S. J. Kramer
Radio Corp. of Amer.
Camden, N.J.
Tam talep mevduatı muhasebesi (günde ortalama 90.000 çek ve mevduat işlemi), Fidelity Philadelphia Trust Company tarafından orta büyüklükte bir RCA 501 EDP Sistemi üzerinde günlük yarım vardiyadan biraz daha uzun bir sürede işlenmektedir.
Bu operasyon için kullanılan, tamamı tamamen transistörlü olan ekipman seti; bir bilgisayar ve ilişkili aygıtları (program kontrolü, yüksek hızlı delikli kâğıt bant okuyucu, 16.384 karakterlik bellek konumuna sahip tek bir yüksek hızlı bellek modülü, kontrol konsolu ve izleme yazıcısı), sekiz manyetik bant istasyonu, çevrimdışı yüksek hızlı bir yazıcı ve çevrimdışı çalışma için altı bant istasyonunu altı kullanıcı aygıtına bağlamakta kullanılabilen bir anahtarlama panelini içermektedir. (Model 501’in modüler genişletilebilirliği, toplamda 262.144 karakter konumuna kadar yüksek hızlı bellek birimlerinin, toplam 63’e kadar manyetik bant istasyonunun ve ihtiyaç duyulan sayıda çevrimdışı aygıtın eklenmesine olanak tanır.)
İşlem İşleme Akışı
Düzenli İşlemler
Çekler, mevduatlar vb., takas odasından ve bankanın kendi doğrulama operasyonundan parti hâlinde aktarılır.
Ekleme Delgisi (Add Punch)
İşlemler, ekleme delgi makinesinde hesap numarasına göre listelenir. Parti toplamlarını doğrulamak için basılı bant kullanılır. Delikli kâğıt bant bilgisayara okutulur.
Birinci Bilgisayar Geçişi — Doğrulama Çalışması
Parti toplamları doğrulanır. Dengelenmemiş partiler manyetik bant üzerinde listelenir.
Yüksek Hızlı Yazıcı
Elle düzenleme ve düzeltme için dengelenmemiş partilerin listesi yazdırılır.
İkinci Bilgisayar Geçişi — Sıralama Çalışması
Tüm işlemler hesap numarası sırasına göre sıralanır. Bir hesapta on veya daha fazla çek varsa, bunlar tek bir işlem olarak özetlenir.
Özetlenen çeklerin ayrıntıları (bir hesapta on veya daha fazla) manyetik bant üzerinde listelenir. Günlük işlemlerde her hesap için özetlenen çeklerin ayrıntıları yazdırılır ve çekler ile hesap ekstresiyle birlikte hesaba gönderilmek üzere postalanır.
Üçüncü Bilgisayar Geçişi
Muhtelif işlemler hesap numarası sırasına göre sıralanır ve sıralı düzenli işlemlerle birleştirilir.
Muhtelif işlemler—yeni hesaplar, ad ve adres değişiklikleri, durdurmalar ve bekletmeler, dengelenmemiş partilerin düzeltilmesi vb.—Flexowriter üzerinde yazılır ve doğrulanır; bu aygıt aynı zamanda bilgisayara okunmak üzere bir delikli kâğıt bant da üretir; bant sıralama ve birleştirme için kullanılır.
Ekstre ve Raporlama İşlemleri
Bugün ekstre döngüsüne giren her hesap için, ay boyunca yapılan tüm işlemlere ait ekstre verileri manyetik bant üzerinde listelenir. Hesap hareketleri ayrıca analiz edilir ve hizmet ücreti hesaplanır.
Günün talep mevduatı muhasebesine ait sıralı düzenli ve muhtelif işlemler manyetik bant üzerinde listelenir.
Her hesabın günlük mizanı manyetik bant üzerinde listelenir ve yazdırılır.
Ekstre döngüsündeki hesaplar için analiz özet verileri manyetik bant üzerinde listelenir.
İptal edilmiş çekler ve özetlenen çeklerin ayrıntılarıyla birlikte, mevduat sahiplerine gönderilmek üzere döngüsel ekstreler yazdırılır.
Hesap hareketlerini ve hizmet ücreti hesaplamasını göstermek üzere analiz özet listesi yazdırılır.
Talep Mevduatı Muhasebesi Fonksiyonları
Talep mevduatı muhasebesi yapılırken, 501’in gerçekleştirdiği işlemler şunlardır:
- Makine, 80.000’den fazla hesap için ana dosyayı her gün günceller ve her sabah iş başlangıcında her hesabın günlük mizanını yazdırır. Hızlı başvuru için hesap numarası sırasına göre, hesap adını, son işlemin tarihini, durdurma, bekletme ve fazla çekim göstergelerini ve mevcut bakiyeyi listeler.
- Ekstre döngüsü her gün gelen %5’lik hesap grubu için, makine ayın hesap hareketlerini analiz eder, hizmet ücretini hesaplar ve eksiksiz bir ekstre yazdırır.
- Makine, deneme denetimi için son işlem tarihini kullanarak istenen verilerin aranmasında verimliliği artırabilir. Bilgisayar, gereksiz veriler arasında arama yapmadan, ana dosyada belirli bir gün için istenen işlemlere doğrudan atlayabilir.
- Makine, fazla çekimler, durdurmalar ve bekletmeler hakkında raporlar yazdırır. İlgili hesapları numaraya göre listeler, her birini adla tanımlar ve işaretlenen durumu, hesabın şube ofisini, eski bakiyeyi, yeni bakiyeyi, ortalama bakiyeyi ve diğer ilgili bilgileri kodla gösterir.
- Makine, talep mevduatı faaliyetlerine ilişkin günlük bir işlem kayıt defteri üretir ve yazdırır; bu defter her işlemi hesap numarasına göre listeler, bunun çek mi yoksa mevduat mı olduğunu kodla belirtir ve bazı işlemler on veya daha fazla kalemin özeti olabildiğinden, birim sayısını ve toplam tutarı gösterir.
Bu sistem, düzenli ve Özel Çek Hesabı talep mevduatı hesaplarında aşağıdaki şekilde tüm defter tutma ve muhasebe işlemlerini yapar:
Takas odası ve bankanın doğrulama departmanından gelen işlemlerin delikli kâğıt bant girdisiyle başlanır; ilk bilgisayar geçişi, parti toplamlarını doğrulamak için yapılan doğrulama çalışmasıdır. Dengelenmemiş partiler, büro işlemleriyle düzenleme ve düzeltme yapılması için yazdırılır.
İkinci bilgisayar çalışmasında, tüm işlemler hesap numarası sırasına göre sıralanır. Bir hesap için on veya daha fazla çek varsa, bunlar tek bir işlem hâlinde özetlenir; ayrı kalemler ise çeklere eklenecek ve ekstreyle birlikte gönderilecek bir listede yazdırılır.
Üçüncü bilgisayar çalışması için, ad ve adres değişiklikleri, yeni hesaplar, durdurmalar, bekletmeler, dengelenmemiş partilerin düzeltilmesi vb. muhtelif işlemlere ait bir delikli kâğıt bant, manyetik bant üzerindeki sıralı düzenli işlemlerle birleştirilir.
Bir sonraki bilgisayar geçişi ana kayıt çalışmasıdır. Ana dosyayı günceller, yazdırılan günlük mizan bandını üretir ve çeşitli raporlar için işlemleri algılar.
Son bilgisayar çalıştırması, çeşitli özel raporlar için verileri düzenler ve ayıklar; bilgileri istenen biçime göre yerleştirir. Ayın hesap hareketlerine ait bir veri bandı üretir ve ekstre döngüsü her güne denk gelen hesaplar için ekstre hizmet ücretlerini hesaplar. Ayrıca, ekstre alan bu hesapların analiz özetinde yazdırılmak üzere manyetik veri bantlarını da üretir.