İŞ VERİSİ İŞLEMEDE SİSTEM MÜHENDİSLİĞİ
Ned Chapin
Öğretim Görevlisi, Illinois Institute of Technology, Chicago, Ill.
(17 Mayıs 1956 tarihinde Chicago’daki Technology Center’da düzenlenen Sistemler ve Yordamlar Konferansı’nda sunulmuştur. Tüm dipnotlar makalenin sonunda gruplanmıştır.)
Giriş
“sistem mühendisliği” terimi, romantik ve gizemli bir hava taşıyan bir ifadedir. Bu romantizm ve gizem, güdümlü füzeler, roketler, yapay uydular ve uzay uçuşu alanlarında kullanılmasından kaynaklanır. Bu alanlarda yürütülen çalışmaların büyük bir bölümü gizli nitelikte olduğundan, bunların önemli bir kısmı genel kamuoyu ya da bu yazar tarafından bilinmemektedir. Ancak sınıflandırma sınırlarına meydan okuyan bir terim vardır; o da “sistem mühendisliği” terimidir.
Gazete ve dergilerdeki teknik eleman arayan ilanlarda "sistem mühendisliği" terimine rastlanır. Örneğin, New York Times ilanlarında bu terim sıkça anılmıştır ve Scientific American dergisinin taşıdığı reklamlarda da hiç de nadir değildir. Terim ayrıca birkaç önde gelen üniversitenin ders programlarında da yer almaktadır. Örneğin, California Üniversitesi, Los Angeles kampüsü, şu anda sistem mühendisliği alanında etkin bir şirketin personeli tarafından verilecek bir sistem mühendisliği dersini programına eklemektedir.
Tanım
Peki "sistem mühendisliği" nedir? Gizemli bir havası olan bir terim olduğundan, dikkatle tanımlanması gereklidir. Bu nedenle, terimi uygulamak ve kullanmak istediğimiz bağlamı ele alalım. Bu Sistemler ve Prosedürler Konferansı’nda füzeler, roketler ya da uzay uçuşu gibi konularla değil, iş sistemleri ve prosedürleriyle ilgilendiğimize göre, "sistem mühendisliği" tanımını iş sistemleri ve prosedürleri bakış açısından ele alalım. Bu, aradığımız tanımın bir iş bakış açısından olması gerektiği anlamına gelir. Ancak, bu panelin yapısı göz önüne alındığında, tanımın otomatik veri işleme bakış açısından da olması gerektiği görülmektedir.
Bu sınırlamalar akılda tutularak, "sistem mühendisliği" için aşağıdaki tanımı ele alalım. Sistem mühendisliği, bir bilgi işleme işini başarmak amacıyla üç tür hizmetin bilinçli bir bileşimini oluşturmaktır.
Bu tanımın birkaç özelliğini belirtmek yararlı olacaktır. İlk olarak, sistem mühendisliği fiziksel bir süreç değil, zihinsel bir süreçtir. Yani sistem mühendisliği yaratıcı düşünme yoluyla gerçekleştirilir. Boğa güreşi yapmak, bir kokteyl partisine katılmak, 50 yardalık bir koşu yapmak ya da bir dinleyici kitlesine hitap etmek gibi çeşitli fiziksel etkinliklere girerek yapılmaz. Bu tür fiziksel etkinliklerin herhangi biri, yaratıcı düşüncede yer alan zihinsel süreçlere ya yardımcı olabilir ya da engel olabilir; ancak bunların kendileri yaratıcı düşünme süreci değildir.
İkinci olarak, sistem mühendisliği bir hedef gerektirir. Yani sistem mühendisliği, bir şeyi başarmanın yollarını veya yöntemlerini bulmaya yardımcı olur. Sistem mühendisliği bir amaca yönelik bir araçtır; işleri gerçekleştirmek için teknikler geliştirmeye yardımcı olmak amacıyla kullanılabilecek bir yaklaşımdır. Tanım iş sistemleri ve prosedürleriyle sınırlı tutulduğundan, hedef genellikle bilgi işlemenin iyileştirilmesi yoluyla işletmenin yönetimsel kontrolünün geliştirilmesidir.
Üçüncü olarak, sistem mühendisliği bilinçli bir şey önerir. Doğası gereği, sistem mühendisliği genellikle işleri dedelerimizin yaptığı gibi, babalarımızın yaptığı gibi ya da hatta şu anda yaptığımız gibi yapmamayı gerektirir. Aksine, sistem mühendisliği genellikle işleri yeni yollarla yapmaya yol açar.
Dördüncü olarak, sistem mühendisliği bileşimler geliştirmeyi içerir. Üç tür hizmet verildiğinde, zihinsel süreç, hedefi karşılayabilecek bu hizmetlerin bileşimlerini oluşturma sürecidir.
Beşinci olarak, sistem mühendisliği iş alanında üç tür hizmetle ilgilidir: insan hizmeti, malzeme hizmeti ve makine hizmeti. Herhangi bir iş faaliyetinde, yönetimin üzerinde çalışabileceği tek şey insanlardır, malzemelerdir ve araçlar ile donanımlardır. Sistem mühendisliği, bu üç tür hizmeti kullanarak bilgi işlemeye yönetim bilgi birikimi ve becerisinin uygulanması olarak tanımlanabilir.
Birinci hizmet türü insan hizmetidir. Bir insanın bir iş sistemine katkıda bulunduğu hizmet çeşitli biçimler alabilir: karar verme becerisi, mesleki beceri, büro becerisi ya da hesaplama becerisi.
İkinci hizmet türü malzeme hizmetidir. Bu hizmet genellikle pasiftir, ancak çoğu iş sisteminde çok önemlidir. Örneğin kartlar, kalemler, mürekkepler, zımbalar, formlar
ve karbon kâğıdı, bir iş sisteminde hizmet katkısı sağlayan malzemelerdir.
Malzemelerin sağladığı hizmet, çoğunlukla bilginin zaman içinde saklanması veya korunması alanındadır.
Bir iş sistemindeki üçüncü hizmet türü makine hizmetidir.
Bu makine hizmeti bazen pasif niteliktedir; örneğin masalar, dosya dolapları, sehpalar ve ofis alanının sağladığı hizmet gibi.
Ve bazen bu makine hizmeti aktif niteliktedir; örneğin özet delgi makineleri, masa hesap makineleri ve muhasebe makinelerinin sağladığı hizmet gibi.
Otomatik bilgisayarlar, bilginin işlenmesinde hem aktif hem de pasif nitelikte hizmetler sağlayabilir.
Verilen tanımdan, sistem mühendisliğinin, özellikle otomatik bir bilgisayarın söz konusu olduğu durumlarda, sıradan günlük iş sistemleri analizine bir ölçüde benzediği görülmektedir. Yani iş sistemleri ve prosedürleri analisti, çeşitli amaçları gerçekleştirmek için iş sistemleri geliştirme problemiyle sık sık karşı karşıya kalır.
Ve otomatik bir bilgisayar kullanımda olduğunda ya da kullanımda olması planlandığında, iş sistemleri ve prosedürleri analisti bazen yeterli iş sistemleri geliştirebilmesini sağlayacak yeni fikirler aramak zorunda kalır. Bu süreç, en azından yüzeysel olarak sistem mühendisliğine benzediğinden, bazı karşılaştırma noktalarını inceleyelim.
İlk olarak, sistem mühendisliği genellikle hizmetlerin yeni bileşimlerini geliştirmekle ilgilidir; oysa iş sistemleri analizi genellikle mevcut bir bileşimi iyileştirmek veya mevcut bir bileşimi uyarlamakla ilgilidir. Dolayısıyla, yaklaşımda bir farklılık vardır.
Sistem mühendisliği çoğu zaman, hizmetlerin radikal biçimde yeni bileşimlerini bilinçli olarak geliştirmeye çalışır. Çoğu zaman işleri yeni ve alışılmadık yollarla yapmayı amaçlar.
Sistem mühendisliğinde, bir şeyin geleneksel ya da yaygın bir biçimde yapılıyor olması, prima facie olarak, yeni ve daha iyi bir bileşimin geliştirilmesi gerektiğine işaret eder.
İkinci olarak, sistem mühendisliği güçlü ve bütünleşik biçimde hedefe yöneliktir; buna karşılık iş sistemleri analizi böyle değildir.
Sistem mühendisliği durumunda hedef, yakın ya da hemen ulaşılacak bir hedef değildir. Aksine, biraz daha uzak veya daha nihai bir hedeftir.
Sistem mühendisliğinde olağan hedef, işletme faaliyetlerinin kontrolünün iyileştirilmesidir.
Buna karşılık, iş sistemleri analizinin olağan hedefleri; bir işlem darboğazını ortadan kaldırmak, bir rapor için veri hazırlamayı hızlandırmak ya da bir bölümde sürekli olarak ek büro personeline duyulan ihtiyacı azaltmak gibi şeylerdir.
Sistem mühendisliği açısından bu tür “hedefler”, hedef olarak değil, mevcut bileşimdeki kusurlara işaret eden anahtarlar olarak görülür. Sistem mühendisliği, mümkünse, gerçek hedefi mevcut bileşimden daha iyi karşılayacak yeni bir bileşim geliştirilmesinin yan ürünü olarak bu tür kusurları düzeltmeye çalışır.
İş sistemleri analizi genellikle, kusurları gidermek için mevcut iş sisteminin mümkün olduğunca az parçasını değiştirmeye çalışır.
Sistem mühendisliği ise genellikle, yalnızca iyileştirilmesi gereken ve sorunlu kusurlara neden olan parçaları değil, tüm bileşimi iyileştirmeye çalışır.
Bu düşünce okulunda vurgu, analistin karşılaştığı problemden ziyade sistem analisti üzerinedir. Bunun altında yatan kuram, iş sistemleri analisti yetkin hâle getirilirse, iş problemlerine yönelik sistem çözümlerinin de yetkin olacağıdır.
Üçüncü olarak, sistem mühendisliği yaklaşım bakımından daha bütüncül olup, iş sistemleri analizine göre daha uzun zaman alır.
Sistem mühendisliği genellikle, geniş ve genel bir düzeyde ulaşılacak hedefi başlangıç noktası olarak alır. Ardından, çoğu zaman yöneylem araştırması ya da yönetim bilimi teknikleri kullanılarak kapsamlı çalışmalar yapılır.
Sonuç, üç tür hizmetin yeni bir bileşimidir; bu bileşim, işletmedeki bilgi işlemenin büyük bir bölümünü etkiler.
Buna karşılık, iş sistemleri analizi genellikle işletmedeki mevcut bilgi işlemdeki bazı tatmin edici olmayan unsurları başlangıç noktası olarak alır. Daha sonra, üç tür hizmetin mevcut bileşiminde sınırlı ve dar değişiklikler yaparak bu tatmin edici olmayan unsurların önemini ve etkisini azaltmaya çalışır.
Genellikle daha sınırlı ölçekte olduğundan, sistem analizi, sistem mühendisliğine kıyasla daha kısa sürede tamamlanır.
Sistem mühendisliğinde kullanılan teknikler genellikle daha uzun bir zaman gerektirir ve daha fazla noktada, üstelik daha temel noktalarda uzlaşma sağlanması gerekir.
Düşünce Okulları
Daha ileri karşılaştırmalar yapılmadan önce, iş sistemleri analizinin kendi içinde de önemli farklılıklar gösterdiğinin kabul edilmesi önemlidir.
İki ana düşünce okulu ve bunlardan türeyen çeşitli yan kollar tanımlanabilir. Bu düşünce okulları, iş sistemleri analizine yaklaşımlarındaki temel bir farklılık ve iş sistemleri analizi tekniklerinin bazılarında vurgu farklılığı ile belirginleşir.
Bu iki okulun yan kolları, genellikle belirli gereksinimleri karşılamak üzere geliştirilmiştir; örneğin otomatik bilgisayar üreticilerinin gereksinimleri gibi.
İş sistemleri analizi konusundaki iki ana düşünce okulundan biri, belki de New Yorklu Bay H. John Ross tarafından en iyi biçimde ortaya konmuştur.
Bu düşünce okulu, iş sistemlerinin nasıl oluşturulacağına verilen önemle karakterize edilir.
Bu düşünce okulu, bordro ya da işçilik maliyeti muhasebesi gibi çeşitli durumlar veya alanlar için neyin iyi bir iş sistemi oluşturduğuna dair herhangi bir model ya da kalıp ortaya koymaz.
Buna karşılık, sistem analistinin yaklaşımı için bir model ortaya koyar.
Bu düşünce okulu, iş problemlerine yönelik sistem çözümleri sunmaz; bunun yerine, sistem çözümleri geliştirmesinde yardımcı olmak üzere iş sistemleri analistine yönelik çalışma rehberleri ve araçlar sunar.
İş sistemleri analizi konusundaki diğer ana düşünce okulu ise, belki de Northwestern University’den Bay Cecil Gillespie tarafından en iyi biçimde açıklanmıştır.
Bu düşünce okulu, çeşitli iş problemlerine yönelik sistem çözümlerine verilen önemle karakterize edilir.
Bu düşünce okulu, bordro ya da işçilik maliyeti muhasebesi gibi pek çok temsilî durum veya alanda iyi iş sistemlerinin neyi oluşturduğuna dair modeller ya da kalıplar ortaya koyar.
Bu düşünce okulu, sistem analistinin yaklaşımı için bir model ortaya koymaz.
Bu düşünce okulu, uygulamada denenmiş ve yeterli olduğu görülmüş kapsamlı sistem çözümleri sunar. Bunun altında yatan kuram, yetkin sistem çözümlerinin incelenmesinin, iş problemlerine yönelik sistem çözümleri geliştirmede yardımcı olabileceğidir.
Bu düşünce okulunda vurgu, iş problemlerinin “denenmiş ve kanıtlanmış” sistem çözümleri üzerinedir; iş problemlerine yönelik sistem çözümlerinin nasıl geliştirileceği üzerinde değil.
Vurgu sistem analisti üzerinde değildir. Vurgu, çalışan iş sistemlerinin maddi bileşenleri üzerinde neredeyse fiziksel denebilecek bir ağırlık taşır.
Ve vurgulanan teknikler, belirli iş sistemleri durumlarıyla başa çıkmada uygulamada yararlı olduğu görülen “hileler” ve “ince noktalar”dır.
Bu iki düşünce okulundan ikincisi, birincisine kıyasla sistem mühendisliğinden daha uzaktır.
Bunun iki nedeni vardır.
İlk olarak, birinci düşünce okulu sistem çözümünden ziyade analistin yaklaşımını vurgular. Daha önce belirtildiği gibi, sistem mühendisliği hizmetlerin yeni bir bileşimini geliştirmeye yönelik zihinsel bir süreçtir. Bu zihinsel süreç analistin zihninde gerçekleşir ve dolayısıyla baskın biçimde analistin yaklaşımından etkilenir.
İkinci düşünce okulu, hizmet bileşimlerini geliştirmek için gerekli zihinsel süreci vurgulamadığı için sistem mühendisliğinden daha uzaktır.
İkinci olarak, birinci düşünce okulu, ikinci düşünce okuluna kıyasla sistem mühendisliğine daha yakındır; çünkü ikinci düşünce okulu sistem çözümleri kalıplarını vurgular.
İkinci düşünce okulundaki vurgu, iş problemlerine yönelik sistem çözümlerinin bir yönü olarak uygulamada iyi sonuç vermiş “hileler” ve “ince noktalar” üzerinedir.
Ancak sistem mühendisliği yaklaşım bakımından çok daha bütüncül olduğundan, “hileler” ve “ince noktalar”ı vurgulamaz; bunun yerine, hedeften hareket ederek hizmetlerin yeni ve üstün bileşimlerini arar.
Varyasyonlar
İş sistemleri analizi konusundaki bu iki düşünce okulundan çeşitli yan kollar ortaya çıkmıştır. Bu yan kollar genellikle, iş sistemleri analistlerinin karşılaştığı belirli koşulları ve belirli zorlukları karşılamak üzere tasarlanmıştır.
Daha yakın zamanda ve en önemlisi, otomatik bilgisayarların ortaya çıkışı bu tür yan kolların adeta bir patlama şeklinde çoğalmasına yol açmıştır.
Kendi durumlarını karşılamak amacıyla, hem otomatik bilgisayar kullanıcıları hem de otomatik bilgisayar üreticileri bu iki ana düşünce okulunun yan kollarını geliştirmiştir.
Ve ikinci düşünce okulu daha popüler olduğundan, yan kolların çoğu ondan türemiştir.
Otomatik bilgisayarların kullanıcıları ve potansiyel kullanıcıları tarafından geliştirilen bazı yan kolları ele alalım.
Otomatik bilgisayarların büyük kapasitesi ve yüksek hızıyla karşı karşıya kalan bazı iş sistemleri analistleri, otomatik bilgisayarlar ikinci düşünce okulunun fazla yardım sunamayacağı kadar yeni olduğundan ne yapacaklarını bilememiştir.
Bu nedenle, ikinci okulun bazı analistleri kendileri hiçbir şey yapmamış, başkalarına bakmış ve onlar için incelenecek bazı “hileler” ve “ince noktalar” geliştirmelerini beklemiştir.
Ancak ikinci düşünce okulunun diğer bazı izleyicileri, tatmin edici biçimde çalıştığını gördükleri iş sistemlerini uyarlayarak, kendi başlarına bazı “hileler” ve “ince noktalar” geliştirmeye çalışmıştır.
Bay Rolla R. Ross’un çalışmaları buna iyi bir örnektir.
Öte yandan, birinci düşünce okulunun izleyicileri, otomatik bilgisayarlar hakkında öğrenebildikleri kadarını öğrendikten sonra, otomatik bilgisayarları kullanan yeni iş sistemleri geliştirmeye genellikle doğrudan yönelmiştir.
Bay Matt W. Boz’un çalışmaları buna iyi bir örnektir.
İş sistemlerinde otomatik bir bilgisayarın kullanımı için standartlaştırılmış ya da sabit yollar bulunmadığından, otomatik bilgisayar üreticilerinin çoğu, satış bölümlerinden gelen yoğun baskı altında, müşterilerin ve potansiyel müşterilerin örnek olarak inceleyebileceği bazı “hileler” ya da “ince noktalar” geliştirmeye yönelmiştir.
Kendi bilgisayarlarını diğer tüm üreticilerin bilgisayarlarından farklı ve üstün göstermek amacıyla, her üretici, potansiyel müşterilerin ilgisini çekerken aynı zamanda kendi bilgisayarlarını en iyi şekilde sergileyecek “hileler” ve “ince noktalar”ı geliştirmeye çalışır.
Kısmen bu nedenle, farklı üreticiler aynı şey için bile farklı terminoloji kullanmaktadır.
Otomatik bilgisayar üreticileri, iş sistemleri ve uygulamalarından söz ederken sundukları bilgisayarlardan elde edilebilen makine hizmetindeki gerçek farklılıkları belirtip vurguladıkları ölçüde, üreticiler iş sistemleri konusundaki her iki düşünce ekolüyle de uyumlu bir tutum almaktadır.
Aynı ölçüde, sistem mühendisliğiyle de uyumlu bir tutum almaktadırlar; çünkü sistem mühendisliği, mevcut farklı makinelerden elde edilebilen hizmetin tam niteliğini dikkate almak zorundadır.
Ancak bilgisayar üreticileri, iş sistemleri ve uygulamalarından söz ederken sundukları bilgisayarlardan elde edilebilen makine hizmetindeki gerçek farklılıkları vurgulayıp belirtmedikleri ölçüde, üreticilerin eylemleri sistem mühendisliğiyle uyumlu değildir.
Bu durum en sık, üreticilerin programlamadaki farklılıklardan söz ettikleri zaman gözlemlenir.
Kesin olarak ifade etmek gerekirse, programlama, mevcut makine hizmetindeki gerçek farklılıklar verildiğinde, yalnızca bir mantık alıştırmasıdır.
İş sistemleri, girdi verilerinin biçimi ve kaynakları belirleneceği zaman devreye girer.
Bu belirlemelerin sistem mühendisliğiyle uyumlu olup olmadığı, elde edilebilen makine hizmetinin tam niteliği göz önüne alındığında, nasıl tasarlanıp yapıldıklarına bağlıdır.
Ancak her durumda, bu belirlemeler yapılmadan programlamaya başlanamaz.
Buna rağmen, bazı bilgisayar üreticileri girdi ve çıktıya kıyasla programlamaya daha fazla önem veriyor gibi görünmektedir.
Böyle bir yaklaşımın, nispeten kolay ve tartışmasız olma gibi bir avantajı vardır; ancak sistem mühendisliğiyle tam anlamıyla uyumlu değildir.
Özet
İş açısından bakıldığında, sistem mühendisliği bir bilgi işleme işini başarmak amacıyla insan hizmeti, maddi hizmet ve makine hizmetinin bilinçli bir birleşiminin oluşturulmasıdır.
Ancak bu, iş sistemleri analizinin tanımına da çok yakındır.
Dolayısıyla, iş açısından bakıldığında, iş sistemleri analizi ile sistem mühendisliği arasındaki fark yalnızca derece farkıdır.
Genel olarak, sistem mühendisliği yaklaşım olarak iş sistemleri analizine kıyasla daha kapsayıcı ve daha hedef odaklıdır; her ne kadar iş sistemleri analizi üzerine olan düşünce ekollerinden biri diğerine göre sistem mühendisliğine daha yakın olsa da.
Bu düşünce ekollerinin otomatik bilgisayarlardan esinlenen yan dallarının çoğu ikinci ekolden gelmektedir ve bu nedenle, iş dünyasında bilgisayarlardan elde edilebilen makine hizmetindeki gerçek farklılıklarla ilgilendikleri ölçüde hariç tutulursa, sistem mühendisliğinden görece daha uzaktırlar.
(devamı sayfa 54’te)