Chrysler Corporation’da IBM 702 Kurulumunun Ardındaki Planlama
Chrysler Corporation’da IBM 702 Kurulumunun Planlanması
EUGENE LINDSTROM
International Business Machines Corporation
Poughkeepsie, N.Y.
Geçtiğimiz yaz Chrysler Corporation, bilimsel ya da mühendislik amaçlı kullanımdan farklı olarak, tamamen ticari kullanım için büyük ölçekli bir elektronik veri işleme sistemini kuran ülkedeki ilk şirketlerden biri oldu. Bu kurulum, sistemin planlanması ve kurulmasına ilişkin Chrysler’ın deneyimini incelemek için iyi bir fırsat sunmaktadır.
Ön Planlama
Chrysler’ın elektronik veri işlemeyi Parça Bölümünde uygulama kararı, son derece rekabetçi otomotiv endüstrisindeki konumuna ilişkin bir ön incelemenin ardından alınmıştır. Ekim 1952’de başlayan bu inceleme, mevcut ve önerilen tüm donanımın titiz bir değerlendirmesini içermekteydi. Ardından Chrysler, Şubat 1953’te International Business Machines Corporation’ı ve bir başka şirketi, Parça Bölümünü elektronik veri işleme makinelerinin olası kullanımı açısından incelemeye davet etti.
Bu incelemeyi yürütmek amacıyla Chrysler, yedi üyeden oluşan yeni bir komite kurdu. Bu komite EDPM Planlama Grubu olarak adlandırıldı ve dijital bilgisayarlar, ofis prosedürleri ve elektrikli muhasebe makineleri konusunda bilgi sahibi kişilerden oluşuyordu.
Planlama grubunun ilk adımı, her bölüm yöneticisinden kendi bölümünün işleyişini açıklayan yazılı bir rapor talep etmek oldu. EDPM Planlama Grubu daha sonra bu raporları gözden geçirdi ve düzenledi; yöntemler ve prosedürler el kitabını hazırladı. El kitabı Ağustos 1953’te tamamlandı ve projede çalışan kişileri eğitmek için son derece etkili bir yol olduğu kanıtlandı. Ayrıca böyle bir çalışma, bir kuruluş içindeki prosedürleri yeniden ele aldığı için başlı başına değerlidir. Prosedürler durağan kalma eğilimindeyken yapılacak iş sürekli değiştiğinden, zaman zaman gözden geçirme, faaliyetlerin olabildiğince kârlı kalması için gereklidir.
Parça Bölümü, el kitabında belirtilen prosedürler ışığında özellikle incelenmiş ve elektronik veri işleme donanımının kullanımı yoluyla bütünleşik bir işletim sistemine götüreceği düşünülen bazı uygulamalar seçilmiştir. Ekim 1953’te olası programlar taslak hâline getirilmiş ve akış şemalarıyla grafik olarak gösterilmiştir. Sonunda, ön aşama Chrysler’ın bir IBM Type 702 siparişi vermesiyle tamamlanmıştır.
Nihai Planlama
Chrysler yönetimine mümkün olan en geniş eylem seçeneğini sunmak amacıyla dört farklı plan geliştirilmiştir. Her plan, tüm destekleyici veriler ve analizler dâhil olmak üzere ayrıntılı biçimde tamamlanmıştır. Nihayetinde Chrysler yönetimi aşağıdaki beş temel uygulamayı seçmiştir:
- Merkezi stok kontrolü
- Merkezi faturalama
- Satış maliyetinin belirlenmesi
- Merkezi alacak hesapları
- Satış analizi
Gerekli politika değişikliklerini yapmak, bölümleri yeniden düzenlemek ve prosedürleri dönüştürmek için Yürütme Politikası Komitesi adı verilen bir komite atanmıştır. Bu komite, projeden etkilenen çeşitli bölümlerin tüm yöneticilerinden oluşuyordu; ilk adımı, planlama grubunun önerdiği tüm değişiklikleri incelemek oldu. Planlama komitesinin önerdiği politika ve prosedür değişiklikleri yürütme komitesi tarafından onaylanmadığında, iki grup arasında bir uzlaşmaya varıldı.
Politika ve prosedürlerdeki değişiklikler, Bölüm Kontrolörü ve Parça Bölümü Başkan Yardımcısı tarafından onaylanan yazılı prosedürlerin yayımlanmasıyla resmiyet kazandı. Karşılıklı anlaşmayla, merkezi stok kontrolü uygulaması Temmuz 1954’te elektronik veri işleme donanımı (EDPM) tarafından üstlenilecek ilk görev olarak seçildi.
Merkezi Stok Kontrolü
Merkezi stok kontrolünde, mekanizasyondan önce, muhasebe makineleriyle tutulan belirli bir “stok durumu kaydı”, kaydın işlenmesinden sekiz ila on iki hafta önce gerçekleşmiş olan faaliyetleri yansıtıyordu. Bu muhasebe makinesi yönteminin işlem döngüsü aylıktı. EDPM’ye hazırlık amacıyla, işlem delikli kart sistemine dönüştürüldü. Delikli kart işlemi, faaliyetleri haftalık olarak özetliyor ve stok durumunu iki ila üç hafta öncesi itibarıyla gösteren bir Uygunluk Raporu üretiyordu. 702’nin kullanılmasıyla, mevcut sistemin işlem döngüsü günlük hâle gelmiştir: bir önceki gün gerçekleşen stok faaliyetlerini yansıtmaktadır.
IBM 702 Kurulumu
Bu durum “istisnalarla yönetim”e olanak tanır; yani her gün yapılan 250.000 rutin karar karmaşası içinden, özel ve derhal kişisel ilgi gerektiren kritik alanların ayrıştırılmasını sağlar.
Stok kontrol analizine girdi olarak üç temel manyetik bant kullanılır. İlki, merkezi faturalama işleminin bir yan ürünü olan satış kayıt bandıdır. İkinci bant, satış dışındaki tüm işlemleri içerir. Üçüncüsü ise ana stok durumu defteri bandıdır. Bu çalışmanın amacı, iki rapor ve güncellenmiş ana stok envanter defteri bandını üretmektir; bu iki rapor, stok tedariki ve dağıtımını kontrol edecektir.
Birincisi, kapsamlı ve istisna esasına göre üretilen bir stok durumu raporudur. Bu rapor yayımlandığında her zaman bir tür eylem gereklidir. Başka herhangi bir kayda başvurmadan her türlü işlemi tamamlamak için gerekli tüm bilgileri içerir. İkinci rapor, yani dağıtım raporu, merkezi sevk istasyonuna gelen malzemenin diğer depolara dağıtılmasını ve bekleyen siparişlerin serbest bırakılmasını sağlamak için kullanılır. Her iki rapor da, bu işlem sırasında 702 tarafından üretilen çıkış bant kayıtları kullanılarak banttan yazıcıya işlemiyle basılır. Ana stok durumu defteri bandı bu işlem sonucunda otomatik olarak güncellenir. Yani, değişmiş olan tüm gösterge verileri ve her parçanın stok durumu otomatik olarak yeni ana stok durumu defteri bandına kaydedilir.
Makine bir parça numarası için stok durumu kaydını tamamen işledikten sonra, bir sonraki iş stok durumu raporunu analiz etmek ve bu kalem için herhangi bir işlem gerekip gerekmediğine karar vermektir. Bu programda, faaliyeti olan her parça için 702 tarafından ortalama yirmi dört karar verilmesi gerekir. Ortalama bir iş günü, on bin aktif parçayı kapsar. Bu da, her gün düzenli iki saatlik çalışma sırasında 240.000 kararın—program adımları değil, iş kararlarının—verildiği anlamına gelir.
Bu kararlar dört temel kategoriye ayrılır:
- Tedarik
- Dağıtım
- Hızlandırma
- Fazlalıkların tasfiyesi
Bunlar, makinenin her etkin olduğu anda her bir parça için verdiği karar türlerinin dört geniş sınıflandırmasıdır. 702, tüm koşulları tamamen izler ve ayrıca stok düzeylerini ve çevredeki tesislerin parça taleplerini de denetler. Parça tedariki için, parça türüne ilişkin dağıtım politikasına, hizmet kuralına ya da maliyete bağlı olarak bir dizi farklı formül vardır. IBM 702, kayıttaki başlık verilerinin büyük bir bölümünü inceler ve bu verilerin hangi kısımlarının ele alınan belirli parça için geçerli olduğuna karar verir. Makine, satışların azaldığı belirli bir bölgede bir kalemin stokta tutulmaya devam edilip edilmeyeceğini bile belirleyebilir.
Malzemelerin stoklanması için gerekli ön koşullar sağlanmazsa, makine yönetime raporun neden basıldığını ve hangi eylemin yapılacağını bildiren bir stok durumu raporu basar. Makine tarafından yapılan üçüncü bir inceleme türü, izleme eylemi içindir. Mevcut kullanılabilirlik ulusal ve yerel gereksinimleri karşılıyorsa ancak "elde mevcut" envanter her iki gereksinim için de 60 ya da 30 günlük arzın altındaysa, bir stok durumu raporu basılır ve izleme eylemi için hızlandırıcıya yönlendirilir.
Bu özel çalışmanın ikinci raporu olan dağıtım raporu, ayrıca geri siparişte olan ve alınan parçaların tahsisi için de kullanılır. 702, geri siparişlere karşı kullanılacak miktarı, tüm miktar tükenene kadar tarihe ya da yaşa göre otomatik olarak tahsis eder. Tahsis edilen miktar tüm geri siparişleri karşılamaya yeterli olmadığından kısmi bir sevkiyat yapılması gerekirse, 702 bu durumu otomatik olarak kaydeder. Bu özel kayıt, geri sipariş özet bandında tutulur.
Geri siparişteki parça miktarı birkaç yüz ile bin arasında değişebilir. Günlük envanter kontrolü yoluyla bu sayının büyük ölçüde azaltılması beklenmektedir. Geri sipariş durumuna yardımcı olmak amacıyla, tüm geri siparişleri kapsayan haftalık bir müşteri eksiklik raporu da hazırlanır. Şu anda manyetik bant üzerine kaydedilmekte olan tarihsel veriler, gelecekte 702’nin envanter ve stok hareketlerinin kapsamlı analizlerinde kullanımı için oldukça değerli olacaktır. Bu, yönetimin gelecekteki envanter hareketlerini öngörmede daha hassas yöntemler uygulamasını sağlayacaktır.
Merkezi Faturalama
İkinci uygulama merkezi faturalamadır. Bu işlemi kolaylaştırmak için her depo, sevkiyat emirlerini hazırlayan elektrikli muhasebe (delikli kart) makinelerinin kurulumuna sahiptir. Bu, bir müşterinin siparişinin alınmasından sonra genellikle sekiz saat içinde sevkiyat yapılmasını mümkün kılar. Sevkiyat departmanından sevkiyat bildirimi alınır, sevkiyat emrini hazırlamak için kullanılan kartlar çekilir, sevk edilen kesin miktarı göstermek üzere kartlarda değişiklikler yapılır ve ad ve adres kartları ile veri kartlarını içeren doğru sevkiyat kartları her gün hava ekspresi ile merkezi faturalama merkezine gönderilir.
Her bir kart grubuna, o grup için satışın tam tutarını gösteren bir kontrol kartı eklenir. Kartlar alındığında, kontrol kartına karşı otomatik olarak dengelenir ve manyetik banda dönüştürülür.
Faturalama işlemi sonucunda aşağıdaki çıktı bantları hazırlanır:
- Fatura kaydı; banttan yazıcıya dönüştürme işlemiyle faturalar hazırlanır. Tuşlama yoluyla herhangi bir işlem gerekmez. Ancak, havalelerin ele alınması için dört temel sınıflandırma oluşturulmuştur.
- Fatura kayıt bandı; yazıcı tarafından otomatik ya da yarı otomatik olarak dönüştürülerek fatura kayıt defteri hazırlanır.
- Ürüne göre ve müşteri türüne göre satış analizi bandı.
- Alacak hesapları bandı.
- Envanter kontrolü uygulamasında ele alınan ödemeler bandı.
- Geri siparişlerin serbest bırakılması için geri sipariş ayrıntıları.
Faturalama işlemi şu anda beş depoda kurulu elektrikli muhasebe makineleri kullanılarak gerçekleştirilmektedir. Bu işlem 702’ye dönüştürülüp merkezi olarak yapıldığında, bu beş kurulumdaki iş yükünü %5 oranında azaltacaktır. Amerika Birleşik Devletleri’nin tamamı için faturalama, her gün ek olarak 12 saatlik banttan yazıcıya dönüştürme işlemiyle birlikte, 702 zamanı olarak iki saat içinde yapılmaktadır.
Satışların Maliyeti
Üçüncü uygulama satışların maliyetidir. Her bir parça için birim maliyet, ana envanter defteri bandında mevcuttur. Ödemeler, günün satışları için satışların maliyeti bandını yazacak şekilde genişletilir; ardından ay başından bugüne kadarki satışların maliyeti bandı ile birleştirilir. Ay sonunda nihai satışların maliyeti, banttan yazıcıya dönüştürme işlemiyle basılır; böylece ayın işlerinin kapanmasından hemen sonra, o dönem için tüm satışların maliyeti hazır olur. Bu, bu tür bir işlemin entegrasyonundan kaynaklanan kapsamlı yan ürün avantajlarının mükemmel bir örneğidir.
Alacak Hesapları
Dördüncü uygulama alacak hesaplarıdır. Chrysler alacak hesaplarının büyük bölümünün parça satışlarından kaynaklandığını belirtmek ilginçtir. Bu işlemler, faturalama işlemi sırasında üretilen manyetik bant üzerine kaydedilir. Kalan kısım kartlara tuşlanır ve ardından manyetik banda dönüştürülür. 702, bandın %85 grubu ve %15 grubu olarak bilinen iki grup için bayi sırasına göre sıralanmasında kullanılır ve alacak hesapları çalıştırılmadan önce iki bant birleştirilir.
Girdi olarak kullanılan havale bandı, bir bayiye ya da müşteriye hesap özeti gönderildiği sırada yazılır. Önceden delinmiş bir havale kartı, kartın havale ile birlikte geri gönderilmesi isteğiyle eklenir. Böylece kartların çoğu aşağıdaki biçimlerden birinde geri döner:
- İndirimin tamamı uygulanmış tam nakit ödeme
- İndirimli kısmi nakit havale
- İndirim olmaksızın tam ödeme
- İndirim olmaksızın kısmi ödeme
Kartlar daha sonra bayi numarasına göre sıralanır, çeşitli işlem ve düzeltme kartlarıyla birleştirilir ve manyetik banda dönüştürülür. Bu bant, girdi havale bandı haline gelir. Her gün, ana bandın güncellenmesiyle alacak hesapları güncel duruma getirilir. Sonuç olarak, Kredi Departmanının limitlerini aşan tüm hesapların günlük kaydına sahip olması mümkündür.
Satış Analizi
Beşinci uygulama satış analizidir. Satış analizi için gereken çeşitli dağıtımlar ve özetlemeler, bantların merkezi işlem birimine okunmasıyla 702 üzerinde kolayca elde edilir. Bu bilgilere dayanarak çok sayıda dağıtım manyetik tambur üzerinde saklanabilir. Bayi ve muhasebe sınıfına göre, para tutarını, sipariş türüne göre sipariş sayısını ve bunun bir stok mu yoksa acil sipariş mi olduğunu gösteren üç aylık bir rapor hazırlanır. Bu işlem sayesinde, bayi satışlarının kontrolü için doğru satış istatistikleri her zaman mevcuttur. Teslim edilen tüm parçalar için depo ve eyaletlere göre yıllık bir rapor hazırlanır.
Sonuçlar
Bu entegre veri işleme sistemi, Chrysler yönetimi için değerli bir araç haline gelmiştir. Şirketin elektronik veri işleme makinelerinin kullanımından bekleyebileceği anında avantajlar şunlardır:
- Tüm girdi bilgilerinin büyük bir bölümü, önceki bir otomatik işlemin sonucu olarak mevcuttur.
- Elektronik veri işleyicinin mantıksal yeteneği, incelenecek daha kritik problemlerin ayırt edici bir şekilde seçilmesine olanak tanıdığı için, yönetim zamanını daha ekonomik kullanabilmektedir.
- Yüksek hızda çalışma elde edilmiştir.
(32. sayfada devam ediyor)
IBM 702 Kurulumu
(15. sayfadan devam)
-
Stok günlük olarak kontrol edildiğinden, envanter asgari düzeye indirilir.
-
Geniş envanter operasyonunun merkezileştirilmesi, denetimde ek bir artış sağlar.
-
Operasyon maliyetlerinde büyük düşüşler elde edilir.