L. E. GRIFFITH
The Hospital Care Association, Inc. (Mavi Haç Planı), Genel Merkez, Durham, N. C.
Otomatik cihazlar, ofis faaliyetlerinin birçok alanında yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu cihazlar, insanlar arasındaki günlük ilişkilerde normalde var olan kişisel muamele hissini doğal olarak çoğu zaman alıp götürse de, yine de bir dizi işletmeyi yürütmek için gereken iş gücünün azaltılmasına önemli ölçüde yardımcı olmaktadır. Son yıllarda, yüksek düzeyde geliştirilmiş mekanize yöntemler kullanarak ofis otomasyonuna yönelik bu hareket büyük bir ivme kazanmıştır. Günümüzün modern yönetimi artık bir kağıdın bir prosedür içinde iki kez işlenip işlenmemesi gerektiğini düşünmüyor; yönetim artık öncelikle bir kağıdın gerekli olup olmadığını soruyor ve eğer gerekliyse, "bu veya şu makinenin bu veriyi nasıl, ne zaman ve nerede işleyeceği" sorusunu soruyor.
Neredeyse göz ardı edilmiş görünen bir alan ise, ses kayıt ve konuşma cihazlarının; soruları ve başvuruları yanıtlamak ve talimat vermek amacıyla, özellikle öncelikli işi bu olan ofis birimlerine uygulanmasıdır. Şu anda, hava durumu tahminlerinin otomatik telefon raporlaması gibi birkaç alan dışında, tamamlanması için birkaç kelimeden fazlasını ve genellikle tam bir açıklamayı gerektiren standart tipteki sorularla sözlü olarak ilgilenmenin otomatik bir yolu yoktur. Neden bu amaçla kayıt yapan bir cihaz ile konuşan bir cihaz birlikte kullanılmasın? Örneğin, herkes bir müzik kutusunun (juke box) nasıl kullanılacağını bilir; bir müzik kutusunu, bir işletme hakkındaki çeşitli soruları yanıtlayan kayıtları taşıyacak ve gerçek personel bulunmadan ilgililerin kullanımına sunacak şekilde düzenlemek oldukça basit bir meseledir.
Bu öneri biraz radikal görünebilir. Ancak, birkaç tür ofis sorgu yanıtlama işleminin bilimsel olarak incelenmesinin; otomatik makinelerin soruları yanıtlamasına ve makineyi kullanan kişiyi gerektiği şekilde yönlendirmesine izin vereceğine ikna olmuş durumdayız.
Aşağıda daha detaylı açıklanan düzenleme şu yerler için uygun olacaktır:
- Personelin kalıcı olarak bulunmasının zor olduğu veya personel istihdam etmenin ekonomik olmadığı her türlü ofis.
- Kayıt Kampanyası Büroları: Örneğin, bir sigorta şirketi bir kayıt kampanyası yürütecekse, gerçek acenteler yerine bir dizi otomatik kayıt ünitesi kullanmak mümkün olabilir.
- Belirli araştırma türleri makine sorgulamasına uygundur: Örneğin, Gallup anket tipi araştırmalar. İnsan görüşmeciden daha iyi olabilir.
- Şehir Bilgi Bürosu: Şehrin çeşitli yerlerinde ilgi çekici yerlerin kısa açıklamalarını, buralara nasıl gidileceğini veren bilgi bürolarına sahip olmak mümkün olurdu.
- Postane Bürosu: Gelir vergisi sorgularını, posta yönetmelikleri hakkındaki soruları yanıtlamak için.
- İşe Alım Merkezleri (Askeri): Form doldurmak, işe alım prosedürünün büyük bir parçasıdır. Üst düzey bir askeri yetkiliden dostça kaydedilmiş bir tanıtım.
- Oteller: Şehirde elde edilebilecek eğlenceler hakkında bilgi; oyun ve film içeriklerinin kısa açıklamaları.
- Çeviriler: Kozmopolit bölgelerde, soruların seçilen birkaç dilde yanıtlanabilmesi (Otomatik Tercüman).
- Personel Ofisleri: Form doldurma talimatları, mülakatçının zamanından tasarruf.
- Fabrikalar: Talimat vermek, sorgulamak ve başvuruları yanıtlamak için.
- Havaalanları, Tren ve Otobüs Terminalleri: Ulaşım merkezlerinde belirli tipteki sorular otomatik olarak halledilebilir.
- Mağazalar: Otomatik bilgi yaklaşımı geniş bir uygulama alanına sahiptir.
- Hastaneler: Büyük hastanelerde bir yönlendirme talimatçısı olarak kullanılabilir; ziyaretçileri ofislere veya odalara yönlendirmek için çok zaman harcanmaktadır.
Kurulum tipine bağlı olarak bu ünitenin pek çok varyasyonu elbette kullanılacaktır. Tercihen, formlara her bir formun sadece bir kopyasının aynı anda alınabileceği bir form verme cihazı eşlik etmelidir. Tüm formlar, sonraki aşamalarda işlemeyi kolaylaştıracak şekilde tasarlanmalıdır.
Bir veya daha fazla yönüyle otomatik bir sorgu yanıtlayıcının kullanılabileceği alanlar, insan faaliyetinin kendisi kadar çeşitlendirilmiş görünmektedir. Makine yaklaşımının, insanlar arasındaki ilişkilerde değerli bir kişisel teması alıp götürdüğü iddia edilebilir. Ancak bu mutlaka doğru değildir; çünkü kişisel temas uyum kadar sürtüşmeye de neden olabilir ve pek çok insan yabancılarla temaslarında gergindir. Ayrıca, kişisel temas genellikle sorulara eksik, yetkisiz ve bazen kaba cevaplar verilmesine yol açar. Makine yaklaşımı, kaydedilen sesler ve kişilikler iyi seçilirse uzman olduğu kadar dostça da olabilir.
Genel hatlarıyla, otomatik sorgu yanıtlama ve talimat verme cihazlarının geliştirilmesi paha biçilemez olacaktır, çünkü insan gücü ekonomisi her geçen gün daha önemli hale gelmektedir.