Buy Lease Share a Computer or Utilize a Service Bureau (1960)

Yönetici, İdari Hizmetler Bölümü
Arthur Andersen & Co.
New York, N.Y.

(Mart 1959’da New York, N.Y.’de düzenlenen American Management Association Konferansı’nda yapılan bir konuşmaya dayanmaktadır.)

Kiralama ya da satın alma konusunu tartışırken, elektronik bir veri işleme makinesi sipariş etmek için gerekçenin mevcut olduğunu ve asıl inceleyeceğimiz konunun, kurulumun alternatif yollarla finanse edilmesinin ekonomisi olduğunu varsaymamız gerekir. Ancak tesis dışı makinelerin değerlendirilmesinde, uygulamaların sayısı, türü, sıklığı ve büyüklüğü, işin dışarıya verilmesi için verimli ve kârlı bir temel bulunup bulunmadığının anlaşılmasında önemlidir.

Tekrarlayıcı muhasebe türü uygulamaların bir bilgisayar hizmet bürosuna gönderilmesini nadiren beklersiniz; buna karşılık, bir şirketin programı analitik, bilimsel ya da yöneylem araştırması yaklaşımına büyük ölçüde yönelmişse, zaman için sözleşme yapılması yaygındır.

Hizmet Bürosu

Planlama, çizelgeleme ya da diğer karar verme türlerindeki problemlerin yüksek hızda çözümüne öncelikle bağlanan bir yönetim, ilginç bir paradoksla karşı karşıyadır:

Bir bilgisayarın sunabileceği en büyük uzun vadeli yararları muhtemelen elde edecektir, ancak
Kendi makinesine sahip olanlar arasında muhtemelen en son sırada yer alacaktır.

Bunun basit açıklaması, bu problem sınıflarının tanımlanmasının zor olması ve kelimenin hem genel hem de özel anlamında programlanmasının güçlüğüdür. Buna rağmen, genellikle çözüm için nispeten az makine saatine ihtiyaç duyarlar. Bu koşullar altında, daha büyük yönetim sorularına yanıtlar veren, kanıtlanmış rutinlerden oluşan bir kitaplık geliştirmek için gereken aylar ya da yıllar boyunca bir bilgisayar tam olarak değerlendirilemez.

Karar verme problemlerini önce programlamaya öncelik verenler için hizmet bürosu doğal bir müttefiktir.

Hizmet bürosu ücretleri, operatörsüz ve çevrimdışı çevre birimleri olmaksızın, bilimsel yönelimli bir bilgisayar için kullanılan saat başına ortalama 325 ila 350 ABD dolarıdır. Ancak bir şirket böyle bir makineyi kiralarsa, kullanılan saat başına maliyet büyük ölçüde makinenin kaç saat kullanıldığına bağlıdır; makine iki kat daha fazla kullanılırsa maliyet yarıya düşer. Aylık kira 25.000 ABD doları ise, basit aritmetikle hesaplanan başabaş noktası ayda yaklaşık 75 saat kullanımdır.

Bu karşılaştırma, kullanıcının kendi operatörlerini sağlayacağını varsayar; yalnızca ekipman kirasını yansıtır; başlangıç maliyetlerinin amortismanı için herhangi bir pay içermez. Bu karşılaştırma, belirli bir noktaya kadar işi dışarıya vermenin avantajını oldukça açık biçimde göstermektedir. Ortalama iş yükü yaklaşık yarım vardiyaya eşitlendiğinde, projeleri geri çağırmanın zamanı gelmiş olabilir.

Başabaş noktası, kullanılan makinenin türüne bağlı olarak hizmet büroları arasında değişiklik gösterecektir.

Sözleşmeye bağlanan faturalandırılabilir sürenin genellikle etkin süre olduğu unutulmamalıdır. Aboneden, arızalar nedeniyle kaybedilen zaman ya da makine hatası veya kusurlu bantlar yüzünden yapılan tekrar çalıştırmalar için ödeme yapması beklenmemelidir.

Hizmet tesislerinin birçok müşterisi bunları düzensiz aralıklarla kullanır; ancak yinelenen üretim zamanının rezerve edilmesi yönünde giderek artan bir uygulama bulunmaktadır. Günümüzde ticari endüstrideki en büyük ve en yetkin EDP bölümlerinden biri kendi makinesine sahip değildir ve muhtemelen, üst düzey problem çözümünün, karakteristik başabaş noktasına eşit bilgisayar zamanı üretmesine kadar sahip olmayacaktır.

Paylaşılan Tesis

Hizmet bürosu ücretlerinin görünürdeki çekiciliğine rağmen, bunları yoğun biçimde kullanmaya bağlı pratik güçlükler vardır. Günlük büyük miktarda bilginin elektronik bir huniye dökülmesi söz konusu olduğunda, çizelgeleme karmaşaları ve iletişim aksaklıkları kaçınılmazdır. Bu, New England’daki bir grup sigorta şirketinin bir araya gelerek kendi tesisini kurup işletmesine yol açan etkenlerden biriydi.

Aetna (Yangın) Sigorta Şirketi, 1955 yılında karşılayabilecekleri makinenin ihtiyaçlarını karşılamayacağını ve ihtiyaç duydukları makineyi de karşılayamayacaklarını fark etti. Yakın çevrede bağımsız bir hizmet merkezi bulunsaydı bile, sayısız idari sorun verimli günlük işletimin önünde engel oluşturacaktı. Bunun üzerine üç başka sigortacıyı kendileriyle birleşmeye davet ederek, dört üye şirketi temsil eden bir kısaltma olan SPAN adlı bir veri işleme merkezi meydana getirdiler. Daha sonra National, başka bir kuruluşla birleşti ve iş yükünü çekti; ancak başlangıçta taahhüt ettiği mali desteği sürdürdü.

SPAN kavramı kesinlikle sağlamdır ve bu kadar homojen bir ürün hattına sahip bir grup için önemli ölçüde ekonomik anlam taşır. Eyalet düzenleyici kurumları mali verilerin biçimini belirler ve birleşik derecelendirme kurulları istatistiksel çıktıyı etkiler. Buna rağmen, ana kuruluşlar iç yönetim raporlarının nihai biçim ve içeriğini belirlemede zorluk yaşamışlardır; ancak ortak amaçları sonunda raporların tamamen standartlaşmasını ve girdiler üzerinde birlik sağlanmasını beraberinde getirmiştir.

Bu başarı, paylaşılan bir işletmede mevcut olan potansiyel olarak en büyük tasarrufa mantıksal olarak yol açmıştır: ortak bir programlar kümesi. 45 temel çalışmanın analiz edilmesi ve kodlanmasının son derece pahalı görevi, her bir üyeye olası maliyetin tam olarak üçte birine mal olmuştur. Bugüne kadar herhangi bir özel programlama yapılmamıştır. Bazı şirketler tüm çıktıları almamaktadır, ancak hiç kimse özel bir işlem talep etmemiştir.

Paylaşılan Maliyet

SPAN’in maliyetlerinin karşılanmasına ilişkin formül, basit olduğu kadar uygulanabilir görünmektedir. Sermaye kalemleri eşit olarak paylaşılmaktadır. Programlama, 400.000 ABD doları ile bunların en büyüğüdür. Arazi kiralaması hariç olmak üzere toplam saha hazırlığı 360.000 ABD dolarıdır. Hartford’taki tesisler göz önüne alındığında bu dikkat çekici bir rakamdır. Tamamen modern, klimalı, işlevsel bir binaya; yeterli idari alanlara; geniş bir bilgisayar odasına; dinlenme alanına ve on bir programcı için düzenlemelere sahiptirler. Kapalı bir kamyon yükleme rampası, kabul odası ve malzeme ile depolama alanı bulunmaktadır. Birçok kurulum, tek kullanıcılarına bunun kadarına mal olmuş ve daha az imkân sunmuştur.

Büyük ölçüde ekipman kirasından oluşan işletme giderleri, kullanım esasına göre orantılı olarak dağıtılmaktadır. Dış kullanıcılara zaman alt kiralamasından elde edilen gelir işletme giderlerine mahsup edilmekte ve kalan tutar faturalandırılmaktadır. Kuruluş esasen kâr amacı gütmediğinden, üç hissedar üye fiili giderler için geriye dönük olarak faturalandırılmaktadır. SPAN’i destekleyenler, her birinin özel bir makineyle karşılaşabileceği işletme maliyetlerine kıyasla %40 ile %85 arasında tasarruf sağlamaktadır.

İşletme

1958 boyunca bilgisayar grup için 1,2 vardiya ve dış kullanıcılar için 0,5 vardiya çalışmıştır. Uygulamaların tümü prim ve hasar muhasebesi alanındaydı. 1959’un Ocak ayı, iki yıllık bir süre içinde bilgisayara aktarılacak olan ve sonunda ikinci vardiyayı kullanacak acente muhasebesine geçişi işaret etmiştir.

Dönüşüm tamamlanana kadar geri ödeme kesin olarak belirlenemeyecektir; ancak tahminlere yakın çıkarsa, işletme giderleri üye grubun ofislerindeki ortadan kaldırılan maliyetler tarafından fazlasıyla dengelenecek ve başlangıç harcamalarını hızla telafi edecek bir marj sağlayacaktır.

SPAN programının memnuniyet verici bir avantajı, yakın gelecekte planlanan tablolama hizmetidir. Bu hizmet, delinmiş kart ekipmanının serbest bırakılmasını geciktiren ve süregelen artık görevleri devralacaktır. Bir tabülatör ayda 19 saat kullanılmakta ve böylece vardiyadan elektroniğe yönlendirilebilecek potansiyel kârlar saptırılmaktadır. Bu iş merkeze aktarılacaktır.

Paylaşılan Bir Tesisin Bileşenleri

İşbirliğine dayalı bir programın bileşenleri açıktır:

Ürün ya da hizmet benzerliği
Başkanlık düzeyinde güçlü destek
Standartlaşmayı benimseme konusunda kararlı irade
En az vazgeçebileceğiniz kişileri projeye tahsis etmek
Gider paylaşımı konusunda basit fakat bağlayıcı bir anlaşma

Formülde gizem yoktur. Bu nedenle fikir yayılmalıdır — peki hangi yönde? Muhtemelen, usul standartlaşmasına doğru çalışmış olan sektörler ilgi duymalıdır: bankalar, havayolları, belki kamu hizmetleri ya da perakendeciler. Genel imalatçılar, sonuçları ne kadar arzulasa da, gerekli ortak paydaları müzakere etmekte kuşkusuz en zorlananlar olacaktır. Teşvikli ücret planlarının tümü farklıdır ve çoğu sözleşmeyle dondurulmuştur. Bazı stoklar, çizimlerle ilişkili parça numaralandırma şemalarıyla tanımlanmıştır ve bu nedenle değiştirilemez. Alacak hesaplarının içinde gizli indirimler bulunmaktadır ve özel güvenlik önlemleri gerektirir.

Gerçek şu ki, paylaşım düzenlemesi altında bir miktar özel işleme tolerans gösterilebilse de, programlamanın büyük bölümü ve veri anahtarlarının çoğu tekdüze biçimde uygulanmak zorundadır; aksi takdirde katılımcılar bu işletme biçiminin içerdiği kârları dağıtıp yok edecektir.

Kiralamak mı Satın Almak mı?

İş makinesi üreticilerinin kapısında sıraya girmiş olan çoğunluk için konu, yarım vardiya yükleri için yarım vardiya düzenlemelerinin nasıl yapılacağı değildir. Soru, üç seçenekten hangisinin kullanılacağıdır:

Süresiz kiralamak
Doğrudan satın almak
Birkaç yıl kiralayıp sonra satın almak

Bu, getiri oranının büyük ölçüde uygulamaların tahmini tasarruflarından etkilendiği ve ikincil olarak da en iyi finansman düzenlemesinin yerinde seçilmesiyle iyileştirilen bir yatırım kararıdır.

Teknik Eskime

Alıcının klasik kaygısı, teknolojik gelişmeler nedeniyle ekipmanının eskimesi olmuştur. Son beş yılda bilgisayarlar, hızda ve hızlı erişimli depolama kapasitesinde on kat artış göstermiştir. Ancak eski makinelerden memnuniyetsizlik yönünde belirgin bir durum ve bunların kayda değer sayıda değiştirilmesi eğilimi görülmemiştir. Bununla birlikte, araya giren gelişmelerin pazarı genişlettiği ve giriş bedelini düşürdüğü doğrudur. Geç başlayanlar, hesaplama başına harcadıkları dolar karşılığında kuşkusuz daha fazlasını almaktadır.

Transistörlere ve diğer katı hâl bileşenlerine geçiş bir süre önce öngörülmüştü ve artık gerçekleşmiştir. Katkıları incelendiğinde, kurulum ve işletme maliyetlerinde iyileşme görülmektedir. Ancak genel olarak, veri işleme sistemlerinin üretken özelliklerindeki değişim hızı yataylaşmaktadır.

Bilimsel ilerleme duraksamayacaktır; ancak gelişmelerin, daha az maliyetle daha fazlasını yapacak minyatürleştirilmiş bileşenler üzerinde yoğunlaşacağına dair güçlü göstergeler vardır. Depolama elemanları alanını ele alalım. Araştırmacılar, bilgiyi ışığa duyarlı kimyasal hücrelerde, bir ekran gibi dokunmuş tel ızgaraların kesişimlerinde ve aşırı soğutulmuş telden oluşan küçük halkalarda depolamaktan söz etmektedir. Veriye erişim muhtemelen çok daha hızlı olmayacaktır; ancak bu bileşenlerin maliyetleri ve alan gereksinimleri önemli ölçüde daha düşük olabilir.

Merkezi bilgisayarın teknik olarak eskimesi, gerçek bir durumdan ziyade daha çok kuramsal bir önerme olarak ortaya çıkmaktadır. Girdi/çıktı mekanizmalarının eskimesi olasılığı daha yüksektir ve bu, böyle çevre birimlerini satın almış kişiler aleyhine sonuçlar doğurabilir. Bu olasılık, bazılarını, performans özelliklerindeki periyodik iyileştirmelerden yararlanmak amacıyla eklentileri kiralamaya yöneltmiştir.

Finansman

Teknik eskimenin satın alma açısından gerçek bir caydırıcı olmadığı sonucuna varabilirsek, o zaman bir sistemin kiralanması ya da satın alınmasının finansmanına ilişkin göreli maliyetleri inceleyebiliriz.

Her iki plan kapsamındaki toplam nakit çıkışları, makul görünen bir yıl sayısı boyunca ay ay biriktirilir. Amortisman, nakit kalemi olmadığından, gelir vergisi ödemelerini etkilediği durumlar dışında bu hesaplamalara dâhil edilmez.

Şekil 1: Bilgisayar Ekonomisi — Satın Alma ve Kiralama Karşılaştırması

Milyon $ (Kümülatif)

Kiralama Maliyeti — İki Vardiya
Kiralama Maliyeti — Ana Vardiya
Satın Alma Maliyeti — İki Vardiya
Satın Alma Maliyeti — Ana Vardiya

Aylar: 12, 24, 36, 48, 52, 60, 72, 84

Bu birikimli maliyetler, dönemlere göre, büyük bir transistörlü bilgisayarın karşılaştırılmasında kullanıldığında iki yöntemin başa baş noktasını göstermek ve ikinci bir vardiyanın bu başa baş noktaları üzerindeki etkisini incelemek amacıyla bir grafik üzerinde çizilmiştir (bkz. Şekil 1). Bu maliyetlerin kesişim noktalarının ötesine doğru yapılan bir projeksiyon, ekipmanın satın alınmasıyla, tahmin edilen çeşitli faydalı kullanım ömürleri için elde edilmesi beklenen tasarrufları göstermektedir.

Varsayımlar

Temel hesaplamalarda bazı varsayımlar yapılmıştır. Bunlar şunlardır:

Faiz — %5 faiz, altı aylık dönemler halinde hesaplanmış ve bu birikimli maliyetlerin kiralama maliyetlerini aştığı ölçüde satın alma maliyetine eklenmiştir. Tersine, toplam kiralama bedellerinin toplam satın alma maliyetlerini aştığı noktadan sonra faiz, kiralama maliyetine eklenmiştir. Faiz faktörü, borçlanmanın bir bedeli ya da makinenin işletme sermayesiyle satın alınması durumunda bağlanan fonların değeri olarak görülebilir.
Amortisman — Hurda veya kalıntı değer varsayılmadan, tüm ekipman için sekiz yıllık bir ömür kabul edilerek hızlandırılmış "rakamların toplamı" yöntemi kullanılmıştır. Kullanılmış bilgisayarlar için bir piyasa ortaya çıkıncaya kadar, yeniden satış değerini göz ardı etmenin ihtiyatlı olduğuna inanıyoruz.
Sigorta — Yangın ve geniş kapsamlı sigorta, satın alma maliyetinin bir unsuru olarak dahil edilmiştir. Değerlemenin her 100 doları için 16 sentlik bir oran kullanılmıştır.
Bakım sözleşmeleri — Satın alınan birimlerdeki servisin, yayımlanmış tarifelerde gösterilen maliyetlerle üretici tarafından kendi bakım sözleşmesi kapsamında sağlandığı varsayılmıştır.
Federal kurumlar vergisi — Satın alma ile ilişkili ek maliyetler yoluyla Federal vergilerin azaltıldığı ölçüde, bu tutar kiralama maliyetine eklenmiştir. Yıllık kira bedelleri, satın almaya uygulanabilir toplam maliyetleri aştığında ise vergi tasarrufları satın alma maliyetine eklenmiştir. Federal kurumlar vergisi keyfi olarak %50 oranında hesaplanmıştır.

Satın Almanın Finansal Çekiciliği

Bu örnek, tüm bir sistemin satın alınmasının ve iki vardiya esasına göre 52 aydan daha uzun süre işletilmesinin finansal açıdan çekiciliğini vurgulamaktadır. Bu eğriler, fiili cebinden çıkan harcamalarla birebir örtüşmese de, vergi ve faiz faktörlerinin etkileşimlerini yansıtmakta ve belirtilen koşullar altında kiralama veya satın almanın göreli üstünlüklerine işaret etmektedir. Sermayenin kazanç gücüne daha yüksek bir değer verilmesi durumunda, kırılma noktası sağa kayar; bu da kiralama yoluyla serbest kalan nakdin ek katkısını ve bu amaç için fon bağlamanın azalan önemini ifade eder.

Bu teknik çeşitli bilgisayarlara uygulanmıştır. İki vardiyalı işletme için başa baş noktası, dördüncü yılın ortaları civarında bir merkezi eğilimle, dört yıldan beş yıla kadar değişmektedir. Satın alma seçeneğinin bu hesaplamalar üzerindeki etkisini gözlemlemek ilginçtir. Tipik olarak, komple bir sistemin ertelenmiş satın alınması lehine olan karar çizgisi yalnızca birkaç aylık bir süre kadar sağa kayacaktır.

Neden Kiralama?

Bu çalışmayı tamamladıktan sonra şu soru rahatlıkla sorulabilir: Neden daha fazla şirket satın almıyor? Gerçek gerekçeler nadiren kamuya açıklandığından, ancak tahminde bulunabiliriz. Eskimenin belirleyici bir faktör olamayacağı rasyonelleştirildiğine göre, yönetimlerin alternatif yatırım fırsatlarını bilgisayar sahipliğinden daha kârlı gördükleri sonucu ortaya çıkmaktadır. Makineye atfedilen işletme tasarruflarının kira bedelini karşılayacağını varsayarsak, satın alma kararı, ekipman doğrudan edinildiğinde ne kadar daha fazla tasarruf sağlandığı sorusuna indirgenir. Bu tutarın, aynı miktarın tesislere, reklama ya da benzer alanlara yatırılmasıyla vaat edilen getiri kadar cazip olması gerekir.

Bu durum, başa baş analizinde daha yüksek bir faiz faktörü kullanmaktan farklı değildir. Kırılma noktası sağa kayar ve satın alma göreli olarak daha az ilgi çekici hale gelir.

Konu, genel terimlerle ele alındığında hiçbir zaman kesin olarak çözülemez; ancak bu süreci yaşamış yönetimlerin deneyimleri ve düşünceleri, henüz yaşamamış olanların eylemlerine rehberlik etmek için giderek genişleyen bir temel sağlayacaktır.