Yeni Postane Sistemi Ayıklama Süresini %58’e Kadar Azaltıyor
Automation Management, Inc., Westboro 95, Mass., ve Broadview Research Corporation, Burlingame, Calif.
Michigan, Detroit’teki ana ayıklama postanesinde yürütülen bir projede ayıklama süresinde %58’e varan azalmalar elde edilmiştir. Sonuçlar, yirmi tipik varış noktasına giden birinci sınıf mektupların postaneden geçiş süresinin, önce ve sonra karşılaştırmaları yapılarak ölçülmüştür.
Bir mektubun ofisten geçmesi için gereken ortalama süre, kabul platformuna boşaltılmasından trenle çıkışına kadar olan süreçte, %9,3 (Erie, Pa.) ile %58,5 (Chattanooga, Tenn.) arasında değişen oranlarda azaltılmıştır. Gecikme azalmalarının yarısından fazlası %25 veya daha fazla, dörtte biri ise %45 veya daha fazla olmuştur.
Gecikme azalmaları, yalnızca bir ek memurun maliyetiyle sağlanmıştır. Yeni makineler kurulmamış ve belirli bir posta miktarının işlenmesi için gereken toplam iş gücü saati değişmeden kalmıştır.
Bu olağanüstü gibi görünen sonuçlar, bir ayıklama ofisinde neler olup bittiğinin daha iyi anlaşılmasını sağlayan bir yöneylem araştırması çalışması ve daha iyi veri raporlama ile yorumlama yoluyla elde edilmiştir.
Posta İdaresi Araştırma ve Mühendislik Ofisi, ana sözleşmeyi Automation Management Incorporated’a vermiştir; şirket önce ofisten geçen tüm giden mektuplar üzerinde ayrıntılı altı haftalık bir çalışma yapmıştır. Bu bilgiler, Bruce Payne & Associates, Inc. aracılığıyla alt yüklenici olarak Broadview Research Corporation tarafından yürütülen yöneylem araştırması çalışmasına temel oluşturmuştur.
Yöneylem araştırması çalışması, posta ayıklama sürecinin ve gecikmelere yol açan etkenlerin daha iyi anlaşılmasına odaklanmıştır. Posta, posta kutularından toplandıktan sonra ayıklama ofisine ulaştığında önce boşaltılır ve paketler, büyük zarflar vb. ayrılır. Pullanmış posta yüzlendirilir (tüm mektuplar aynı yönde olacak şekilde çevrilir) ve damgalanır; sayaçlı postaların demetleri açılır ve istiflenir. Yerel sayaçlı posta bu aşamada ayrılıp çıkarılabilir.
Diğer postalar, varış noktasına göre yaklaşık elli kategoriye ayrıldığı birincil ayıklama alanına geçer. Bu kategoriler kabaca eyaletlere karşılık gelir; ancak uzak eyaletler bir arada toplanırken, yakın eyaletler bölünür; böylece kategorilerin posta hacimleri birbirine daha yakın hale getirilir.
Birincil varış kategorilerinden gelen posta daha sonra zeminin başka bir bölümünde ikincil kategorilere ayrılır. Burada tipik varış kategorileri şehirler ve kasabalardır. Tren saatlerinden hemen önce, hat üzerindeki şehirlere adreslenmiş postalar demetlenir, çuvallanır ve trene taşınır.
Bu anlatım, posta akışının oldukça basitleştirilmiş bir görünümüdür. Uygulamada durum; özel varış noktaları (örneğin, posta siparişi firmaları), mektup boyutları ve posta sınıfları (örneğin, hava postası) nedeniyle karmaşıklaşır. Detroit’teki ayıklama ofisinin zemininde yoğun saatlerde 600’e kadar çalışan bulunabilir.
Posta işleme sürecindeki gecikmeler, postanın postaneye düzensiz biçimde ulaşmasından kaynaklanır. Günlük postanın yarısından fazlası, akşamın erken saatlerinde iki saat içinde ayıklama ofisine ulaşır. Yoğun saatlerdeki girişe göre iş gücünü eşleştirmek ekonomik değildir; çünkü bu durum diğer zamanlarda atıl iş gücüne yol açar. Bu nedenle işlenmemiş posta, farklı işlem aşamalarında birikir.
Bir mektup ayıklama ofisinde 4 ila 5 saat geçirebilir. Bunun yaklaşık 1 ila 2 dakikası gerçek işlem süresidir. Yaklaşık 10 dakika, aşamalar arasında taşınma için gereken süredir. Geri kalan zaman bekleme süresidir.
Yöneylem araştırması çalışmasının amacı, mevcut insan gücü ve tesis kısıtları altında bekleme süresini en aza indirmekti. Bu amaçla, posta işleme için genel bir kuram geliştirilmiştir. Bu kuram, son yıllarda yöneylem araştırması uzmanları tarafından geliştirilen kuyruklar (bekleme hatları) kuramının özel bir biçimidir. Genel olarak, tüm aşamalarda iş gücünün posta girişine nasıl eşleştirileceğini ve böylece minimum bekleme hatlarının nasıl elde edileceğini göstermektedir.
İkincil ayıklama aşamasındaki gecikmelerin en aza indirilmesi için özel dikkat gereklidir; çünkü bu aşamada iş gücünün kullanımı mektup önceliklerine göre ayarlanmalıdır. Bu aşamada bazı mektuplar, daha erken trenlere yetişmeleri gerektiği için diğerlerine göre daha yüksek işlem önceliğine sahiptir. Bu öncelikleri içeren özel bir formül türetilmiş ve iş gücü atamalarını belirlemek için basit bir grafik yöntem geliştirilmiştir.
Yöneylem araştırması bulgularından daha kapsamlı yararlanmak amacıyla Automation Management Inc., vardiya amirinin ayıklama ofisi zeminindeki iş gücü kullanımını kontrol etmesini ve en uygun düzeye getirmesini sağlayacak bir veri toplama yöntemi geliştirmiştir. Ticari olarak mevcut makineler ve bazı özel donanımlar kullanılarak, raporlama sistemi ofis zeminindeki her istasyonda kullanılan iş gücü ile işlenen ve bekleyen posta hakkında güncel ve kümülatif verileri merkezi bir konsola getirecektir. Bu bilgilere, yöneylem araştırması analizinde geliştirilen karar kuralları uygulanarak iş gücü düzenlemelerinde yapılacak en uygun değişiklikler belirlenecektir.
Geliştirilmiş iş gücü çizelgeleme sistemi Detroit’te, geliştirildiği anda uygulamaya konulmuş ve bu hikâyenin başında belirtilen zaman tasarrufları elde edilmiştir. Ortalama mektup işleme süresindeki mutlak tasarruflar 22 dakika ile 2 saat 41 dakika arasında değişmiştir; 20 varış noktasının 12’sinde bir saatten fazla azalma görülmüştür.
Detroit Postanesi’ndeki amirler ve denetçiler çizelgeleme sisteminden memnuniyetlerini ifade etmişlerdir ve sistem yürürlükte kalmaktadır.
Tüm matematiksel sonuçlar basit bir biçimde ifade edilmiş, eniyileme yöntemleri baş ustalara ve denetçilere öğretilmiştir. Posta İdaresi personelinin yardımıyla, ülkedeki herhangi bir postanenin aynı yöntemleri vergi mükellefine ek bir maliyet getirmeden uygulamasına olanak tanıyacak bir el kitabı hazırlanmıştır.
Bu düşük maliyetli projenin (toplam maliyet 85.000 dolar olup bunun 55.000 doları Broadview Research Corporation’ın yöneylem araştırması çalışması içindir), bazı daha pahalı otomatik makine kurulumlarıyla elde edilenlere kıyaslanabilir ölçüde posta işleme süresi azaltımları sağlamış olması dikkat çekicidir. Bu projenin sonuçları tüm büyük ayıklama ofisleri için hızla kullanılabilir durumdadır.
Doğal olarak Posta İdaresi, hem postanın bir ayıklama sisteminden geçmesi için gereken süreyi hem de işlenmesi için gereken iş gücü saatlerini azaltmak istemektedir. Mekanizasyon ve modernizasyon için yürütülen büyük bir program, normalde tamamlanması birkaç yıl sürecek geliştirme ve tedarik sorunlarını içermektedir.
Detroit Postanesi’nde geliştirilen prosedürler, işlemden geçen öğelerin gecikme sürelerinin en aza indirilmesinin istendiği tüm işleme endüstrileri için önemli sonuçlar taşımaktadır. Bunlara, işlenen malzemenin bozulabilir olduğu işletmeler (örneğin, meyve konserveleme), öncelik değerine sahip olduğu işletmeler (örneğin, kargo hizmetleri) ve yüksek stok maliyetlerine sahip olanlar (örneğin, otomobil montaj tesisleri) dahildir.