programlama maliyetleri saat başına ortalama 15 dolardır, ancak daha basit problemler için saat başına yaklaşık 8 dolara kadar düşebilir. Elbette, mevcut programların yeni verilere uygulanabildiği yinelenen problemler için programlama maliyeti yoktur. Yalnızca bilgisayarın çalıştırma süresi için ücret alınır.
Bu geniş maliyet aralıklarıyla ilgili olarak dikkate alınmaya değer bazı temel gerçekler vardır. Birincisi, büyük bilgisayarlar satın alınması son derece pahalı ve çok hızlı eskidiği için, tüm bilgisayarların yüzde 90’ından fazlası satın alınmak yerine üreticilerden kiralanmaktadır. Yalnızca kira maliyeti yılda 500.000 ila 800.000 dolar veya daha fazla olabilir. İki makineye sahip bir bilgisayar hizmetleri firması yılda 1.350.000 dolar kira ödemektedir. İkincisi, tek bir makine için kurulum ve devreye alma maliyetleri yaklaşık 800.000 dolardır. Son olarak, tek bir makinenin işletme maliyeti yılda ortalama ek 235.000 dolardır.
Küçük firma işletmecileri için önemli soru şudur:
“Bilgisayar hizmetlerinin maliyeti, onlardan elde ettiklerimiz açısından nedir?”
Birçok şirket, aldıkları yanıtların masrafı fazlasıyla telafi eden kârlara yol açtığını görmüştür. Bu tür koşullarda, gerekli verilerin elde edilmesindeki her gecikme kâra karşı bir yük anlamına gelir.
Bazı küçük işletme sahipleri, tipik ücretleri hatta bir fırsat olarak görmektedir. Bir kişinin ifade ettiği gibi:
“Birkaç bin dolarlık bilgisayar hizmeti maliyeti karşılığında, birçok insan-aylık çalışmadan tasarruf ediyorum ve kârımı yılda 10.000 dolar artırdım.”
Daha Fazla Bilgi İçin
Bilgisayarlar ve bunların iş problemlerine uygulanması hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen iş insanları aşağıdaki yayınlara başvurmak isteyebilir. Dizinin politikasına uygun olarak bu liste kısa ve seçicidir. Ancak, çalışmaları yer almayan yazarlara karşı herhangi bir küçümseme amaçlanmamıştır.
- Electronic Data Processing for Business and Industry, R. G. Canning, John Wiley & Sons, Inc., New York, N.Y., 1956. 7 $.
- An Introduction to Automatic Computers: A Systems Approach for Business, Ned Chapin, D. Van Nostrand Company, Inc., Princeton, New Jersey, 1957. 8,75 $.
- Special Report: Computers—A Delayed Revolution, Business Week Magazine, 21 Haziran 1958. Yeniden baskılar Reprint Dept., Business Week, 330 West 42nd Street, New York 36, N.Y. adresinden temin edilebilir. Adedi 50 sent.
Belirli bilgisayar hizmetleri kuruluşlarıyla bağlantı kurmak için iyi bir başlangıç noktası, büyük şehirlerden birinin sınıflandırılmış telefon rehberidir; “Computing” veya “Data Handling Systems” gibi başlıklara bakılmalıdır.