Bir Kaza Sigortası Şirketinde Otomasyona Yaklaşım

Otomatik Bilgisayarlar Listesi

(kümülatif)

Carlo O. Orkild

Sihirli Beyinler için Sinir Uçları

Elektronik bir veri işleme sistemiyle sağlanan hızlı ve daha kapsamlı bilgilerle, son derece duyarlı bir satış programının mümkün olacağı görülmektedir.

Maaşlar ve makine kiraları alanında mümkün olan ikame miktarını belirlemek için, departman bazında inceleme yapılmıştır. Departmanlar iki kategoriye ayrılmıştır: doğrudan etkilenenler ve doğrudan etkilenmeyenler. Mevcut toplam maaş ve makine kirası tutarı olan aylık 535.000 $’ın 210.000 $’ı doğrudan etkilenen departmanlara, 325.000 $’ı ise doğrudan etkilenmeyenlere tahsis edilmiştir. Bu tahsisin amacı, etkilenen departmanların dolar toplamını bir elektronik sistemin maliyetiyle karşılaştırmaktır. Sistem geliştikçe, etkilenen 210.000 $ neyin ikame edileceği ve neyin ikame edilmeyeceği şeklinde daha sonra ayrıştırılabilecektir.

Tablo 1’de gösterildiği gibi, etkilenen 210.000 $’ın belirli yüzdelerinin bir elektronik sistemle ikame edilebilmesi durumunda, ikinci sütunda gösterilen tutarlar böyle bir sistemin maliyetine karşı uygulanabilecektir. Tablo 1 ve çeşitli sistemlerin belirtilen kira maliyetleri kullanıldığında, %2’lik bir tasarrufun IBM 650’nin değerlendirilmesini; %5’in bir ElectroData bilgisayarını; %7’nin bir IBM 702’yi; ve %17’nin bir IBM 705’i haklı kılacağı görülebilir.

Tablo 1 — İkame Yüzdeleri

$210.000’ın %’si	Uygulanabilir Tutar
%2	4.200 $
%5	10.500 $
%7	14.700 $
%10	21.000 $
%12	25.200 $
%15	31.500 $
%17	35.700 $
%20	42.000 $

Sigortacılıkta ürün, gerçek maliyetler bilinmeden önce satılır. Mevcut raporlama yöntemleriyle, hasar zarar deneyimindeki değişikliklerin belirgin hale gelmesi birkaç aylık bir zaman gecikmesiyle olur. Geliştirilmiş ve daha hızlı veri işleme ile mümkün olacak ilk tür tahmin, çeşitli sigorta branşlarının gelecekteki nispi kârlılığına dair bir gösterge sunan poliçe formu deneyimine ilişkin erken raporlar olacaktır. Buna dayanarak, şirketin satış programı ağır kayıplardan kaçınmak için zamanında değiştirilebilir. Mümkün olacak ikinci tür öngörü ise şirket acentelerine ilişkin, şirkete olan kârlılıklarını değerlendiren erken raporlar olacaktır. Olumsuz bir rapor, sorunların erken bir uyarısı olarak kullanılarak, etkilenen acente departmanının belirli bir acentenin sorunlarına odaklanmasını ve ya bunları çözmesine yardımcı olmasını, ya da sözleşmesini iptal edip işlerini yenilememe için işaretlemesini sağlayacaktır. Mevcut prosedürler altında, bir acente sorun yaşar duruma gelir ve bu durum tespit edilip çözüm uygulanmadan önce, şirket orta düzeyden ağır düzeye kadar kayıplara uğramış olur.

Değerlendirilen Ekipman Türleri

Şirket için bir elektronik sistemin ana hatlarını geliştirmek amacıyla, üç düzey ekipman değerlendirilmiştir:

Düzey 1: Delikli kart giriş-çıkışı ve 2.000 adet on basamaklı sözcükten oluşan manyetik tambur kullanan bir iç depolama sunan bir sistemi temsil eden IBM 650.

Düzey 2: Delikli kart giriş-çıkışı, manyetik bant giriş-çıkışı ve 4.080 adet on basamaklı sözcükten oluşan manyetik tambur kullanan bir iç depolama sunan bir sistemi temsil eden ElectroData 30-203.

Düzey 3: Delikli kart giriş-çıkışı, manyetik bant giriş-çıkışı ve manyetik çekirdekler kullanılarak 20.000 ondalık basamaktan oluşan bir iç depolama sunan bir sistemi temsil eden IBM 705.

Hâlihazırda, şirket operasyonlarının çeşitli aşamalarına özgü olan altı belirli prosedür, her bir makine için programlanmakta ve her makinenin sınırlamaları belirlenmektedir. Seçilen altı prosedür; dağıtım, dosya bakımı ve birden fazla temel dosya kullanılarak yapılan hesaplamaları temsil etmektedir.

Seçilen Prosedürler

Kaza ve Sağlık bölümünün Maluliyet Biriminin istatistiksel raporları. Bunlar, ayda 125.000 girdinin altı rapora dağıtımını içerir: eyalet, yürürlükte, acente, şehir-ilçe vergisi, poliçe formu ve doğum yılına göre seçilmiş poliçe formları.
Kaza ve Sağlık bölümünün Orta Kademe Biriminin faturalama dosyaları. Bunlar, 280.000 poliçe için ad, adres ve istatistiksel kodlamayı içeren bir dosyanın bakımını kapsar. Bu dosya, poliçe sahiplerine doğrudan faturalandırma, geri dönen ödemelerin işlenmesi, istatistiksel girdilerin yapılması ve acentelere komisyonlarının ödenmesi için temel oluşturur.
Kaza ve Sağlık bölümünün Genel Grup Birimi için tahsilat rutini. Bu, birden fazla temel dosyaya atıfta bulunan, rapor formlarını elle hazırlayan, geri dönen raporları işleyen, alınan primi formüle göre dağıtan ve ödenecek kademeli komisyonu hesaplayan büro işlemlerinden oluşur.
Bordro Departmanının işlemleri. Bunlar, birden fazla temel dosya kullanılarak yapılan dağıtım, dosya bakımı ve hesaplamalardan oluşur.
Sorumluluk sigortası acenteleri için acente-broker ekstreleri. Bunlar, dağıtım, dosya bakımı ve hesaplamaları içerir.
Sorumluluk sigortası işi için istatistiksel raporlar. Bunlar, ayda 50.000 girdinin dört rapora dağıtılmasını gerektirir: eyalet, yürürlükte, acente ve şehir-ilçe vergisi.

Nihai Sistem

Yukarıdaki çalışmalar ilerledikçe, bir nihai sistem tasavvuru oluşmaya başlamıştır. Şekil 1 diyagramı, sistemin Kaza ve Sağlık operasyonuna uygulanışının ön taslağını göstermektedir. Şekil 1’de her disk bir manyetik bant ünitesini; ortadaki kutu bilgisayarın ana bölümünü temsil etmektedir. Çalışma ilerledikçe değişiklikler olacaktır; kurulan sistem elbette aşağıda açıklanandan önemli ölçüde farklılık gösterebilir.

Girdi

Ana Kayıt. Her bir poliçe sahibi için, sigortalama incelemesi, hasar sonuçlandırması, yenileme faturalaması, istatistiksel-muhasebe raporları ve aktüeryal çalışmalar için gerekebilecek tüm bilgileri içeren birim kayıtları barındıran 100 veya daha fazla bant makarasından oluşan bir set.
Değişiklikler. Yeni poliçe sahipleri, iptaller, teminat değişiklikleri, adres değişikliği vb. ile ana kayıtta taşınan bilgilere eklenecek her türlü değişiklik.
Sigortalama Sorgulamaları. Bir sigorta başvurusu alındığında, başvurunun prosedür düzenine uygunluğunu belirlemek ve belirli anahtar kodların girilmesi için kontrol edilecektir. Ardından başvurular, henüz mevcut olmayan bilgilerin arası boş bırakılarak standart bir form üzerinde özetlenecektir. Daktilo ile yazılmış sayfa, sisteme giriş kaydı olarak başvuruya eklenecektir. Yazım işlemiyle hazırlanan kâğıt bant manyetik banda dönüştürülecek ve aynı güne ait diğer tüm sigortalama sorgulamalarıyla birlikte sıralanacaktır.

Yeni başvurulara ek olarak, sigortalama sorgulamaları mevcut poliçelerde değişiklik talep eden veya inceleme altında olan poliçe sahiplerine ait birim kayıt çağrılarını da içerecektir.

Yeni bir başvuru durumunda, sigortalama sorgulamaları primin hesaplanmasını, kodlamanın tamamlanmasını ve çıktı olarak bireye daha önce düzenlenmiş poliçelere ait birim kayıtların verilmesini gerektirecektir.

Değişiklikler

Sigortalama

Hasar Sorgulamaları

Çıktı

Yeni Ana Kayıt
Değişiklik Kaydı
Sigortalama Sorgulamaları
Hasar Sorgulamaları
Güncel Faturalama
Aktüeryal Çalışma

Şekil 1

Bilgisayar Ana Bölümü

Elektronik veri işleme sisteminin Kaza ve Sağlık Bölümüne uygulanışının taslağı.

4. Hasar Sorgulamaları

Yeni bir hasar bildiriminin alınması üzerine, poliçe sahibine ait birim kayıt için bir çağrı yazılacaktır.

Çıktı

1. Yeni Ana Kayıt

Değişiklik bandında yer alan bilgilerle değiştirilmiş eski ana kayda eşit olan yeni ana kayıt.

2. Değişiklik Kaydı

Herhangi bir şekilde değiştirilen her kayıt için tam birim kayıt. Bu bant, başvuru dosyalarına eklenecek değişiklik kayıt fişlerinin hazırlanmasında kullanılacaktır.

Otomasyona Yaklaşım

3. Sigortalama Sorgulamaları

Başvurusu beklemede olan bireylere ait önceki tüm poliçeler için tam birim kayıtlar, her başvuru için bir iskelet birim kayıt ve inceleme altında olan tüm poliçeler için tam birim kayıtlar bu bantta yer alır. Bant, birim kayıtların standart bir form üzerinde yazdırılması için kullanılacak ve ardından önceki “bekleyen sigortalama incelemesi” bandı ile birleştirilecektir.

Başvuruya ait iskelet birim kayıt, standart birim kayıt formu üzerinde iskelet biçimde yazdırılacaktır. Bu form, sigortalama incelemesi sırasında doldurulacak ve gerekirse değiştirilecektir. Sigortalama departmanının başvuruyu onaylaması üzerine, bu form değişiklikleri ve doldurulan alanları özetlemek için kullanılacak ve böylece başvuruya ait birim kayıt tamamlanabilecektir.

Bilgisayarın kullanımıyla, onaylanan başvuru “bekleyen sigortalama incelemesi” bandından çekilebilecek; bu bilgiler değişiklikler ve doldurmalarla birleştirilerek tam birim kayıt oluşturulacak; ve bu kayıt değişiklik bandına eklenerek bir “poliçe düzenleme” bandı hazırlanabilecektir.

4. Hasar Sorgulamaları

Yeni bir hasarın bulunduğu her poliçe için tam birim kayıt bu bantta yer alır. Bant, birim kayıtların hasar ayarlayıcısının kullanımı için standart bir hasar ayarlama formu üzerinde yazdırılması amacıyla kullanılacak ve ardından önceki “bekleyen hasar” bandı ile birleştirilecektir.

Standart hasar ayarlama formu, ayarlayıcı tarafından gerekli gördüğü herhangi bir işlemi belirtmek için kullanılacaktır. Bu bilgiler, sisteme giriş için yukarıdaki formdan özetlenecektir. Daha sonra “bekleyen hasar” bandındaki hasara ait birim kayıtla eşleştirilecek ve talep edilen işlem gerçekleştirilecektir; örneğin, talep sahibine doldurulacak formların gönderilmesi için bir posta etiketi hazırlanması veya hastane faturalarının geri ödenmesi için bir çek düzenlenmesi gibi.

5. Güncel Faturalamalar

Faturalama ve istatistiksel-muhasebe raporlarının hazırlanması için gereken bilgiler, ana birim kayıttan alınır ve bir tahsilat birim kaydı haline getirilir.

Bant, bir “doğrudan faturalı prim bildirimi” bandı hazırlamak için kullanılacaktır. Bu banttan, primi Merkez Ofis tarafından doğrudan tahsil edilen poliçe sahipleri için önceden deliklenmiş delikli kart prim bildirimleri hazırlanabilir; “doğrudan fatura—vadesi gelmiş ve tahsil edilmemiş” bandı, geri dönen doğrudan fatura bildirimlerinin işlenmesi için mevcut “vadesi gelmiş ve tahsil edilmemiş” bandı ile birleştirilebilir; acentelere, işverenlere vb. postalanmak üzere prim vade listelerinin hazırlanabileceği bir “acente tahsilat listesi” bandı oluşturulabilir; ve son olarak, geri dönen raporların işlenmesi için bir “acente tahsilatı—vadesi gelmiş ve tahsil edilmemiş” bandı hazırlanabilir.

Doğrudan fatura bildirimleri geri döndükçe, mevcut “vadesi gelmiş ve tahsil edilmemiş” bandına karşı işlenmek üzere manyetik banda dönüştürme yapılacaktır. Acentelerden, işverenlerden vb. gelen raporlar alındıkça, her rapor bir bütün olarak ele alınacak, her rapordaki istisnalar özetlenecek ve ardından “acente tahsilatı—vadesi gelmiş ve tahsil edilmemiş” bandına karşı işlenmek üzere manyetik banda dönüştürülecektir.

6. Aktüeryal Çalışma

Bu durumdaki gereksinimler, Aktüerya Departmanının taleplerine göre değişiklik gösterecektir. Genel olarak bu bant, belirli bir teminat türü veya poliçe sahibi türüne ilişkin tüm bilgilerin, Aktüerya Departmanı tarafından incelenmesi, analiz edilmesi ve raporlanması için ayrılmasında kullanılacaktır.

Mevcut tasavvura göre, diyagramda gösterilen operasyon ofisin kapanışından sonra geceleyin makineye yüklenecek ve sonuçlar ertesi sabah ofisin açılışında hazır olacaktır.

Sonraki Adımlar

Bu prosedürlerin programlanması ve sonuçların değerlendirilmesi sonucunda, aşağıdaki sorulara makul yanıtlar verilebilmesinin mümkün olacağı öngörülmektedir:

Beklenen tasarruflar nelerdir—büyük, orta veya küçük?
Sistem nasıl olmalıdır?
Hangi tür ekipman kullanılmalıdır?
Kurulumun zaman çizelgesi nasıl olmalıdır?
Dönüşümün maliyeti ne olacaktır?
Departman organizasyonu üzerindeki etkisi ne olacaktır?

SON

Otomatik Bilgisayarlar Listesi

(3 Ocak 1955 itibarıyla kümülatif bilgiler)

Bu listenin amacı, mevcut olan otomatik bilgisayarları (bildiklerimizin tümünü) raporlamaktır. Her giriş, tamamlandığında şu bilgileri verir: bilgisayarın adı (ve harflerin yorumu); üreticisi ve üretildiği yer; eğer miktar 1 veya 2 ise bilgisayarın bulunduğu yer; bilgisayarın amacı, niteliği, yaklaşık boyutu veya kapasitesi ve mevcut bilgisayar sayısı.

“Model” ve “Type” gibi bazı sözcükler bilgisayar adlarından çıkarılmıştır; genellikle şirket adının baş harfleriyle ikame edilmiştir.

Yalnızca bilgisayarın adı öğrenilebildiyse, bilgisayarın anıldığı veya tanımlandığı bir referans verilmiştir.

Çoğu durumda bilgisayarın üreticisi, bilgisayar hakkında daha fazla bilgi edinmenin anahtarıdır; üretici, yayımladığımız “Kuruluşlar Listesi”nde bulunabilir (son kümülatif liste Computers and Automation dergisinin Kasım 1954 sayısındadır).

Kısaltmalar

Amaç (p)

Gp — Genel amaçlı
Sp — Özel amaçlı

Bilgisayarın Niteliği (c)

Dc — Dijital bilgisayar
Ac — Analog bilgisayar
Ec — Elektronik bilgisayar
Rc — Röleli bilgisayar
Mc — Mekanik bilgisayar

Boyut (s)

Ss — Küçük boyut veya düşük kapasite
Ms — Orta boyut veya orta kapasite
Ls — Büyük boyut veya yüksek kapasite

Adet (q)

Oq — Sıfır (yani, tamamlanmamış veya sökülmüş)
lq — Bir
2q — İki
Sq — Küçük adet, yaklaşık 2 ila 6
Mq — Orta adet, yaklaşık 7 ila 30
Lq — Büyük adet, 30’dan fazla
?q — Bilinmeyen adet

Telefon rehberlerindekiler gibi, kolayca tahmin edilebilen bazı başka kısaltmalar da kullanılmıştır.

Bu listeyi zaman zaman güncel tutmayı planlıyoruz ve herhangi bir okuyucunun bize gönderebileceği her türlü bilgi için çok müteşekkir olacağız.

Liste

ABC (Automatic Binary Computer) / Air Force Cambridge Research Center, Cambridge, Mass.; orada bulunuyor / Gp, EDc, Ms, lq