Edmond W. McNamara
Ed McNamara Associates
Bridgeport, Connecticut

Öğrenciler Elektronik Veri İşlemenin Evrimini Analiz Ediyor

Öğrenciler, elektronik veri işlemenin belirli gelişim aşamalarına doğru evrimini analiz eder. Erken aşamalardan biri, elektronik kullanımında öncülük eden sanayinin devlerini, büyük sigorta ve kamu hizmeti şirketlerini ve devleti; çok sayıda belirgin soru işaretiyle dolu bir arka plan karşısında tasvir eder. Bu arada, daha küçük, daha muhafazakâr, daha çekingen yönetimler, veri işlemenin gösterişli ve pahalı yeni araçlarına dahil olmak için herhangi bir etkin adım atmadan önce sonuçların ilk tam denetimini bekler.

Bu yöneticilerin bazıları getirileri büyük bir beklentiyle bekler. Bürokratik sorunlarına çözümler bulma umuduyla ince buz üzerine çıkmanın gerekçesini ararlar. Diğerleri ise çok daha isteksizdir. Hatta bazıları, yeni donanım ve yöntemlerin başarısız olmasını umar; böylece eski yollarını sürdürmeyi ve mevcut sistemlerinin sularını bulandırmamayı gerekçelendirebilirler—en azından kendi kişisel emeklilikleri onları harekete geçme sorumluluğundan muaf tutana kadar.

Bilgisayar Uygulamaları Üzerine Raporlar

Bu arada raporlar gelmeye devam eder. Bazı açılardan cesaret vericidirler. Ancak birçok bakımdan olumsuzluklara vurgu yapılmakta ve temkinli bir hava hissedilmektedir. Örneğin, yakın zamanda yayımlanan, Systems and Procedures Association’ın Empire State Chapter Araştırma Komitesi tarafından hazırlanan "Computer Use Report" bulunmaktadır. Bu rapor, 1958 yılında Systems and Procedures Association tarafından, Penobscot Building, Detroit, Michigan adresinde yayımlanmış olup 12 sayfadır.

Bu bir istatistiksel bilgi yayımıdır ve bir ankete verilen 281 yanıtı kapsar. Seksen iki kuruluş, hizmette olan uygulamalar bildirmiştir. Çalışmaya dahil edilen toplam bilgisayar sayısı 203’tür; bu da yakın tarihli bir sayımda belirlenen, kullanımda olan orta ve büyük ölçekli bilgisayarların yaklaşık %15’ine karşılık gelmektedir. Tablo 1, elektronik bilgisayar işletimi için kabul edilen yaklaşık 270 uygulamayı (82 şirket bildirmiştir) analiz eder. Tablo 2, reddedilen yaklaşık 160 uygulamayı kapsar (63 şirket bildirmiştir; bunların 23’ünde hizmette uygulamalar bulunmaktadır). Beş ek tablo ise firma büyüklüğü, endüstri vb. ölçütlere göre uygulamaların görülme sıklığını analiz eder.

Ancak bu rapor aşağıdaki girişe sahiptir:

Elektronik veri işleme donanımının kullanımındaki başarının ya da başarısızlığın derecesine ilişkin bilgiler, şu ana kadar bir ölçüde belirsiz olmuştur. Bildiğimiz kadarıyla, bu tür donanımların kabulü ya da reddini herhangi bir doğrulukla belirlemek için kullanılabilecek özgül rakamlar hiçbir kaynaktan yayımlanmamıştır. Bu raporun, elektronik veri işleme alanındaki bu boşluğun doldurulmasına katkıda bulunduğuna inanıyoruz.

Reddedilen uygulamalara ayrılan bölümde, reddetmeler; çalışma sırasında, çalışmadan sonra, programlama aşamasında vb. zamanlara göre analiz edilmektedir. Reddetme nedenleri aşağıdaki gibi listelenmiştir:

Çok pahalı
Veri hacmi çok büyük
Veri hacmi çok küçük
İş akışında çok fazla istisna bulunması
Programlamanın çok zor olması
Hesap geçmişine referans eksikliği
Yetersiz giriş-çıkış donanımı
Yetersiz giriş verisi kaynakları
Donanımın kısa sürede eskiyebileceği korkusu
Üst yönetim desteğinin süreklilik göstermemesi
Çalışan işbirliği eksikliği
Bellek kapasitesinin çok küçük olması
Erişim süresinin çok yüksek olması
Aşırı duruş süresi

Reddedilmenin veya Başarısızlığın Temel Nedenleri

Psikologlar, her şeyin iki nedeni olduğunu söyler: görünen neden ve altta yatan neden. Belki de bu, reddedilmenin ve nihai başarısızlığın iki ana nedeninin neden hiç anılmadığını açıklar. Bu eksiklik, raporu derleyenlere yönelik bir eleştiri değildir. Sözü edilen iki ana neden şunlardır:

Elektronik mekanizasyona doğru ilerlemeden önce sağlam bir sistem analizi yapılmaması.
Veri işleme işlevinin örgüt içindeki yeri ve rolüne ilişkin uygun bir işletim politikasının oluşturulmaması.

Bu noktada, Canning, Sisson ve Associates tarafından EDP Analyzer dergisinin Nisan 1958 sayısında yayımlanan "The RAM Myth" başlıklı başka bir yakın tarihli yayından birkaç önemli alıntıyı ele alalım:

EDP sistemleri için büyük hacimli rastgele erişimli bellekler konusundaki tüm heyecanla birlikte, bunlar hakkında birkaç uyarı sözü eklemenin zamanının geldiğini düşünüyoruz...

Açıkça ifade etmek gerekirse, RAM belleklerin dikkatsiz kullanıcılar için ciddi tuzaklarla dolu olduğunu düşünüyoruz...

Kitaplarda yer alan RAM sistem siparişlerinin yalnızca çok azının gerçekten geçerli uygulamalar olduğunu hissediyoruz...

RAM’lerin doğru kullanımına verilecek yanıt, elbette, yüksek kaliteli sistem planlarıdır. Donanım her zaman düşünmenin zayıf bir ikamesidir.

Programlama Sistemleri İlanı

POGO, basit ve öğrenilmesi kolay komutların kullanımını G-15’in tüm makine dili gücü ve hızıyla birleştiren yeni bir programlama sistemidir. Sabit noktalı bir derleyici olan POGO, bir problemin basit bir ifadesini, tüm komutlar en uygun bellek konumlarında saklanacak şekilde makine diline yeniden kodlar. Böylece, çok az eğitim almış bir programcı bile yüksek hızlı üretim programları yazabilir.

Düşük fiyatlı bir bilgisayarda ilk kez, tamamen kendi içinde bütünleşik bir dizi otomatik programlama sistemi sunulmaktadır: Basit komutları hızlı ve güçlü makine dili programlarına dönüştürme yeteneğiyle POGO ve programlama kolaylığı ile hazırlık hızındaki üstünlüğüyle zaten ünlü olan INTERCOM 1000 yorumlayıcı sistemi.

6–15 İşlem için Program En İyileyici

POGO komutları, INTERCOM 1000 için kullanılanlara çok benzer. İki sistem arasındaki temel fark, POGO’nun, INTERCOM 1000’den farklı olarak, en uygun makine dili programını derlemesi ve bunu tekrar tekrar kullanım için yeniden üretmesidir. Hesaplama hızı da artar; çünkü hesaplama sırasında yorumlama gerekmez. Kayan noktalı INTERCOM 1000, açık atölye problemleri için ideal iken, POGO tekrarlayan ve yüksek hızda çözülmesi gereken üretim problemleri için tercih edilebilir.

POGO’da veriler ondalık biçimde işlenir. On yedi akümülatör yazmacı ile birlikte, herhangi bir komutun etkin adresini değiştirmek için kullanılabilen on iki indeks yazmacı mevcuttur. G-15, POGO ve INTERCOM 1000 hakkında ek bilgiler istek üzerine gönderilecektir.

Tekrar kullanım için delikli kâğıt veya manyetik bant üzerinde saklanan yeni program

Bendix Aviation Corporation Bölümü, Department D-10
Los Angeles 45, California

Computers and Automation — Mart 1959

Yetersiz Sistem Çalışması

Yukarıda belirtilen reddedilme ve başarısızlık nedenlerine geri dönecek olursak, deneyimlerimiz bunların belki de en ciddi iki neden olduğunu göstermektedir. Ancak, elektronik veri işleme programlarıyla uğraşan şirketlerin resmî sözcüleri tarafından en az tartışılan ya da kabul edilen nedenler de bunlardır. Bilgilerin büyük bir kısmı resmî olmayan yollardan elde edilir ve önemli bir bölümü çıkarım yoluyla belirlenir. İşte buna bir örnek.

Büyük, ulusal çapta bir kuruluş Haziran 1958’de yardım talep etti. Bir sistem uzmanı işe almak istiyorlardı. Sorularımın özü ve verdikleri yanıtlar aşağıdadır:

S. Bu kişinin görevi ne olacak? İşinin kapsamı ne olacak?

Y. Programlama alanında yardımcılar işe alıp eğitmesi ve orta ölçekli bir bilgisayarın kurulumu için hazır olması gerekecek.

S. Bu kişi kime rapor verecek?

Y. Henüz emin değiliz.

S. Bilgisayarın teslimatı ne zaman planlanıyor?

Y. Önümüzdeki Aralık.

S. Bin dokuz yüz elli dokuz mu?

Y. Hayır, hayır! Bu yıl, elli sekiz.

S. Bu temel bir bilgisayar mı, yoksa ...

Y. Önce temel ünite gelecek, bant üniteleri ise 1959’da teslim edilecek.

S. Şu anda sistemler üzerinde çalışan biri var mı?

Y. Hayır.

S. Sistem analizini kim yaptı?

Y. Kimse; zaten bu yüzden bir sistem uzmanı işe almak istiyoruz.

S. Bilgisayarı kim seçti?

Y. Bir yönetici [bu alandaki bilgi ve geçmişi sıfırın biraz üzerindeydi].

S. Bu yöneticiyi kim yönlendirdi?

Y. Donanım satıcısı.

S. Fizibiliteyi kim belirledi?

Y. Donanım satıcısı.

Bu kurulumun başarı şansını nasıl değerlendirirdiniz? Başarısız olursa, sizce başarısızlık nedeni olarak ne ileri sürülecek? Çalışan işbirliği eksikliği mi? ... bellek kapasitesinin çok küçük olması mı?

Altı ay sonra, bilgisayarı Aralık 1958’de gelmesi gereken aynı şirketi yeniden ziyaret ettim. Bilgisayarın, tablo hazırlama bölümünden oldukça uzak bir odaya kurulduğunu gördüm (oradaki zemin bilgisayarın ağırlığını taşıyamıyordu). Bilgisayar iki haftadır kuruluydu. Aslında çalıştırılmıştı, ancak çok fazla değil. Grafikler ve diyagramlarla dolu bir kütüphaneye sahip üç genç servis mühendisi hâlâ kurcalıyor ve denemeler yapıyordu. Yorgun düşmüş sistem uzmanı bana, cihazı çalışır hale getirmek için “tüm saatler boyunca” çalıştığını ve yöneticilerden birine mekanik aksaklıklar vb. konuları açıklamakla meşgul olduğunu söyledi.

Veri İşleme İşlevinin Rolüne İlişkin İşletim Politikası

Bazı kuruluşlar klasik sistem analizine gerek duymadan da yol alabiliyor olabilir. O halde, belirtilen iki ana nedenden ikincisini ele alalım: veri işleme işlevinin yeri ve rolüne ilişkin yeterli işletim politikasının oluşturulmaması.

Bilgisayar uygulamalarının büyük bir kısmı delikli kartlı tablo hazırlama işlevlerinin bir uzantısı olduğundan, dikkatimizi yeniden tablo hazırlama bölümüne yöneltelim ve hemen şu soruyu soralım: Tablo hazırlama bölümünüz bir hizmet bölümü mü?

İş ofislerinde pek çok mantıksız durum vardır. Eski tarz bir muhasebe yöneticisinin yetkisi altına bağlanmış sistem işlevini düşünün. Ya da denetçinin keyfine göre kullanılan tablo hazırlama bölümünü düşünün; yalnızca onun tutulmasını istediği kayıtları tutan, yalnızca onun amaçlarına hizmet eden rapor ve analizleri yapan; gerçekte yönetimin dikkatini önemli konulardan uzaklaştıran bir bilgi dengesizliği sağlayan ve veri işlemenin en büyük günahlarından biri olan mükerrer kayıtları doğuran bir yapı. Bu mükerrer kayıtlar, denetçi alanındaki yüksek derecede mekanize edilmiş kayıt tutmaya karşı bir savunma olarak her bölüm tarafından tutulur.

Başarı istiyorsak, bu mantıksız felsefe ve düşünceyi bilgisayar kurulumlarına taşımayalım. Bu mantıksız düşüncenin taşınmasına karşı en iyi güvencelerden biri, tablo hazırlama bölümünüzü şimdiden bir hizmet bölümü haline getirmektir.

Aşırı Yüklenmiş Tablo Hazırlama Bölümü

SYSTEMS dergisinde yazan Vincent P. Connolly şu gözlemi yapmıştır:

"Büyük bir çelik fabrikasının icra komitesinden gelen ani bir tablo raporu talebi, şirketin kontrolörünü zor durumda bıraktı. Rutin olarak kabul edilen bu iş, üç vardiyada çalışan tablo bölümünün neredeyse kapasitesinin sınırında olduğunu ortaya koydu.

İnceleme, organizasyonda süpervizör düzeyindeki herhangi bir çalışanın makine tablolama işi talep edebildiğini, buna karşın tablo muhasebecisinin bunu üstlenme konusunda hiçbir takdir yetkisi olmadığını, yalnızca şikâyet edebildiğini gösterdi."

Bu, sağlıklı olmaktan çok uzak bir durumdur ve nadir değildir.

Yetersiz Yüklenmiş Tablo Hazırlama Bölümü

Diğer bazı şirketlerde ise yukarıdakinin tam tersi olan içler acısı bir durumla karşılaşırız. Tablo hazırlama bölümü tek vardiya esasına göre çalışır ve fazla mesai hoş karşılanmaz. Bu durumda, makine muhasebecisi, üstü aracılığıyla, elektrikli muhasebe makinelerinin hizmetlerini meşru kullanıcılardan esirgeyecek kadar fazla takdir yetkisi kullanabilir. Bazı durumlarda, arzu edilen raporlar ya elle yapılan yöntemlerle ya da hantal bir ofis makinesiyle hazırlanır ya da hiç hazırlanmaz.

Bu tür işletim koşulları, tablo hazırlama donanımının kullanımına ilişkin akıllı bir bakış açısına olan ihtiyacı vurgular; gerekli rapor ve analizlerin zamanında ve en düşük maliyetle, en yüksek düzeyde hizmet sağlayacak bir perspektif ve yaklaşım gerektirir.

Denetçi bölümünde yer alan ve tablo hazırlama bölümü tek vardiya esasına göre çalışan orta ölçekli bir şirkette, "ağzına kadar dolu" olarak tanımlanan durumun, yalnızca raporların mekanik olarak hazırlanmasıyla sağlanabilecek büro tasarruflarını engellemekle kalmadığı, aynı zamanda entegre ya da elektronik veri işleme uygulamalarının olanaklarına tarafsız ve açık fikirli bir yaklaşımın önünde ciddi bir engel oluşturduğu saptanmıştır. Evrak işlerine makinelerin entegre uygulanmasından fayda sağlayabilecek bir konuma gelmek istiyorlarsa, her şeyden önce bu engeli aşmaları gerektiği tavsiye edilmiştir.

Temel İlkeler

Başlangıç olarak, yönetimin, yönetim için kontrol raporları alanında üç ana husus bulunduğu konusunda mutabık kalması gerekiyordu:

Raporun amacı
Raporun içeriği veya gereksinimleri
Raporun hazırlanması, yayımlanması ve kullanım maliyeti

Ardından, politikaların gözden geçirilmesi, tabloleme bölümünde özellikle kendileri için hazırlanan raporlar için bireysel bölümlerden ücret alınmasının açıkça muhasebe politikaları olmadığını gösterdi. Donanım kira maliyeti, sarf malzemeleri ve işletme personelinin maaşları, bütçelenmiş bir ödenek karşılığında, fabrika muhasebe bölümüne yansıtılıyordu.

Yönetime, raporlar için özel muhasebe ücretlerinin bulunmamasının, raporlar için sağlam gereksinimlerin, teknik özelliklerin ve ekonomik gerekçelerin oluşturulmasını boşa çıkardığı belirtildi. Bazı raporların yalnızca “doğru adamın istemiş olması” nedeniyle, ya da birinin doğru zamanda talepte bulunmuş olması yüzünden, ya da “tablolemede bu raporu her zaman çalıştırdıkları” için yürütüldüğünü gösterebildik.

Yapılan Hizmetler İçin Muhasebe Ücretleri

Tabloleme işinin bir hizmet niteliği taşıdığını ve yapılan hizmetler için muhasebe ücretleri uygulanmadığı sürece hizmet kavramının düzgün biçimde geliştirilemeyeceğini vurguladık. Ayrıca, onaylı listede yer alan onaylanmış bir raporun bile, sunulan hizmetler için özel muhasebe kayıtları bulunmadığında zarar gördüğüne dikkat çektik.

Yönetime sunduğumuz rapordan aşağıdaki iki paragraf bu noktayı kapsamaktadır:

Mevcut politikanızın yol açtığı sorun türünü somut bir biçimde görmek için istatistiksel satış raporlaması ve analiz alanını ele alalım. Satış yönetimi açısından bakıldığında, Satış Yönetimi’nin coğrafi bölgeleri yeniden düzenleme, satış elemanlarını yeniden görevlendirme ya da hesapları yeniden atama yetkisine haklı olarak sahip olduğu açıktır. Bu adımların alınma biçimi ve derecesi, makine muhasebesi bölümünüzün yönetim maliyeti üzerinde doğrudan etkiye sahiptir. Bir “hizmet bedeli” kavramı olmaksızın, makine muhasebesi bölümünüz doğaçlamayı ve kestirme yolları teşvik eden koşullara maruz kalmakta; pahalı manuel işlemleri ve son derece zor çizelgeleri gerektirmekte; tüm bunlar da makine muhasebesi bölümü ve kullanılan donanım üzerinde olumsuz bir izlenim bırakmaktadır.

Makine muhasebesi bölümünde yapılan tüm işler fabrika muhasebe bölümüne yansıtıldığı için, bu durum onları kendi bölüm bütçelerinin baskısı altına sokmaktadır. Bu da asgariyi yapma eğilimi doğurmakta ve makinelerden çıkan, yeterince tatmin edici olmayan satış raporlarıyla sık sık sonuçlanmaktadır; buna dair bol miktarda kanıt bulunmaktadır.

Bir felsefe ve politika meselesi olarak, şirketin herhangi bir bölümünün kendi bölüm faaliyetlerine yardımcı olacak bir rapor ya da analiz talep etme konusunda eşit hakka sahip olması gerektiğini önerdik. Bu talebe dayanarak, hizmetin gerçekleştirilme maliyeti makine muhasebesi bölümü tarafından hesaplanacaktır. Raporu kullanacak bölüm maliyeti ödemeyi kabul eder ve yönetim rapora onay verirse, rapor makine muhasebesi bölümü tarafından bir hizmet esasına göre üretilecek ve muhasebe açısından fayda sağlayan bölüm ya da bölümlere yansıtılacaktır.

Raporlara Fiyat Etiketi

Bu tez doğrultusunda yönetim, hizmet kavramına uyacak şekilde politikayı değiştirmeyi kabul etti. Bunu uygulamak için, tabloleme raporları için standart hizmet ücretleri olarak kullanılacak saat başına bir ücretler dizisi geliştirdik (bkz. Ek A). Ayrıca, her bölüm için, Bölüm Başkanının onayıyla raporların yansıtılacağı bütçelenmiş bir ödenek belirledik.

Artık her raporun bir fiyat etiketi var. Kullanıcı bölüm bedeli ödüyor. Mevcut raporların, maliyetlerine karşı ne kadar yararlı oldukları açısından yeniden değerlendirilmesi, tabloleme bölümünün ürettiği raporların sayısı ve türleri üzerinde gerçek bir denetim işlevi görüyor.

Daha da önemlisi, engel ortadan kaldırıldığından, şirket artık donanımlarının gelecekteki kullanımı için, kısa, orta ve uzun vadeli planlarla ilerleme konumundadır. Bu amaçla bir ofis otomasyonu komitesi kurmuşlardır. Bu komitenin görevi, mevcut prosedürleri ve yöntemleri gözden geçirmek ve raporlama süreçlerine bütünleşik veri ya da elektronik veri işleme yöntemlerinin uygulanma olanaklarını incelemektir. Eğer uygulanabilir bir plan geliştirirlerse, önerilen uygulamanın yararları ve ekonomik gerekçelerine dayalı olarak daha olumlu bir onay alacaklarını bilmektedirler. Sayın Connolly tarafından gözlemlenen türden bilimsel olmayan bir durum tarafından engellenme endişesi taşımayacaklardır.

Ek A

IBM Tab Raporları İçin Hizmet Ücretleri Tarifesi

Donanım	Aylık Kira	Yıllık Kira	Özel Tüketim Vergisi	Toplam
Key Punch Alpha	40	480	48	528
Key Punch Numerical	35	420	42	462
Key Punch Numerical	35	420	42	462
Key Verifier	50	600	60	660
Collator	100	1200	120	1320
Sorcer	55	660	66	726
Tab. 402	440	5280	528	5808
Reproducer 514	110	1320	132	1452
Calculator 602-A	245	2940	294	3234
Toplam	13320		1332	14652

İşçilik @ 1.80/saat + %160 genel gider = 4.68
İşçilik @ 2.10/saat + %160 genel gider = 5.46

Donanım	Saatlik Maliyet*	İşçilik	Toplam
Key Punch Alpha	.44	4.68	5.12
Key Punch Numerical	.39	4.68	5.07
Key Punch Numerical	.39	4.68	5.07
Key Verifier	.55	4.68	5.23
Collator	1.10	5.46	6.56
Sorcer	.61	5.46	6.07
Tab. 402	4.84	5.46	10.30
Reproducer 514	1.21	5.46	6.67
Calculator 602-A	2.70	5.46	8.16

* %60 verimlilik, normal işletim, yılda 1200 saat esas alınmıştır.
* Aylık kira tutarları değişikliğe tabidir.

Mart 1959 tarihli COMPUTERS and AUTOMATION